基于“文檔一體化”的文檔管理系統建設策略

　　摘要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉和檔案保管利用有機融合,是電子文檔管理發展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手,對當前文檔管理系統存在的普遍問題進行分析,并在文檔一體化的安全思路指導下提出文檔管理系統的建設策略,對構建安全高效的文檔管理系統,提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

　　本文源自蘭臺內外,2020(28):16-18.《蘭臺內外》(雙月刊)創刊于1984年，是由吉林省檔案局;吉林省檔案學會主辦的圖書、情報與檔案期刊。該刊堅持實事求是、理論與實際相結合的嚴謹學風，傳播先進的科學文化知識，弘揚民族優秀科學文化，促進國際科學文化交流，探索高等教育、教學及管理諸方面的規律，活躍教學與科研的學術風氣，為教學與科研服務。

　　一、引言

　　近年來,隨著信息技術高速發展,文檔工作不可避免的進入數字化時代,且在以綠色環保為主題的辦公形式的要求下,海量電子資源的管理與傳統落后管理手段的矛盾越來越突出,因此,安全高效的文檔管理系統便成為了實現文檔一體化的關鍵工具。習近平同志指出:“檔案工作確實要由封閉向開放、由重保管向重服務轉變,要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息,為經濟建設、社會發展服務。”這就要求文檔管理系統建設應統籌考慮文件全生命周期,將文檔產生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統的開發過程中,切實提高文檔管理系統的便捷性、安全性和標準性,促進一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實施文檔一體化管理的理論基礎、組成、優勢及文檔一體化管理系統的問題和構建策略進行相關說明。

　　二、實施文檔一體化管理的理論基礎

　　文件和檔案是統一事物發展過程中不同階段價值和形態變化的體現,前者是后者的源頭,后者是前者的轉化,實際上二者是具有內在聯系的有機整體,僅存在運動階段的差異,并無本質性的區別,因此對不同發展階段的文件實施一體化管理是切實可行的。

　　文件生命周期理論發源于歐美,該理論是以普遍聯系和運動發展的眼光將文件從產生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運動過程,是具有生命的現象和值得進行全方位研究的學說,認為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的,是文檔一體化管理的理論基礎。

　　文件連續體理論是一種以目的為導向的系統理論,具有連貫性和一致性,該理論任務文件從形成到作為檔案保存、并進行管理是一個連貫的過程,并倡導對文件的形成、保存和長久利用進行一體化管理,而其中的長久利用是對文件和檔案進行管理的主要目的,文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關系,還可以促進文檔信息的共建和共享,可為社會提供更好的服務。

　　三、文檔一體化管理系統

　　一般情況文檔一體化管理系統是由收文管理、發文管理、歸檔管理和文檔管理4個模板組成,各模塊之間具有一定的關聯性,信息可實現集成化共享,對電子文件到電子文檔的自然歸檔和一體化管理的實現具有促進作用。

　　收文管理:是對上級公文和平級來文通過電子文件的形式進行處理和記載,根據公文的登記日期、流轉狀態和急緩程度等過程信息,用戶可通過相應的操作快速找到相應的文件,并進行有效的處理,該過程主要由登記、流轉、文件催辦、流程監控和文件發布等步驟組成。

　　發文管理:該環節主要是由發文起草、流轉、文件催辦、流程監控和文件發布等步驟組成的,即起草電子文件之后,各級主辦與會簽部門的人員逐級進行審批和修改,最后交由上級簽發,待正式公文形成后進行登記和歸檔,要對內部制定的外來文件進行處理和轉發的。

　　歸檔管理:對電子文檔進行歸檔主要有以下兩種形式:(1)利用機構內部局域網的電子公文傳輸系統通過電子簽章、完整性驗證等措施進行自動歸檔,同時保障了電子文件的有效性和完整性,該環節實現后,電子檔案生成,電子文件的管理權也就為檔案管理部門所有,相關業務人員盡可通過系統授予的權限對電子檔案進行查詢,但不能進行任何修改。(2)各立卷部分在將紙質檔案移交給檔案館時,需將光盤和磁盤等存儲電子信息的載體上交,該方式主要是對某些機密性電子文檔或重要憑證進行移交的,且需要采取相應的物理隔離措施和安全防護方法對文檔的厚度進行管理,比如,不能將涉密的檔案存儲在網絡上,以防泄密。

