一、分門別類的個人檔案管理
(一)個人檔案管理的內容
哈佛大學人事檔案可分為四大類:教師檔案、高級管理人員檔案、學生和校友的檔案以及家庭檔案。從上述分類可看出，個人無論是教師還是管理層亦或是學生，其所產生的個人檔案成為了哈佛大學人事檔案管理中最主要的部分。個人檔案包括:自傳材料(包括個人簡歷、榮譽、獎勵、學歷、新聞稿、日記、口述史和訪問、家族情況、傳記出版物)、咨詢材料(包括建議書、合同、報告、通信和筆記)、專業/職業聯系文件(包括信件、電子郵件的打印稿、審查和推廣記錄、論文和文章、簡歷和媒體報導)、專業組織和會議文件(包括議程、會議記錄、報告、筆記)、證明材料(包括與主題直接關聯的文件、目錄、指南、個人參考書目和期刊)、項目工程研究文件(包括建議書和計劃、研究簡報、研究數據、證明文件、調查結果的分析報告、會議記錄)、特殊介質(包括照片、底片、幻燈片、音頻、錄像帶、樣品和手工藝品、激光唱片、動畫電影、地圖、規劃、圖紙、三維物體模型和大事記)、演講和業務陳述文件(包括演講注釋、摘要和幻燈片)、學術評估和推薦材料、教學材料(包括授課記錄、課程教學大綱、作業、考試、評分標準、手冊、筆記本、成績單、到課記錄、作業或考試、論文)、工作檔案(包括手稿、未發表的論文、草稿或筆記、出版商的合同以及相關的回復、評論、報告和長條校樣)等。哈佛大學檔案館十分樂于收集教職員工的個人檔案以及通過管理教職員工產生或負責的檔案來對他們提供幫助。
(二)個人檔案管理的方法
哈佛大學個人檔案的管理方法分為以下幾種:按檔案名稱管理;按檔案形成日期管理;按檔案名稱的首字母順序進行管理;綜合管理。1．名稱排序法即根據檔案內文件的名稱進行排序的方法。這種檔案管理方法簡單方便，對于內容較少、時間跨度小的檔案管理更為實用。2．首字母順序法即根據檔案內項目或組織名稱的首字母順序對檔案進行排序的的方法。這種檔案管理方法適合于小型項目檔案的管理。3．時間排序法在個人檔案的類型確定并已區分開來的條件下，可根據檔案形成的時間順序進行管理。這是一種公認的適應性較強的檔案管理方法。適用范圍包括:自傳材料，演講演示材料等。4．綜合排序法當個人檔案包含的內容多而雜時，采用綜合性的檔案管理方法很有必要。這種綜合性的檔案管理方法分兩種，一種即將檔案進行分類整理之后，按照每一類檔案的名稱、主題、年份等要素進行管理;當個人檔案涉及的年度跨度過大，可采用第二種綜合管理方法，即將個人檔案先按照年份進行整理后，再在各個年份的檔案中按照檔案名稱的首字母順序進行整理。適用范圍包括:教學檔案，工作檔案等。
(三)個人檔案管理的特別注意事項
個人檔案的內容多，類型豐富，管理起來有一定難度，應當特別注意以下幾點。1．特殊介質檔案的雙套制管理在對個人檔案中的特殊介質檔案進行管理時，應特別注意將電子檔案及其相對應的紙質檔案如論文等一起存放，以保證檔案的完整性。除了給特殊介質檔案按照名稱、日期、主題等做好標識之外，還應當做好注釋，以方便日后的查找利用工作。2．個人檔案管理應依法規行事非本校工作產生的檔案按照聯邦法規或合同規定進行管理。為確保可獲得性，合同材料應當與對應的項目文件一起放在有明顯標記的文件夾內。如在對出版商的合同以及回復進行歸檔時應當清楚地在單獨的文件夾上做出標識。3．確保個人檔案的機密性保證檔案的機密性是檔案管理的原則性要求之一，人事檔案管理同樣也需遵守這一硬性要求。在對個人檔案進行管理時，檔案管理人員不僅需要牢記各種規章制度，而且需要用專業的檔案管理手段包裝檔案的機密性。如關于同事或其他專業人員的評估和建議文件可以用單獨的文件夾保存以確保機密性。
二、規范有效的電子檔案管理
同紙質檔案一樣，電子檔案是高校功能、政策、決策、程序、運轉及其他活動的見證，其包含的信息具有歷史價值。哈佛大學人事檔案管理中的電子檔案管理介紹了電子檔案的管理方案、電子郵件的管理建議以及電子檔案的命名規范和掃描工具的利用。
(一)利用電子檔案系統來管理各種電子檔案
哈佛大學人事檔案管理的經驗表明，可以利用電子郵件的分層目錄結構(多層郵箱或文件夾系統)以及桌面的電子檔案系統來管理電子郵件和其他電子檔案。通常來說有三種方案。方案一，建立不同類別的文件夾，將個人文件移到文件夾中保存。方案二，建立不同類別文件夾并為每個類別建立按年份排列的子文件夾，再將個人檔案移到各文件夾中保存。方案三，先按年度創建文件夾，再根據類別在年度下建立文件夾，從而將個人檔案放到不同文件夾保存。
(二)對于電子郵件的管理建議
