行政管理職稱論文人事干部檔案管理淺析

　　摘 要：在人們的工作生活中，檔案扮演著重要的角色，但是很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，出現(xiàn)了忽視人事檔案管理的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作.因此，就人事檔案管理工作的問題及對(duì)策談幾點(diǎn)看法。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案,管理,政法論文發(fā)表,對(duì)策

　　近幾年來，隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深化和深入，單位檔案管理人員也在頻繁變動(dòng)，社會(huì)上出現(xiàn)了忽視人事檔案管理、檔案管理人員缺乏等現(xiàn)象，從而影響了檔案管理工作.為此，筆者就當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題與建議談幾點(diǎn)粗淺的看法，以供大家商榷。

　　一、人事檔案管理工作的重要性

　　人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，及時(shí)研究解決人事檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持;同時(shí)，把人事檔案管理工作列入重要議事日程，落實(shí)工作目標(biāo)，從而積極推動(dòng)基層人事檔案管理工作的開展，以提高人事檔案工作的管理水平，為本單位工作提供更好的保障和服務(wù)。

　　另外，在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面:對(duì)職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定工齡認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn):為員工代辦申報(bào)職稱:根據(jù)檔案確定退休年齡;根據(jù)檔案中從事工作的年限推算退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整;出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等。

　　二、目前人事檔案管理主要存在的問題

　　(一)對(duì)人事檔案的重視程度不夠.一種是思想認(rèn)識(shí)陳舊片面.由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，而現(xiàn)在各項(xiàng)工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少一些，人們就認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”;另一種是受許多新建私營企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí).以上兩種輕視人事檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)人事檔案工作缺乏了解，對(duì)在人才資源開發(fā)中人事檔案的作用缺乏認(rèn)識(shí).許多單位不配備專職人事干部，或者頻繁變換人事干部人員，造成檔案丟失損壞。在實(shí)際工作中一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作不予重視，特別是在人事工作改革不斷深入的今天，只重視人事的其它工作而忽視人事檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

　　(二)檔案管理不規(guī)范.一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格.少數(shù)管檔部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度.即使建立了制度也在不同程度上存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí).二是收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確.雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件中對(duì)人事檔案收集歸檔的范圍作了規(guī)定，但當(dāng)前的人事檔案材料在全面準(zhǔn)確地反映一個(gè)人的全貌方面還是欠缺的.首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料支農(nóng)扶貧、抗震救災(zāi)反映人的能力水平的材料等.其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確.人事檔案是記載一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，它的內(nèi)容應(yīng)該是真實(shí)、準(zhǔn)確的，而現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都較雷同，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況.

　　(三)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全.對(duì)人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，沒有實(shí)施人事檔案數(shù)據(jù)庫管理;個(gè)別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整沽、完整，有的管檔單位必備的切刀不配備。

　　(四)管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差.近幾年管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占的比例比較大，加之各級(jí)管檔部門沒有組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的檔案夾，都無法購置齊備，檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作.個(gè)別管理人員在接、轉(zhuǎn)調(diào)、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，嚴(yán)重影響了檔案的保密性.從事人事工作的人員頻繁變動(dòng)，沒有或缺乏完整的人事檔案交接手續(xù)，造成資料缺失。

　　(五)檔案管理手段落后.目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題.

　　三、人事檔案管理的對(duì)策與思考(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo).人事檔案是做好檔案工作的基本條件之一，借助人事檔案了解一個(gè)人在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn).歷史地全面的看待人事檔案，把人事檔案管好、用好是一項(xiàng)很重要的工作，國家在1990年制訂了《干部檔案工作條例》，對(duì)加強(qiáng)人事檔案管理制訂了一系列法規(guī)政策，體現(xiàn)了對(duì)人事檔案工作的重視.為此，必須提高各級(jí)各部門對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

　　(二)收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ).隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求.特別是企事業(yè)分開后，企事業(yè)單位人員工作崗位發(fā)生變化，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也增大了收集材料的難度.建議:一是管檔人員必須及時(shí)向有關(guān)部門采取電話或一年一次上門催收與檔案有關(guān)的各種材料整理.

　　(三)加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè).按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門，要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫房、閱檔室、辦公室三室分開.

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　　(四)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì).《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定，各級(jí)組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性.而實(shí)際情況是，大部分管檔專兼職干部70%是新手，業(yè)務(wù)不熟.建議:一是由組織部門，每2—3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心.掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好.二是配置專(兼)職人事檔案管理人員，選擇責(zé)任性強(qiáng)，敬業(yè)愛崗的人員做人事檔案工作。落實(shí)管檔人員待遇.干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一，內(nèi)容的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業(yè)務(wù)，安心本職工作，具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部.為此，應(yīng)參照檔案局對(duì)文書檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

　　(五)建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平.要利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，必須建立適合檔案管理工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，也可把它設(shè)計(jì)為人力資源管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平，為單位各項(xiàng)工作提供保障和服務(wù)。