本文作者：傅愛娟 單位：東莞市大朗鎮檔案館

隨著改革開放和城市化進程不斷推進,東莞32個鎮(街)的城市建設規模不斷擴展,大批的項目建設、園區建設、基地建設、橋梁建設、道路建設等,產生了大批的文件、圖紙、聲像等城建檔案,并隨著發展深入推進,資料將越來越多。城鄉建設檔案(以下簡稱城建檔案)在城市建設發展中承擔著為城鄉規劃、建設和管理及科研等一切城建活動中提供重要依據和參考任務,是城市可持續發展的寶貴資源,對于促進城鄉一體化建設和城市化進程,保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件具有十分重要的意義。東莞城鄉建設突飛猛進,城鎮化水平迅速提高,各個鎮街基本上實現了農村城市化,城建檔案工作必須跟上城鄉發展的步伐,記錄城鎮發展的歷程并為城鄉建設提供優質服務。雖然東莞建立起市城建檔案館,32個鎮(街)都建立了城建檔案室,城建檔案的工作也有了較大的發展,取得了明顯的成績。

但是,目前各個城鎮的城建檔案工作仍滯后于城鎮的建設和發展,主要存在以下的問題:一是市城建檔案館承擔的業務量大但人員少,對各個鎮街的城建檔案工作統籌不足;二是各個鎮街的城建檔案工作人員不夠專業,知識層面有待提高;三是有些領導對城建檔案工作重要性認識不高,重視不夠,還沒有真正把城建檔案工作列入議事日程和工作計劃;四是管理權屬分散,城建檔案未能形成一個有機整體,特別是在地下管線方面,各產權單位各自為政,協調溝通不足,給利用帶來許多的阻滯;五是相關的建設單位、施工單位等重建設、輕檔案的思想占據了一定的位置;六是管理工作不到位,主要表現在整理不及時、管理不規范、檔案利用少、相互聯系溝通不足等;七是城建檔案的利用領域狹隘、服務手段單一、編研成果缺乏。因此,對于東莞如此強勁的城市建設來說,進一步加強和完善城建檔案工作時不我待。我們必須快馬加鞭,創造條件,改變現狀,創新城建檔案現代化建設,大力加強城建檔案管理工作;否則,將會造成大量的城建檔案流失,無法承擔歷史責任,給將來的城鎮規劃、建設和管理工作造成無法彌補的損失。

一、從觀念層面增強城建檔案意識

首先,領導的重視是決定城建檔案工作發展快慢的關鍵。我們要多作宣傳,提高他們對城建檔案工作重要性的認識,爭取各級領導的重視和支持,把城建檔案工作入列入議事日程和工作計劃中,把政策落到實處,以政策管理城建檔案。其次,轉變建設單位、施工單位重建設、輕檔案的觀念是城建檔案工作的重點。要認識到工程檔案是工程項目使用的說明書和名片,是建筑維修、維護、建筑改建、擴建、工程質量保證、工程結算以及建筑糾紛的重要依據,不僅城鎮需要,建設單位更需要。再次,我們應盡可能地通過相關媒體,拿出利用檔案社會效益、經濟效益好的實例和檔案不全造成重大損失的實例,加大對城建檔案的宣傳,擴大城建檔案的社會影響,務求增強全社會的城建檔案意識。

二、從專業技術層面加強城建檔案建設

目前,東莞只有兩家檔案館是具有集中保管城建檔案的職能(東莞市城建檔案館和大朗檔案館),其他的各個鎮街的城建檔案還是分類保管在不同的單位和部門,沒有形成集中統一保管和利用。因此,其他各鎮街應參考大朗檔案館管理模式,加快建設屬于鎮街的城建檔案館,配備好相關的專業人員和必要的庫房、設備,把分散的城建檔案集中統籌到檔案館保管和利用,進一步加強城建檔案管理,實現城建檔案規范化管理。另外,城建檔案專業隊伍素質的高低直接影響城建檔案的管理水平,要吸收具有檔案或建設專業知識的人才充實到城建檔案管理崗位,并保持相對穩定,并且不斷加強其業務知識培訓,使城建檔案工作人員不斷向更高層次提升;要為建設、監理、施工等單位的檔案從業人員提供城建檔案工作的專業培訓。

