一、知識管理與高校檔案館管理

1.高校檔案館知識管理的內(nèi)涵和特點

高校檔案館是信息管理的組織機構(gòu)，所從事的是與知識相關(guān)的業(yè)務(wù)。因此知識管理背景下的高校檔案館管理是以知識管理的理念和方法為指導(dǎo)思想，有效組織、整合、記錄、挖掘、創(chuàng)新檔案館內(nèi)、外知識資源，將知識與技術(shù)密切結(jié)合，實現(xiàn)知識的重組、再造、共享，最終實施開放型、針對型、多樣型、知識密集型服務(wù)的過程。由此看來，高校檔案館知識管理囊括了檔案信息知識資源、人力資源、檔案館設(shè)施、計算機信息技術(shù)資源。其特點概括如下：檔案館知識管理以檔案信息管理為基礎(chǔ)，是檔案信息管理的繼續(xù)和延伸;檔案館知識管理是使知識增值、創(chuàng)造新知識并逐漸向現(xiàn)實生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的管理;檔案館知識管理通過人的行為能力使信息資源與技術(shù)結(jié)合達(dá)到最佳狀態(tài);檔案館知識管理以用戶滿意為根本宗旨，以實現(xiàn)知識配送、知識共享為最終目標(biāo)。

2.高校檔案館實施知識管理的現(xiàn)實意義

傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實體的管理，實體檔案數(shù)量大、種類多、載體多樣、內(nèi)容分散，多以孤本形式存于檔案庫房，不利于檔案的有效利用。高校檔案館開展知識管理能把信息與信息、信息與人聯(lián)系起來，從而進(jìn)一步把握知識之間的內(nèi)在關(guān)系，形成完整的檔案信息知識系統(tǒng)。

（1）知識管理有利于促進(jìn)高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展

知識管理是以知識為核心的管理，包括顯性知識管理和隱性知識管理。檔案館顯性知識管理是借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對現(xiàn)有實體資源進(jìn)行結(jié)構(gòu)化和有序化的處理，建立起內(nèi)容豐富全面、調(diào)用便利快捷的信息知識庫的過程，強調(diào)人與文檔、人與工作之間的關(guān)系。檔案館隱性知識管理是以“人”的知識和智慧為工具，通過個體之間相互交流、討論，充分表現(xiàn)員工的聰明才智，實現(xiàn)知識共享，強調(diào)人與人之間的關(guān)系。知識管理為檔案館內(nèi)、外互相學(xué)習(xí)，實現(xiàn)知識共享創(chuàng)造了新途徑，有利于建立學(xué)習(xí)型的檔案組織，能夠使檔案館隱性知識最大程度地顯化，不斷創(chuàng)新知識和傳播知識，從而實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，有效提升檔案館的生存發(fā)展、服務(wù)能力，推動高校檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

（2）知識管理有利于提升高校檔案館的組織應(yīng)變能力

傳統(tǒng)的高校檔案館管理是以館藏檔案實體為中心的管理，服務(wù)是坐等用戶、被動的、手工式的服務(wù)，這使得檔案館缺乏現(xiàn)代社會的競爭力，無法適應(yīng)現(xiàn)代用戶多樣化信息需求。知識管理背景下的用戶需求由信息單元向知識單元轉(zhuǎn)變，這要求檔案館必須改變傳統(tǒng)的管理方法和服務(wù)模式，將用戶需求同信息資源結(jié)合起來，加強檔案館的整體應(yīng)變能力和組織協(xié)調(diào)能力的管理。首先，知識管理能提升高校檔案館的管理功能。高校檔案館知識管理將管理中的“人與人”“、人與物”結(jié)合起來，加強組織內(nèi)部人與人、人與信息之間關(guān)系，使組織內(nèi)部協(xié)調(diào)更加有效，信息交流更加及時，對外界的反應(yīng)更加靈敏。其次，知識管理促使高校檔案館服務(wù)主動化。高校是人才濟濟的殿堂，這對檔案館管理和服務(wù)提出更深層次的要求，要求高校檔案館在深入研究用戶需求，分析用戶需求傾向基礎(chǔ)上，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)項目，變被動為主動服務(wù)，使偶爾用戶變?yōu)榻?jīng)常用戶，潛在用戶變?yōu)楝F(xiàn)實用戶，真正實現(xiàn)“以用戶為中心”的知識服務(wù)。再次，知識管理保障了檔案信息資源共享。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和知識傳播手段的日趨成熟，高校檔案館努力營造知識共享環(huán)境，利用現(xiàn)代信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、智能傳輸技術(shù)等，實施信息知識轉(zhuǎn)移，擴大了知識共享范圍，深化了知識共享的深度。

（3）知識管理有利于提升高校檔案館的核心競爭力

高校檔案館實施知識管理既是知識創(chuàng)新管理又是知識服務(wù)管理。檔案管理的單位向檔案知識元轉(zhuǎn)變，通過對檔案知識進(jìn)行組織、存儲、共享和創(chuàng)新，構(gòu)建以滿足用戶知識需求為目標(biāo)的靈活的檔案知識服務(wù)體系。高校檔案館通過館員為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益，有效提升檔案館的信譽度和知名度，形成高校檔案館獨特的核心競爭力。

