一、文明單位創(chuàng)建檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

當前全國各地文明單位考評重心已從“評時”向“平時”轉(zhuǎn)變，按統(tǒng)一標準進行日常檔案的規(guī)范化收集整理，能全面、真實、準確地反映創(chuàng)建成果，因此創(chuàng)建檔案的日常管理應(yīng)引起足夠重視。隨著當今環(huán)保問題日益凸顯，文明單位電子化考核的呼聲日益高漲，一些地方開展了電子化考核，積累了寶貴的經(jīng)驗，例如安徽省蕪湖市的文明創(chuàng)建動態(tài)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化以及管理的動態(tài)化，受到中央文明辦的充分肯定。文明單位創(chuàng)建檔案從紙質(zhì)模式走向電子模式將是大勢所趨。

二、文明單位創(chuàng)建檔案管理標準化研究

（一）創(chuàng)建檔案管理標準化研究現(xiàn)狀

文明單位創(chuàng)建活動經(jīng)過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應(yīng)的精神文明創(chuàng)建活動管理辦法，為文明單位創(chuàng)建活動健康發(fā)展提供了規(guī)范性文件依據(jù)。各單位主要依據(jù)當?shù)氐拇祟愐?guī)范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標準”來整理創(chuàng)建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創(chuàng)建檔案格外重視，檔案整理科學(xué)規(guī)范。

（二）創(chuàng)建檔案管理模式系統(tǒng)解決方案

1.檔案運行“四心質(zhì)量環(huán)”模式

一是用心策劃。年初根據(jù)創(chuàng)建主管部門和上級有關(guān)創(chuàng)建要求，結(jié)合本單位實際制訂文明創(chuàng)建檔案工作計劃。對于臨時增加的創(chuàng)建工作要求，應(yīng)及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應(yīng)創(chuàng)造條件讓專（兼）職文明創(chuàng)建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應(yīng)用心思考，善于總結(jié)經(jīng)驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細心檢查。單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)負責人應(yīng)對創(chuàng)建檔案工作開展情況的檢查工作進行部署，負責檢查的部門應(yīng)對照考評體系和上級有關(guān)要求，對文明創(chuàng)建檔案進行認真細致的審核，有建立質(zhì)量管理體系的單位可將文明創(chuàng)建檔案工作的檢查納入內(nèi)部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預(yù)期效果，重在查找問題，識別改進機會。四是精心改進。對于第三環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的好的經(jīng)驗做法加以總結(jié)，對查找出來的問題應(yīng)逐條糾正并提出預(yù)防措施，以保持檔案管理工作有序運轉(zhuǎn)。

2.檔案整理標準化模式

一是紙質(zhì)模式的標準化。根據(jù)統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)、優(yōu)化的標準化原則，對檔案裝具及其索引標簽、卷內(nèi)材料目錄，材料分類與編號規(guī)則等制定相關(guān)標準予以規(guī)范。二是電子模式的標準化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應(yīng)形成電子文檔。按標準化原則，對應(yīng)考評體系各級指標建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應(yīng)的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規(guī)范文件名的命名規(guī)則，對諸如編號、年份代號、標題名稱等予以標準化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數(shù)序號：文檔主題”命名，如“01：創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節(jié)約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質(zhì)檔案進而節(jié)約有限的實體空間，堪稱綠色創(chuàng)建。

3.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式

各地文明創(chuàng)建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎(chǔ)上，建立文明創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)平臺,向管轄范圍內(nèi)的文明單位開放，通過在線指導(dǎo)、審核文明單位按時上傳日常創(chuàng)建檔案資料實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)文明創(chuàng)建常態(tài)化。在功能設(shè)計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領(lǐng)導(dǎo)通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創(chuàng)建檔案。各地文明創(chuàng)建主管部門也可及時發(fā)現(xiàn)檔案工作的好做法好經(jīng)驗，通過這個平臺予以推廣，促進文明創(chuàng)建水平的整體提升。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標準化打下扎實的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

東漢班固在《白虎通•卷八•三教》中說道“教者，效也，上為之，下效之。”文明檔案創(chuàng)建能否實現(xiàn)低碳化、標準化和網(wǎng)絡(luò)化，關(guān)鍵在于處在“上位”的機構(gòu)或人員從頂層設(shè)計層面來推動，處于“下位”的文明單位必一呼百應(yīng)，如此“上行”而“下效”，相信文明單位創(chuàng)建檔案管理一定會掀開嶄新的一頁。

作者：曾潔巧 單位：福建省標準化研究院