一、企業數字檔案館建設的必要性和意義

（一）有助于提升企業形象

知識經濟時代的到來使得文化軟實力的競爭影響力逐步上升，企業之間的競爭已經不再是資金投入量獨尊的時代，競爭的焦點逐漸轉向企業綜合實力的比拼。越來越多的企業開始注重增強企業軟實力，爭創企業品牌文化，爭樹良好的企業形象，競相釋放企業文化所具有的無限正能量，知識服務也隨之變成了業屆新寵。企業檔案忠實地記錄著企業發展的全過程，記載著企業生產、開發及其他各項活動的始末，印刻著企業前進的每一縷痕跡，是企業發展過程最真實最深刻的寫照，這也使它成為了企業對外進行宣傳提升企業形象的最具說服力的極佳素材。企業數字檔案館作為企業信息資源的集合體，既是讓外界了解企業的窗口，可以在第一時間有效的傳播企業信息，助力形象提升。同時也是開展知識管理的平臺，尤其是面向企業內部的知識服務的基礎。

（二）有助于實現檔案管理現代化

檔案資源是企業一筆寶貴的財富，如何管理這筆財富才能使其為企業效益的增加提供更多的有效服務是企業檔案工作長久的努力方向。隨著科學技術的不斷發展，檔案領域的計算機利用率逐漸增加，檔案管理現代化也隨之被提上日程。用科學、現代、有效的方法對檔案實施管理，并在一定的時間內獲得最佳效益的手段稱為檔案管理現代化。企業之所以要進行所謂的現代化檔案管理，原因主要有：檔案壽命有限是檔案事業發展的一大威脅，如果能增加它們的壽命，使其為企業發展發揮更多的熱量，那么企業將會很樂意去開展這項工作；為了實現檔案信息資源的深度開發使其能更好地為企業決策、生產、研發等一系列活動提供信息支持，從而促進企業效益的增加；管理現代化在增加企業自身效益的同時為社會提供檔案信息資源，為信息社會的建設添磚加瓦。而且，在當今社會時間就是效益，企業競爭態勢瞬息萬變。檔案信息資源是企業領導者做出決策、科研部門開展研究、宣傳部門對社會做出宣傳的重要參考資料，檔案部門必須能夠及時、準確、有效地提供檔案信息給各部門才能實現檔案的價值，滿足企業對它的要求。

（三）有助于促進信息共享

每一個企業數字檔案館都是一個信息資源整合體，全社會眾多的企業數字檔案館通過計算機技術和網絡技術可以建成一個有機聯系的信息網，由于數字檔案館具有利用網絡化、開放化的特點，如此一來，海量的企業信息資源便可輕松實現互聯共享。這對社會信息化發展以及知識經濟繁榮的推動作用是顯而易見的。但是，在這一過程中一定要注意檔案信息安全問題和知識共享的中可能涉及的法律問題。因為，信息具有極強共享性的同時企業信息是擁有明確的隸屬性的，甚至有些是涉及企業的商業機密的，一旦不經許可而將其信息泄露將有可能給彼此帶來法律糾紛。同時，一般情況下，用戶只有進行相應的個人信息注冊才能進入相應的網站獲得知識共享的權限，這也容易造成用戶個人信息泄露等問題的出現。

二、企業數字檔案館建設原則

企業數字檔案館建設雖然是當今檔案事業發展的大趨勢，但是目前并非每一家企業都適合或者有足夠的能力建設數字檔案館，數字檔案館的建設首先需要具備一定的條件。第一，企業要有一定的信息化基礎。第二，企業領導層重視檔案工作。第三，企業擁有一定數量的檔案資源。當然，每家企業都有其矛盾特殊性，但是筆者認為企業只有基本具備了上述三項條件才適合開展數字檔案館建設工作，同時在進行數字檔案館建設過程中要遵循以下原則：