電子郵件的超大容量使其比其他任何檔案的管理更有難度。哈佛大學檔案館提出的對于電子郵件的管理建議如下:將電子郵件按文件夾的形式組織起來易于識別其存放位置和內容;當歸檔管理時要考慮到附件的內容;使用系統提供的規則程序來整理和篩選接收到的電子郵件存放進相應的文件夾中;用相同的方式組織接收和發送的信息;在沒有加密的情況下不要通過電子郵件發送機密信息，電子郵件并不是一種安全的傳輸方式;運用命名規范來使組織和排序簡便化。
(三)采用統一標準的命名規范
電子檔案表現形式與紙質檔案明顯不同，如若不注意規范電子檔案的命名，而使用電子軟件默認的初始化命名，則勢必使電子檔案的查找利用難度增大，同時也不利于電子檔案的分類保存，因此電子檔案必須使用統一標準的命名規范。哈佛大學檔案館認為，使用命名規范能夠在文件和共享驅動器中保持一致性，使得分類整理更具有預測性，同時能夠控制版本并在沒有仔細檢查的情況下提供文件和文件夾的內容線索。創造的命名規范將滿足有用的分類，節約空間、縮寫、符號、格式日期等條件，以提高排序，保持盡可能簡短的名字，讓它們容易閱讀，并使用文件名來表達作者和版本控制信息。
(四)充分利用掃描工具，保證備份
哈佛大學檔案館認為，很多珍貴的紙質檔案因為年份久遠，保存難度大，其檔案價值難以發揮，即使對紙質檔案進行修補也不能保證其完整性，且這些原始文件為實現永久保存，不能提供原件利用，只能以復制件的方式提供利用，掃描件便成了珍貴檔案提供利用的一種有效方式。掃描是一種管理檔案和強化工作流程的有力工具。對于原始檔案和掃描件的處理必須遵循高校檔案的管理、保存和銷毀的法律法規。同時，為了保證掃描件的提供利用，需要加強與掃描件相關的元數據的管理，元數據提供了上下文、記錄的內容和結構，沒有此元數據，掃描檔案將失去大部分的證據價值和內容。此外，要注重掃描件存儲所需的軟件和計算機硬件得到定期維護保養，使得檔案易于讀取利用。
三、在線利用的干部檔案管理
作為高校人事檔案的主要內容之一，干部檔案無疑是高校人事檔案管理中的一個不可或缺的部分。哈佛大學人事檔案管理中的干部檔案管理可謂是與當今社會接軌，不僅實現了干部檔案的在線利用，而且開展了檔案數字化工程，干部檔案管理技術性頗強。
(一)通過聯機檢索系統在線利用的干部檔案
哈佛大學干部檔案管理的代表組成部分即校長檔案。校長檔案不僅介紹了校長的職責、建校四百多年來校長角色的轉變，而且收集了歷任校長的行政辦公文件和個人文檔。其中行政文件記錄了校長從制定機構政策到參與學術項目的各種高校正式業務，個人文檔則刻畫了校長們的生平，包括任職前后的事業以及學術追求和家庭活動。更值得一提的是，關于大多數校長們的個人文檔的詳細敘述資料都是提供在線閱覽的。除了那些易碎的難以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是開放利用的。可在網頁上直接瀏覽的個人文檔分為兩類:文件目錄和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大學建立的聯機檢索系統，可以通過名稱或者例如“教師”、“學生”、“通信”、“日記”、“剪貼簿”等檢索詞進行人事檔案目錄的網上索引，人事檔案在HOLLIS系統上都可以查詢到目錄。除了檢索人事檔案的目錄之外，部分人物傳記檔案也可以在HOLLIS系統上檢索出來，如希歐多爾•羅斯福收藏集(TheodoreＲooseveltCollection)和埃米莉•迪根森檔案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事檔案的主要內容都存儲在HOLLIS系統中可供查找利用。
(二)干部檔案的數字化工程
哈佛大學干部檔案已全面實現了數字化管理。從2004年開始，哈佛大學檔案館開始對收存的檔案進行二次加工，并于2009年對檔案進行了數字化處理。信息技術的開發利用離不開資金的投入，西德尼•維伯基金的支持使得這一檔案數字化工程開展十分順利并取得了成效。其中，檔案數字化工程對早期校長們的論文進行了數字化處理使其成為了在線利用資源，同時部分文檔還有電子掃描件。檔案數字化工程讓哈佛大學的人事檔案管理在一定程度上實現了電子檔案和紙質檔案的雙套制管理，這一數字轉換使得珍貴的不能提供原件利用的檔案也能以電子檔案的形式實現其檔案價值，也保證了檔案原件的完整和永久保存。同時也為不能來館查找利用檔案的人員提供了遠程查找的便利性。