三、從規范管理層面推進依法治檔

健全規章制度是加強城建檔案管理工作的重要措施,實施依法治檔是做好城建檔案工作的保證。一是貫徹落實國家、省和市有關城建檔案工作的法律、法規和規章制度,建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制;二是根據地方的實際情況,加快制定符合實際的相關工作細則和城建檔案相關管理辦法;三是加大城建檔案行政執法檢查力度,對不按規定報送城建檔案的單位和個人,要嚴格依據相關法律、法規予以查處。只有城建檔案的行政執法真正開展起來,通過監督檢查、行政許可、行政強制、行政處罰等措施,加大行政執法的力度,確保城建檔案的完整、齊全收集,才能不斷豐富城建檔案的信息資源。

四、從合作層面創新工作方法

作為一個小城鎮,各方的城建檔案意識不高,對城建檔案的重要性認識不足,城建檔案工作的開展必定遇到許多困難和阻力。因此,我們應該解放思想,不斷研究對策、創新方法,積極加強與城建系統各職能部門、工程項目相關單位的協調配合,爭取他們的支持,做好城建檔案的收集。目前,省、市都已取消了檔案保證金,在檔案法制建設不完善的情況下,檔案的接收肯定會出現阻滯。針對這種情況,我館加強與城建管理辦公室溝通協商,與其達成協議,建設單位須憑檔案館開具的《檔案移交證明》,才能獲退最后一次文明施工費。這就有效地保證了檔案接收的完整齊全。另外,目前城建檔案工作還沒引起有關領導的重視,所獲得的業務經費是很有限的,在設備購置、信息交流等現代化建設方面,受到一定的制約。因此,我們應該解放思想,在政策允許的范圍內,開拓創收渠道,如開展有償的檔案消毒、寄存、立卷咨詢等服務,實現以“檔”養“檔”,減少對財政的依賴,增強發展的自主性。

五、從學習借鑒層面吸收先進經驗

綜觀全國城建檔案工作,許多館每年都有新舉措、新發展,有很多先進經驗非常值得我們學習和借鑒,有的也可以從中得到啟迪,促進我們城建檔案工作的發展。而我市各個鎮街的城建檔案工作經驗不足,在城建檔案的許多方面存在管理不到位,體系未建立的狀況。如我市大部分鎮街的地下管線的檔案管理還是比較缺乏的,我們應該學習借鑒先進地區在地下管線檔案管理方面的經驗和做法,盡快補充地下管線檔案這一空白,促進地下管線工程檔案管理。事業要發展,必須要勇于向別人學習,要多看別人的長處,分析我們的不足,研究對策,明確發展思路,我們的事業才能不斷創新、不斷發展。隨著城市現代化的快速發展,城鄉一體化進程的加快,城建檔案的社會效益與經濟效益將會盡顯無疑,城建檔案在社會影響的必將不斷擴大;隨著社會信息化的發展,城建檔案要適應城市建設的現代化,其必將會在檔案管理的數字化以及信息化上下功夫;隨著我國法制建設的不斷完善,社會的法制意識的提高,依法治檔力度也將會加強;在我國社會主義市場經濟的蓬勃發展中,城建檔案作為具有使用價值和價值的載體,其工作必將要面對市場,根據市場的客觀要求開展規范化的城建檔案運作管理。因此,城建檔案工作的發展將會走上社會化、信息化、法制化、市場化的道路。城市建設是不斷發展的,必將不斷地對城建檔案工作提出更新的、更高的要求,這就要求我們在城建檔案工作如何適應城市建設大發展的需要上,多下苦功夫,認清其發展趨勢,創新管理方式。相信,隨著我們城建檔案管理的不斷加強,其社會效益、經濟效益的不斷提高,為社會解決在城市建設方面的問題提供充分的信息,城建檔案工作必將會得到社會的認可、理解和支持,發展也必將會提升到更高一個層次。