（一）以知識服務為動力

隨著知識經濟時代的到來，知識在社會經濟中的地位越來越突出，企業的知識成為了與能源、資金、人力等并列的資源，并將成為企業的第一生產要素。因此，對知識進行有效的管理使知識充分發揮作用是一個企業充滿競爭力的重要手段。檔案作為企業發展歷程的忠實記錄者，印刻著企業發展的每一縷痕跡，是知識的承載者，因此，開展知識服務傳承企業記憶是企業檔案最基本的使命。作為企業知識的集聚地，數字檔案館自然地成為開展知識服務最重要的平臺，其建設工作過程中須始終以此為動力，讓進行知識管理開展知識服務的理念貫穿在工作的各個環節中。

（二）以統籌規劃為向導

建設周期長，跨越部門多，牽涉范圍廣是數字檔案館建設的典型特點，要成功地完成一項如此復雜的系統工程，并非檔案管理部門憑一己之力就能夠做到的，必須以統籌規劃為向導。因此，在開展具體的建設工作之前，須成立一個數字檔案館建設工作主管小組對工作進行統籌規劃，該主管小組一方面要負責制定本企業數字檔案館建設和管理條例，為其提供制度支持和明確的目標向導；另一方面該小組要負責牽頭并協調各部門與檔案室以及各部門之間的關系。因此，主管小組應由企業領導層、檔案及其他各部門的負責人員共同參與組成，具備較強的組織能力和調動能力，使數字檔案館建設全過程都處于一個可控的和諧的環境之中。

（三）以信息資源庫為基礎

數字檔案館建設的最終目的是“用”，用的前提是“管”，明確管理對象，確定要管什么能管什么建立檔案信息資源庫是開展其他各項工作的前提。企業數字檔案館的管理對象是企業內部檔案資源，這些資源的來源途徑主要有兩種：一是由傳統館藏檔案的數字化處理得來；二是在企業各項生產經營活動中直接以數字化形式接收的電子文件。有了明確的管理對象就要對其進行收集處理建設檔案信息資源庫，具備豐富的數字化館藏是進行數字檔案館建設最基礎和最關鍵的工作。具體來講包括對傳統載體檔案的數字化處理和對電子文件的接收。

（四）以信息系統為核心

企業數字檔案館并不是一個單一的檔案管理系統，它是由檔案信息、人員和檔案管理系統共同組成的一個集多種功能于一身的復合體，不過檔案管理系統在其中依舊占據著至關重要的位置。筆者認為完整的檔案管理信息系統要支持檔案管理全過程的信息化處理需求，主要有檔案信息的收集、處理、存儲、利用、開發等，為檔案管理帶來便捷的同時也要為利用者提供完善高效的服務。檔案管理信息系統的構建方式主要有三種：第一種是與檔案信息系統開發公司簽訂合同定制符合企業自身需求的信息系統；第二種是從開發公司購買成品直接使用；第三種是企業內部自行開發。綜合來看筆者較為傾向于采用第一種方式，但是采用此種方式的前提是要對企業整體情況進行調研，全方位的確定建設需求，然后再有針對性地去進行開發。待檔案管理信息系統建設完成之后要以其為根據對本企業軟、硬件基礎設施進行相應的調整和完善，從而形成企業整體意義上具有互聯性和可操作性的數字檔案管理體系。

（五）以檔案人員為重點

檔案員是數字檔案館的直接建設者和管理者，其知識結構直接影響著數字檔案館建設的成敗。現在眾多企業的檔案管理人員一般都不是檔案專業出身，多數是經過簡單的業務培訓后就直接上崗。這種現象的出現也是有其客觀原因的，因為在傳統的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實體為中心進行的，檔案員只要具備基本的檔案知識和扎實的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作，導致檔案員知識結構單一，技術性差。要想轉變檔案員的知識結構，一方面可以依靠企業定期開展實用業務技能培訓來實現，另一方面要依靠檔案工作人員發揮主觀能動性積極主動的去開展學習，并逐漸地將所學內容運用到日常的工作中。

三、結語

總之，隨著信息社會的發展，建設數字檔案館以及對檔案信息資源進行知識管理已經成為檔案事業發展的必然趨勢,但是知識管理是一個過程，不可急于求成。另外，進行數字檔案館建設要以企業自身的實際情況為基本依據，堅持適合原則，做到具體問題具體分析。

作者：萬曉娟 張賀苗 李嵐 單位：河北省唐山市豐潤區中建二局三公司檔案室