四、離職員工檔案的全方位管理
哈佛大學的人事檔案管理工作十分重視離職員工的檔案管理。在學校的管理規章制度中，有專門的關于離職員工檔案管理的規定，可以說哈佛大學離職員工檔案的管理是有規章可循的。哈佛大學的離職員工檔案管理涵蓋了離職員工檔案管理的方針政策、責任劃分、檔案的處理以及離職員工預先自行整理檔案的指導意見。
(一)以學校規章為據，妥當管理離職員工檔案
哈佛大學的人事檔案管理特別注重按照國家的法律法規以及學校的規章制度的要求來管理，離職員工檔案的管理也不例外。當一位員工離職時，根據學校文件管理政策，所有經其負責的文件都要進行評估和處理。哈佛大學檔案館要求學校辦公室設置好程序以確保員工在離職時其所有的文件都得到了恰當管理，同時，重要的學校信息不能因為疏忽而被損壞或公開。
(二)明確的責任劃分，完善離職員工檔案的移交工作
哈佛大學檔案館對離職員工檔案管理的責任給出了明確的劃分。預離職員工及其領導以及檔案的交接人員對檔案的管理負有責任。離職之前，員工應向其上級領導提供一份其所占有的學校文件的清單并告知每份文件的存放位置。可能的話，員工及其領導應當一同對文件進行檢查。否則，員工的直接上司須對確保文件被正確地保管、移交或銷毀負責任。這些程序可以作為離職手續如離職清單的一部分記錄下來。當需要信息技術人員確保電子文件的移交、保管或刪除的準確性時，員工的領導有責任運用學校的政策對員工的電子文件進行處理。辦公室應當設置好電子文件清理的初始化程序。在沒有得到離職員工的領導的明確批準的情況下，信息技術人員不得采取任何刪除學校文件的行動。
(三)加強對離職員工預先處理檔案的指導
哈佛大學檔案館對于預離職員工離職前自行處理檔案給出了一些指導意見。對于現行文件和非現行文件的處理應該區別對待。現行文件應當移交其他員工進行保管，在特定情況下，員工的地位以及文件的敏感性可能要求移交記錄應存檔。在查閱一般的文件目錄以及任何特別文件目錄之后，再決定非現行文件是否保存。非現行電子文件需要打印的，取決于電子文件價值的時間長度以及電子文件的電子形式是否有存在的必要。在決定對文件進行保存或銷毀之前應當聯系文件管理服務中心。在離職之前，可以與同事或領導溝通交流他們所需要的資料，以大致確定保管和銷毀的文件范圍，為確保檔案材料的保全性，可查閱文件目錄來決定文件是應當被銷毀還是交由同事或移交檔案館，確定之后可先自行分類然后交由單位處理。哈佛大學檔案館特別強調，要注意所有格式的檔案的保存或銷毀或移交的規則，也應當檢查所有公共工作空間和個人工作空間的可存放文件的地方，以防有所遺漏。
五、專業的檔案管理人員
在專業人員的配備方面，哈佛大學的人事檔案管理不僅具有一支專業的檔案管理人才隊伍，且每個檔案管理人員都具有專門的職責分工，相較于其他檔案館單一的檔案文員而言具有絕對的優勢。
(一)檔案管理人員各司其職，分工明確
哈佛大學檔案館每一位檔案管理人員都有自己專門負責的檔案管理部分，同時其檔案館的主頁上都有每位工作人員的工作內容和聯系方式。這樣一支訓練有素、專業能力強、分工明確的檔案管理人員隊伍由以下人員組成:綜合檔案管理人員(包括高校檔案管理員、檔案館助理)，館藏服務類檔案管理人員(包括館藏服務檔案專家、加工處理檔案專家、特殊材料編目/處理檔案專家、項目經理)，公共服務類檔案管理人員(包括研究員、高級參考檔案專家、參考資料助理、資產管理助理、公共服務檔案專家)，館藏發展類檔案專員(包括館藏發展聯合高校檔案專家、館藏發展/鑒定檔案專家)以及檔案管理專員(包括代理檔案管理服務的聯合高校檔案專家、高級電子檔案分析專家、檔案操作專員、檔案管理助理、檔案經理、檔案分析師)等。各位檔案管理員不僅具備基礎的檔案專員知識，而且都能熟練進行計算機操作，同時不同檔案管理專員能滿足各種檔案管理的需求，切實做到了各司其職，人盡其用。這種分工明確的專業化的檔案管理得益于哈佛大學幾百年來檔案管理經驗的積淀，也使得哈佛大學檔案管理工作開展得愈發成功。
(二)檔案管理人員培訓
哈佛大學的人事檔案管理無一例外地是在與聯邦政府的合作下進行的。哈佛大學檔案館每年將選派人員參加由聯邦政府展開的檔案管理人員培訓班，以定期培訓的形式強化檔案管理人員的專業知識和素養，提升其檔案管理水平。同時，各種檔案協會也會定期開展檔案學術交流，并對檔案人員進行知識培訓。哈佛大學專業檔案人才隊伍的養成除了各位檔案管理人員先前的學術修養的鋪墊外，也得益于定期的檔案管理人員培訓。
作者：陳奕 單位：湖南第一師范學院