二、高校檔案館實施知識管理的策略

1.構(gòu)建基于知識管理的檔案館管理機制

知識管理理論為現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)構(gòu)建了全新的理論平臺。構(gòu)建基于知識管理的檔案館管理機制是高校檔案館開展知識管理保障。首先，建立有效的學(xué)習(xí)機制，構(gòu)建知識型檔案館。基于知識管理的檔案館學(xué)習(xí)機制，將促使檔案館成為一個終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過程學(xué)習(xí)、團(tuán)隊學(xué)習(xí)為特征的學(xué)習(xí)型組織，館員之間，館員和用戶之間互相學(xué)習(xí)和交流，使學(xué)習(xí)成為日常的、自覺的事情。其次，構(gòu)建有效、健全的溝通機制，促進(jìn)知識交流。良好的工作氛圍和人際關(guān)系，有利于部門之間、上下級之間的協(xié)調(diào)關(guān)系的形成。檔案館要結(jié)合本館實際情況，豐富溝通方式，營造良好的溝通氛圍。一方面要充分發(fā)揮傳統(tǒng)交流形式的作用，如檔案館開展定期培訓(xùn)、座談、檔案知識競賽、檔案櫥窗等，實施定制式的溝通交流；另一方面通過現(xiàn)代信息技術(shù)保證館員自由溝通，如通過網(wǎng)絡(luò)視頻、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ聊天、微博、微信等形式促進(jìn)館員之間的溝通。再次，建立有效的信息服務(wù)反饋機制。用戶和檔案館之間是相互依賴、利益共存的共同體，檔案館及時捕捉用戶需求心理傾向，分析檔案利用中存在的問題，采納用戶意見，調(diào)整檔案管理方向，有助于及時解決問題，彌補工作中的失誤。

2.重視檔案信息資源知識管理，創(chuàng)設(shè)有效的知識管理內(nèi)容

知識管理背景下的檔案信息資源須有序化、數(shù)字化、知識化，因此檔案館重視檔案信息資源的知識管理，創(chuàng)建有效的知識管理內(nèi)容是檔案館實施知識管理的關(guān)鍵。首先，重視館藏檔案信息知識管理，促進(jìn)顯性知識系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化。對數(shù)量龐大、種類繁多、內(nèi)容分散的館藏檔案信息有針對性地加工、提煉，使無序的信息變得有序，使固化的信息變得活化，形成特有的檔案館精品信息，促進(jìn)信息知識的形成。為更好地為學(xué)校師生服務(wù)，南京信息工程大學(xué)檔案館重視檔案信息資源的知識管理，精心提煉館藏信息，構(gòu)建了學(xué)校歷年機構(gòu)設(shè)置、干部任免、歷年畢業(yè)生基本信息、歷年畢業(yè)生學(xué)位論文信息等精品信息，為檔案館實施知識管理奠定了良好的基礎(chǔ)。其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，構(gòu)建知識化的數(shù)字檔案產(chǎn)品。知識管理的最終目標(biāo)是實施知識服務(wù)，檔案數(shù)字化產(chǎn)品是知識服務(wù)的實施對象，因此高校檔案館應(yīng)有計劃、有步驟地加快館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，形成具有知識價值的數(shù)字化檔案產(chǎn)品。再次，挖掘特色檔案信息資源，構(gòu)建個性化、定制化的知識產(chǎn)品。特色檔案信息資源體現(xiàn)鮮明的館藏特色和學(xué)科、專業(yè)特色，將特色檔案編撰成為系統(tǒng)性、知識性強的專題，形成適合用戶需求的、量身定做的知識產(chǎn)品。

3.重視人力資源管理，培養(yǎng)知識型館員

高校檔案館是知識密集型機構(gòu)，館員是信息加工和分析的主要實施者，是知識的創(chuàng)造者。知識管理背景下的檔案館員素質(zhì)決定了知識管理的深度，影響了知識共享和知識創(chuàng)造。檔案館實施知識管理離不開專業(yè)性強、知識面廣、能力強和善于組織、挖掘、傳播知識能力的館員。首先，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，合理配置人力資源。檔案館結(jié)合工作需要，根據(jù)館員個體專業(yè)水平，對檔案館管理層、館員隊伍成員進(jìn)行合理配置，優(yōu)化部門人員結(jié)構(gòu)，充分調(diào)動館員的工作積極性和知識創(chuàng)造性。其次，鼓勵館員不斷學(xué)習(xí)，培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力的知識型館員。檔案館應(yīng)積極營造學(xué)習(xí)的氛圍，加強館員在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育，補充和更新知識，優(yōu)化館員知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)能勝任知識管理的創(chuàng)造型、開拓型、復(fù)合型的知識館員。再次，培養(yǎng)館員的合作意識，組建知識型團(tuán)隊。檔案館要以人為本，重視館員的自身發(fā)展，營造一種能讓知識自由流動的交換環(huán)境，鼓勵知識的創(chuàng)新與共享，促進(jìn)部門之間、館員之間的交流合作，建立開放信任、團(tuán)結(jié)向上的知識型團(tuán)隊。

作者：郭崇蘭 單位：南京信息工程大學(xué)檔案館