　　文檔管理:對檔案的移交、接收、審核、保存、管理、查詢、統計和利用服務的提供等工作需嚴格按照國家頒布的電子檔案歸檔和管理的相關規定和標準進行執行,同時,根據檔案的來源或類別等信息,檔案形成機構可建立通過年度、部門和實體分類進行快速檢索的檔案信息資源庫,便于相關人員的查詢和利用。

　　四、文檔一體化在管理上的優勢

　　實施文檔一體化管理,有利于保障文件和檔案的質量,提高文檔管理工作水平;有利于二者相互協調、合作;有利于文件向檔案的轉化工作,其優勢主要體現在:

　　整體性。文檔一體化將文件管理和檔案管理的全過程作為整體統籌把控,打通文件歸檔壁壘,縮短歸檔時間。保障了檔案四性。

　　效率性。文檔一體化實現了文件、檔案管理的全方位自動化,在實際的運行過程中,降低了公文流轉強度的同時提升了公文的辦理速度,打破了傳統的手工操作的舊模式,提高了工作效率。而文檔一體化管理可全面、詳細地記錄電子文件的流轉情況,有助于管理人員實時監督電子文件的辦理過程,有效提升了公文提交和運轉的效果,避免了文件積壓情況的出現。

　　經濟性。以往檔案整理工作需要大量的手工勞動力,且在文件歸檔的過程中容易出現重復著錄等情況,且檔案工作的質量較低。而文檔一體化從文件形成階段就采用系統管理,做到一次輸入多次輸出,相關人員只用對電子文件和紙質文件的準確性和完整性進行核對,避免了重復勞動,節約了大量的人力、物力和財力。

　　前控性。文件是檔案的基礎,文件處理的質量直接影響到檔案質量。運用系統對文件、檔案進行一體化管理,可以對文件處理進行有效控制,實現從文件到檔案的有效轉換,為檔案質量奠定基礎。

　　五、當前文檔管理系統的普遍狀況

　　1.用途單一,功能點重復

　　文檔管理軟件產品的種類眾多,但在功能上沒有較大差異,多為數據庫增加了一個交互界面。這類文檔管理系統在一定程度上使文檔人員擺脫了部分繁雜的手工操作,但普遍存在通用性差、安全性低、檢索質量不高、共享程度低等問題,未充分創造使檔案工作適應社會發展需要的新的工作模式,不能滿足文檔一體化管理的需要。

　　2.標準化程度低

　　文檔管理軟件的標準化是文檔管理工作標準化進程中重要的組成部分。但是目前文檔管理軟件多為短期行為,不考慮過去和今后,新舊軟件無法接軌,數據無法共享,導致很大的資源浪費。

　　六、構建基于“文檔一體化”的文檔管理系統的業務策略

　　1.文檔生成一體化

　　(1)通過文件體系結構設計實現文檔生成一體化

　　基于“文檔一體化”的文檔管理系統通過元數據和目錄結構的二維分類概念來構造文件體系結構。文件元數據(type)即文件的實質,通常由系統后臺設置,它的分類是橫向的,可以打破各種文件的內容和用途界限;而目錄結構(folder)又將打破界限的文件重新根據內容和用途進行組合,用于前臺展示,使用戶方便、直觀的查找所需文件。在文件向檔案轉化的過程中,文件的分類目錄發生改變,歸檔人員根據文件的內容和性質選擇相應的檔案目錄,補充檔案相關的元數據,如:檔案號、歸檔人、歸檔日期、保存期限等。

　　這樣的文件體系結構設計突破以往文檔系統僅以文件種類來劃分的固有模式,解決文件向檔案轉化過程中元數據丟失或損壞的問題,在文件形成時就確保了文件和檔案元數據的一致性和安全性。

　　(2)通過加強文件前端控制實現文檔生成一體化

　　對文件的前端控制也是保證文檔生成一體化的重要內容,是實現電子文件全程管理的重要保障。前端控制要通過系統設計和應用規范兩方面來保證。

　　一方面,系統設計時應依據國家標準從元數據的定義、分類、執行強度、缺省值等方面對文件元數據、檔案元數據、系統基本元數據和文檔擴展元數據等設置一定的規范。系統在文件生成時,可以依據元數據設置,實現元數據內容自動校驗、自動捕獲、錯誤糾正,從系統設計上保證元數據形成的規范性和準確性。

　　另一方面,文檔管理系統的開發商應提供相應的產品應用規范,明確各種文件生成時需要采集和捕獲的元數據,以建立統一的文檔數據著錄、修改規范,保證文檔數據形成的規范性、數據信息的準確性和信息的可檢索性。

