一、檔案知識管理的流程

檔案登記和編碼就是對已篩選的檔案信息進行加工的過程。檔案信息的存在方式多種多樣，這給檔案的管理和利用帶來了不便。因而，這一環節中，將檔案信息轉成可檢索利用的檔案知識時，需要制定統一的檔案信息分類標準和著錄標準，而不是簡單地依據檔案的載體形態來進行登記和編碼。其中，編碼應該根據檔案內容的屬性，提取其相關的內容單元作為關鍵詞，以便不同檔案信息之間的鏈接，實現檔案知識信息的共享。檔案存儲就是檔案知識信息保存在檔案知識庫中，隨著檔案管理的電子化、網絡化，如今完成檔案存儲環節的工具主要是各種檔案管理系統。同時，為防止檔案知識信息的意外受損，在這環節還要做好檔案的備份工作。檔案利用就是對檔案知識信息的使用和服務用戶的過程。檔案工作“三個體系”的提出，扭轉了過分注重檔案保存而忽視檔案利用的傾向。檔案利用的實際效果是對檔案知識管理其他環節的績效評估，在一定程度上，檔案利用是檔案鑒別、檔案登記和編碼、檔案存貯的參照點。同時，檔案利用也是檔案知識管理的根本目的。

二、檔案知識管理進程中應解決的幾個問題

1.檔案知識表征問題。檔案知識管理的實現依賴于檔案信息的編碼和存儲，即檔案知識信息的表征，有的也稱之為檔案知識信息的知識表示。所謂的檔案知識表征就是檔案信息在系統或組織內的建構和再認的方式。檔案知識管理最終目的是為了檔案知識信息的有效利用，因而，檔案知識信息在檔案管理信息系統內的表征形式應符合用戶的認知習慣，應與用戶的記憶形式相對應。研究表明：知識大部分以分布的形式存儲在大腦的神經元之中，神經元之間相互聯結，當存在知識需要時，這些聯結就會相互激活，共同形成所需要的知識內容。因此，在對檔案信息進行編碼時，應將檔案信息分解為不同的知識單元，并將這些知識單元登記入檔案管理系統，形成共同的知識網絡。當前，云計算影響深遠，它可以實現數據的分布式表征，檔案的知識信息可以在不同的網絡節點存儲，在用戶利用檔案信息時，系統可以進行并行分布加工，提高檔案信息的輸出效率和精確性。同時，云計算也實現了檔案知識信息的云備份，即使某一節點的數據受損，也不影響檔案知識管理系統的正常運轉。

2.知識共享問題。通過對檔案知識信息進行分布式表征，依據一定的標準將離散的檔案數據集合在一起，為檔案知識共享奠定了基礎。然而，實現這一目標就要求檔案部門構建知識庫。知識庫的構建并非一朝一夕能夠完成，它是一個系統的工程。不同的檔案，構建知識庫的方式也就不同。如，誠信檔案就需要全國銀行系統共同建設；而人事檔案則是由各級人事部門和人才市場共同建設；檔案館的特色檔案知識庫建設卻由該檔案館獨自建設。值得一提的是，這些不同檔案的知識庫的兼容和鏈接至關重要。

3.資源集成問題。由于在檔案知識管理過程中遵循了分布式知識表征的方法和途徑，因而實現了不同檔案信息的可鏈接性，為檔案知識信息的共享奠定了基礎。隨著社會的不斷進步，廣大民眾對于檔案信息的需要也呈多樣性的趨勢。然而，傳統的檔案管理依據檔案的載體形態及檔案信息的屬性進行分別管理，造成了不同檔案之間存在著人為的鴻溝和壁壘，不僅不利于檔案的管理，更不利于用戶的使用。檔案的知識管理消除了這樣的障礙，對檔案知識信息內容進行分布式表征，可以將不同載體、不同內容、不同功能的檔案信息整合在一起，實現了檔案資源的集成管理。當然，檔案資源集成管理的實現離不開信息技術和網絡技術的支撐。當前，檔案資源管理系統也五花八門，不同類型的系統之間兼容性較差，容易造成“信息孤島”現象，也不利于檔案知識信息的一站式服務。因此，實施檔案知識管理，不僅要實現檔案信息內容的集成，而且要管理系統的軟硬件的表征的一致性，這樣知識管理才能落到實處。

