科研檔案是科研人員在進(jìn)行科研過程中逐漸形成的并具有一定保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、圖表或聲像等各種形式的文件材料。高校的科研檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校進(jìn)行教學(xué)科研活動的有力依據(jù)。

隨著高等教育事業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷壯大，高校逐漸成為了科學(xué)研究的主場地。高校作為科研成果產(chǎn)生的密集區(qū)，對于科研檔案管理工作已得到高等院校高度的重視。

然而，在高校科研檔案管理的實(shí)際工作中，還存在著不能忽視的問題，高校檔案管理工作還需要不斷完善。為此，研究新形勢下如何加強(qiáng)高校科研檔案管理工作具有非常重要的意義。

1．加強(qiáng)高校科研檔案管理的重要性

1.1高校科研檔案直接反映了教學(xué)科研發(fā)展的歷程

科研檔案是高校科研活動的真實(shí)記錄，從另一種角度而言，其還是整所學(xué)校水平的一種反映。全球多數(shù)的名校都是通過本校的重大科研發(fā)現(xiàn)、發(fā)明而使其知名度更高，且在科研活動的過程中同時還培養(yǎng)出了相應(yīng)的科技精英，這些精英就會反哺學(xué)校、社會，進(jìn)而推動科技的進(jìn)步。

1.2高校科研檔案是進(jìn)一步從事科研工作的基礎(chǔ)

科技檔案的案卷組成是一組有機(jī)聯(lián)系的科技文件集合體，其并非是隨意的文件集合。在科研項(xiàng)目的產(chǎn)業(yè)化過程中，這樣的組卷方式起著非常重要的作用，可避免走彎路，可促使科研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的雙贏。

2.科研檔案管理存在的問題

2.1規(guī)范科技檔案管理的制度不健全

對于較為完善的科技檔案管理制度，對于許多的高校而言是較為匱乏的，加上缺乏行之有效的制約手段，在這樣的一種管理情況下，從而就不能有效控制好高校科技檔案歸檔管理工作，造成科研業(yè)務(wù)主管部門、檔案部門、科技檔案形成單位之間的管理權(quán)限缺乏明確性，有的高校科技檔案不能進(jìn)行完整系統(tǒng)的歸檔，使其檔案處于混亂的保管狀態(tài)。

2.2高校科研人員缺乏建立科研檔案意識科研檔案的形成主體是科研人員，而科研檔案的形成是科研人員科研過程及成果的真實(shí)記錄。然而，由于部分科研人員檔案意識的缺乏，沒有將科研檔案材料提交到檔案管理部門，由其進(jìn)行歸檔；有的為了歸檔任務(wù)的完成，用復(fù)印件來代替原件；有的檔案只有科研項(xiàng)目立項(xiàng)批文，缺乏立項(xiàng)合同、項(xiàng)目研發(fā)過程中所產(chǎn)生的技術(shù)材料、驗(yàn)收或鑒定材料；而有的只有技術(shù)材料或驗(yàn)收、鑒定材料，而缺乏立項(xiàng)批文和合同等。這就致使科研檔案材料質(zhì)量不高，不夠完整。

2.3科研檔案不完整、不系統(tǒng)，材料殘缺不全

首先，由于科研檔案是多渠道所形成的，且形成周期長，加上從事科研活動的科研人員肩負(fù)繁重的教學(xué)、科研任務(wù)，這就使得在對應(yīng)歸檔的材料中通常會出現(xiàn)遺漏和丟失現(xiàn)象。其次，對于課題，組科研管理部門不能加以嚴(yán)格監(jiān)督，立項(xiàng)、成果階段的材料只是被動地向檔案部門移交，對于研制階段的材料以及核心技術(shù)內(nèi)容還較為匱乏。最后，由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科技業(yè)務(wù)他們不了解，為此就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，檔案的歸檔完全依靠科技工作者主動歸檔來實(shí)現(xiàn)。在這樣的情況下，高校科研檔案歸檔就出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，鑒定、審批性材料多，復(fù)印件多，文字材料多；重要性技術(shù)資料少、原始材料少、原件少、光盤與錄像帶等少。

3.高校科研檔案管理的對策

3.1制定完善的科研檔案管理制度

檔案管理工作只有實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化，高校科研檔案管理工作才能步入規(guī)范的軌道，檔案管理水平才能得提高，從而才能對科研檔案進(jìn)行有效的保護(hù)和利用。這就需要制定完善的科研檔案管理制度。首先，要明確規(guī)定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內(nèi)容，要確保歸檔和立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、管理有制度。其次，要實(shí)現(xiàn)科研檔案管理工作的“四同步”：一是科研文件材料的提出與科研任務(wù)的下達(dá)要同步；二是科研文件材料的檢查與計(jì)劃進(jìn)度的檢查要同步；三是科研檔案的驗(yàn)收、鑒定與科研成果的驗(yàn)收、鑒定要同步；四是科研檔案歸檔的檢查與科研成果的登記和評審獎勵要同步。最后，要制定完善的科研獎勵機(jī)制，以鼓勵科研人員積極將其科研成果報(bào)到科研管理部門。總之，通過完善的科研檔案管理制度的建立，就能促進(jìn)科技檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。

3.2增強(qiáng)高校工作人員的科研檔案意識，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)

要改變高校科研檔案管理現(xiàn)狀，提高科研檔案管理水平，首先就要從高校工作人員著手，即提高其對科研檔案的認(rèn)識以及管理檔案的業(yè)務(wù)水平。要強(qiáng)化科研檔案的宣傳力度，增強(qiáng)高校工作人員，尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認(rèn)識，要讓其充分認(rèn)識到科研檔案的重要性以及認(rèn)識到科研檔案是學(xué)校資源而并非個人的私有財(cái)產(chǎn)，要提高工作人員對科研檔案的責(zé)任意識，主動搜集和移交科研檔案。此外，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使科研管理人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。

3.3提高科研檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國高校基本實(shí)現(xiàn)了實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。為此，對于高校的科研檔案管理工作，也要盡快將科研檔案信息檢索系統(tǒng)建立起來，這樣一來，在便于工作人員管理科研檔案的同時，既可以讓更多的人對該校的科研水平和科研成果都有所了解，同時還能吸引更多的科研人員關(guān)注和使用科研檔案，充分激發(fā)其科研熱情，使科研檔案的作用得以充分發(fā)揮。

總之，高校要重視科研管理工作的重要性，加強(qiáng)對其認(rèn)識，制定完善的科研檔案管理制度，增強(qiáng)高校工作人員的科研檔案意識，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，尤其是科研部門要做好科研檔案保存、收集、歸檔和移交的管理工作，科研人員要做好移交工作，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化，以維護(hù)科研課題檔案的準(zhǔn)確和完整。