　　2.文檔管理一體化

　　系統設置文件庫、移交庫、預歸檔庫和檔案資料庫,覆蓋文件向檔案轉變的全過程。用戶的文件可以在適當的時候批量進行整理,由文件庫轉移到移交庫,檔案人員進行預歸檔操作,再經過組卷、整理、添加相應檔案元數據后,從文件狀態轉變為檔案狀態,最后正式進入檔案資料庫,成為真正的檔案。

　　此外,在文件全生命周期管理流程中,做好用戶權限控制也至關重要。文件形成、使用、鑒定、歸檔、保管、利用和處置等不同階段,要根據業務需要和分工授權設置包括瀏覽、只讀、批注、關聯、修改、刪除、執行動作、更改位置、更改權限等不同的權限級別,并結合系統用戶角色、系統模塊、系統功能分別授權,以保證文檔信息和元數據在系統中的安全性。

　　3.文檔利用一體化

　　(1)通過開發統一的利用模塊實現文檔利用一體化

　　借閱利用模塊是用戶借閱文件和檔案的統一入口,也是文檔人員審批借閱申請、辦理歸還手續的統一平臺。用戶在此模塊進行申請操作,完成對相關文檔的借閱,實時獲取所需資料和信息。在利用完成后,通過歸還操作可快速歸還文件檔案,實現文檔人員和用戶操作平臺的一體化。

　　(2)通過建立多層次的檢索工具實現文檔利用一體化

　　針對不同用戶需求應設置不同的檢索方式,如快速檢索、普通檢索、高級檢索、全文檢索。由于文檔生成的一體化,部分檔案元數據繼承自文件元數據,因此,除非檢索條件為檔案專有元數據,正常情況下通過文件信息都能檢索到相應結果,從而實現文檔利用一體化。

　　(3)通過設置多維度的展示方式實現文檔利用一體化

　　為滿足不同用戶對文件分類的不同需求,系統應根據元數據間組合順序的變化,對文檔目錄樹設置一種固定的展示方式,輔之以多種可選的展示方式,用戶可根據工作習慣,選擇符合自己偏好的文檔分類展示方式,在同一頁面實現文檔展示利用一體化。

　　七、構建基于“文檔一體化”的文檔管理系統的安全策略

　　1.文件生命周期全防護

　　(1)根據文件時效和價值,分級分類定密

　　系統在對文件進行定密時,要全面分析文檔的時效性和價值性,分類分級定密,分類可分為技術文件、商務文件、財會文件和專業報告等;密級可以定為核心商密、普通商密等。定密措施可以通過屬性化來實施,即加入一個元數據,使其在產生時就具備特性。

　　(2)嵌入元數據,加密屬性不能篡改

　　系統加密服務對需要保護的文檔按不同的策略進行加密,向該文檔嵌入相應的元數據,加密后的電子文檔的密級標志作為文檔屬性的一部分與文檔內容不可分離,且密級標志也不能被篡改。

　　(3)自毀機制是主動防護的最后一道屏障

　　除以上加密措施外,為規避少數人員保密意識欠缺導致的泄密風險,在系統開發時,設置文檔僅在授權域和用戶使用,如果在其他終端打開,文檔會開啟自毀機制,顯示為密文亂碼,實現主動保護,作為最后一道屏障。

　　2.用戶授權管理全覆蓋

　　系統開發時,對不同用戶要結合其崗位特征進行授權,并根據崗位的變化動態調整。

　　授權級別一般分為:訪問條目、閱讀、錄入、下載、遷出、修改和刪除。授權不是單一地針對用戶授權,而是用戶和文檔分級分類相結合的混合授權。

　　當用戶崗位變化時,其授權訪問權限需要調整,管理員可隨時根據用戶屬性,刪減、收回或增加某用戶或用戶組對加密文檔的操作權限。

　　3.文檔操作記錄可追溯

　　系統開發時應考慮文檔系統的記錄功能,系統通過詳細日志反映相關用戶在某時間在某個地址對文檔執行的編輯、復制、打印、刪除等操作,使得電子文件生命周期的審計跟蹤簡單、準確、高效且可追溯。

　　八、結語

　　將文檔一體化融入文檔管理系統建設中,是推進文檔一體化管理、實現文檔管理系統優化升級的必然要求。通過文檔生成一體化、管理一體化、利用一體化的業務策略和文件生命周期防護、用戶授權管理、文檔操作記錄追溯的安全策略,可有力促進電子文檔管理技術的發展和文檔一體化規范的建設。相信隨著信息技術的進一步發展,基于“文檔一體化”的文檔管理系統功能也將日趨完善。

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