三、檔案知識管理對檔案服務的啟示和影響

1.樹立了“以用戶為中心”的檔案管理理念。知識管理本質上就是通過對知識對象的加工，從而實現知識的創造和增值。檔案部門通過實施知識管理，可以促進檔案數據的加工和利用，從而加快我國檔案事業“三個體系”建設的步伐。檔案知識管理扭轉了傳統檔案管理以藏為本的管理理念，樹立了“以用戶為中心”的管理理念。如今“，以人為本”的科學發展觀理念已經深入檔案工作的各個環節。檔案知識管理的各個流程也應體現“以用戶為中心”的原則。其一，檔案知識管理的流程應與人類獲取知識和利用知識的過程是一致的，應充分考慮人們的知識建構的特點；其二，要能夠理解檔案信息用戶的知識獲取習性。用戶在獲取信息的過程中，希望能夠經歷較少的步驟，較容易地獲取所需信息。因而，檔案管理信息系統的設計，應根據用戶的需要來引導整個界面的設計，應使用嵌入式技術和分布式數據可技術，實現用戶檢索檔案信息和獲取信息的一站式服務；其三，應重視用戶的參與和互動過程。檔案知識管理不僅僅是提供可檢索、可獲取的檔案知識庫，還應提供用戶和檔案部門、用戶之間交流互動的平臺，不僅能夠更好地服務檔案用戶，還可及時反饋檔案管理過程的不足，實現檔案知識管理的可持續發展；其四，注重用戶的情感體驗。愉悅、積極的情緒可以促進用戶的身心健康，也可提高檔案服務的效能。不論虛擬的，還是現實的檔案服務，檔案工作者都應注重服務的細節，一言一行、字里行間都顯露著你的態度，對于用戶也產生著潛移默化的影響，影響著他們的態度和情感。值得注意的是，在遇到問題時，檔案工作者應本著“以用戶為中心”的原則，不能簡單地將造成問題的原因歸咎于用戶，要有同理心，能夠設身處地地替用戶著想，能夠理解用戶所處的情境。

2.檔案知識管理使得檔案信息個性化服務成為可能。個性化信息服務是指能夠滿足用戶個體信息需求的一種服務，也就是說，用戶可以根據自己的需要，自己設定信息的來源方式、表現形式等或通過對用戶個性、使用習慣的分析而主動地向用戶提供其可能需要的信息服務。檔案知識管理使得檔案信息有序組織，也可根據知識單元進行組合，形成不同的檔案知識主題。用戶可根據自己的認知需要，確定自己的檔案信息需求，并從檔案知識庫中找到自己所需要的知識。隨著Web2.0甚至于Web3.0的廣泛應用，用戶在獲取信息的同時，可根據自己的知識結構來編輯、修正、補充檔案知識庫的相關內容，這樣的互動不僅有利于檔案知識管理的完善，更為主要的是讓用戶確立了自身的主體地位。此外，檔案工作人員也可根據用戶的身份信息、知識背景以及其過去信息索取痕跡，明確其可能的檔案信息需求，通過RSS技術進行個性化檔案信息服務推介。簡而言之，檔案知識管理的實施改變了檔案數據的存在方式和加工方式，使得檔案信息個性化服務變成現實，促進整個檔案事業的更大發展。總之，檔案知識管理的實施是知識經濟發展的必然，也是提高檔案利用水平的有效路徑。在實施檔案知識管理過程中，應遵循“以用戶為中心”的原則，根據用戶的知覺習慣，將檔案知識信息分解為一個個小的知識單元，分布存儲于管理系統內，從而實現檔案知識的共享和使用，也使得檔案信息個性化服務成為可能。

作者：高國華 單位：蘇州大學檔案館