１農(nóng)業(yè)科技檔案工作存在的問題

１．１科技檔案分散，資源浪費巨大

黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院２０１２年承擔各級各類大項目１５７項，其中國家級大項目４４項，國家自然科學基金項目３項，全年審定和登記作物新品種３５個，獲得各類成果獎項６６項；２０１１年承擔各級各類大項目５５項，其中國家自然科學基金項目５項，全年審定和登記作物新品種３１個，獲得各類成果獎項６６項；２０１０年承擔各級各類大項目９１項，全年共審定和登記作物新品種３６個，獲得各類成果獎項４６個。僅從這３ａ的統(tǒng)計數(shù)字來看，黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院科研項目多、成果多，相應(yīng)的就會產(chǎn)生大量的科技檔案，如此龐大的科研項目和科技成果由全院３０個分院和研究所共同完成，在科研工作中形成的科技檔案也分散在３０個分院和研究所，無法發(fā)揮這些科技檔案的集成效應(yīng)，造成資源的巨大浪費。

１．２農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

一是科研工作管理體制不完善，有些單位科研管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，科研檔案歸檔率低；二是農(nóng)業(yè)科研工作周期長，檔案來源比較分散，沒有收集或沒有全部收集到檔案室統(tǒng)一保管，造成檔案資源流失；三是有的科技人員視科研檔案為個人財富，不愿意、不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，致使檔案工作難以開展，甚至造成科研檔案斷檔。

１．３科技檔案整理與保管不規(guī)范

有的單位將耗費人力物力形成的科技檔案散放在檔案柜里，甚至是多年的科技檔案堆放在一起，沒有經(jīng)過登記整理，容易造成檔案損毀，更不利于檔案的開發(fā)利用。

１．４科技檔案開發(fā)利用有限

科研檔案管理存在重保管、輕利用的問題，而檔案的價值在于利用，檔案沒有提供利用服務(wù)就是死檔案，其價值和潛力就體現(xiàn)不出來。

１．５科技檔案管理方式落后

２１世紀已進入信息時代，但基層的檔案管理工作顯然沒有跟上時代的步伐，管理方法和手段落后，還是傳統(tǒng)的手工操作，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用處于起步階段。

２加強農(nóng)業(yè)科技檔案工作的具體措施

２．１加強科技檔案收集和管理力度

科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，是科技檔案工作的基本原則。在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，沒有檔案的收集工作，就不能把在生產(chǎn)、科研活動中形成的科技檔案作為國家的財富集中保管起來。我國檔案法規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。科技檔案的收集工作是保證科技檔案完整、準確的重要措施。黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)科技檔案的收集應(yīng)從研究課題項目的任務(wù)下達開始，經(jīng)過各階段試驗，至最后總結(jié)、成果鑒定、推廣示范的整個過程，材料收集整理后由各分院、研究所檔案員定期向黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院檔案室移交，以保證檔案的完整、系統(tǒng)和有效利用。科技檔案的收集工作還必須把好質(zhì)量關(guān)，除做好科技文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，還要特別加強接收歸檔的驗收工作，確保歸檔科技文件的質(zhì)量。

２．２加強各科研院所檔案管理工作的合作

全院３０個分院、研究所的科技檔案管理工作基本上是各自為政，沒有形成一種上下聯(lián)動的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，院機關(guān)檔案室要加強對下屬單位檔案工作的管理，全面履行檔案機構(gòu)的職能。科研處對全院科研工作起管理作用，對全院的項目申請和科研成果應(yīng)有全面的了解，科研處要協(xié)助院機關(guān)檔案室做好全院科研檔案管理工作，每年向院機關(guān)檔案室提交前一年全院的科研項目清單，包括項目申請單位、項目內(nèi)容、項目年限、課題主持人等，以便對各分院、研究所的檔案管理進行監(jiān)督指導。各科研院所要把檔案工作列入科研計劃、科研課題、科技成果管理工作中，把科研檔案的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責范圍，并作為科技人員晉級、授獎和評、聘技術(shù)職稱的依據(jù)之一［２］。

２．３完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南［３］。檔案工作人員要按照科技檔案管理規(guī)范的要求將黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院的科技檔案進行分類、整理、歸檔。整理是科技檔案實施科學管理的基礎(chǔ)，其實質(zhì)是對科技檔案進行有序的組織，經(jīng)過科學整理，科技檔案能夠保持內(nèi)部相互之間的有機聯(lián)系以及信息的準確揭示，從而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，能夠準確、迅速地提供利用。此外，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規(guī)，掌握并落實檔案管理行業(yè)標準，進一步加強和完善科研檔案管理制度體系。

２．４加強農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用

檔案管理工作的主要目的是為了利用，檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑，如果檔案得不到利用，就不能達到為科研和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的目的。首先，通過編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率，積極開發(fā)檔案信息資源；其次，利用多種形式廣泛宣傳，擴大科技檔案的利用范圍；第三，要進行利用農(nóng)業(yè)科技檔案推動科技成果轉(zhuǎn)化，使農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)；最后要通過檔案編研工作，提高檔案利用效能，檔案編研工作是對農(nóng)業(yè)科技檔案中的內(nèi)容進行篩選、分類和整合，形成科技成果簡介、數(shù)據(jù)分析、綜合性述評、專題匯編等編研成果，幫助檔案利用者在更短的時間內(nèi)對某一問題有更加全面的了解［４］。

２．５運用現(xiàn)代化的方式方法管理農(nóng)業(yè)科技檔案

傳統(tǒng)的檔案管理完全是手工操作，管理方法和手段落后，效率低下。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)突飛猛進，給檔案工作增添了新的動力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進行加工處理，將其制成檔案信息數(shù)據(jù)庫，使之能夠通過光磁介質(zhì)進行保管保存與提供利用，實現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)與廣泛利用，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)［５］。利用互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源共享，向科研人員和廣大農(nóng)民提供檔案信息的查詢服務(wù)，使檔案利用者借助于網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。這就要求農(nóng)業(yè)科技檔案管理者必須與時俱進，努力學習新知識新技能，熟練掌握和運用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案信息化服務(wù)水平。

作者：李艷芳 安詠梅 單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學院