1高等院校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)、分類和作用

高等院校教學(xué)檔案管理的分類有綜合類、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐類、教材類。作用表現(xiàn)在為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)，記錄和反映教學(xué)、科研活動(dòng)，為改進(jìn)教學(xué)方法提供素材，提供信息傳遞與反饋中介，加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考，促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，提供編寫(xiě)校史和名人傳記的素材。

2高等院校教學(xué)檔案管理問(wèn)題分析

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，在教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程中，高等院校往往是看重教學(xué)過(guò)程，但忽視教學(xué)的管理，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料的不完整、不真實(shí)，使得很多具有參考價(jià)值的教學(xué)檔案流失，得不到必要的記錄和保護(hù)。存在這些問(wèn)題的原因有以下兩個(gè)方面：一方面高等院校不論是領(lǐng)導(dǎo)層還是教師，在管理理念方面淡薄而且不夠重視，管理力度不足，沒(méi)有制訂相應(yīng)的行之有效的管理體制，相關(guān)工作人員的職責(zé)也不明確，沒(méi)有具體的界定，人員素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有系統(tǒng)的培訓(xùn)以及體制來(lái)約束和管理。教學(xué)檔案的管理僅僅是流于形式，領(lǐng)導(dǎo)層和教師對(duì)收集相關(guān)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的材料比較被動(dòng)，認(rèn)為教學(xué)檔案的管理是檔案工作人員的職責(zé)。另一方面，教學(xué)檔案管理制度不健全，對(duì)于教學(xué)的管理和實(shí)踐活動(dòng)常常是事后一段時(shí)間才記錄，不能夠進(jìn)行教學(xué)檔案的及時(shí)整理和歸檔，檔案管理制度不明確，檔案人員只是按章辦事，流于形式地完成所謂的分內(nèi)之事，很少別出心裁進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的及時(shí)有效的管理。負(fù)責(zé)管理的人員散漫，不進(jìn)行定期的審核和檢查，記錄上也不按照相應(yīng)的格式進(jìn)行記錄，使教學(xué)檔案的管理流于形式而無(wú)法發(fā)揮其真正的效用。

3高等院校教學(xué)檔案管理存在問(wèn)題的解決方法

建立嚴(yán)格的高等院校教學(xué)檔案管理制度，制度上要層層分級(jí)，體現(xiàn)專業(yè)性和科學(xué)性，每個(gè)工作都落實(shí)到人，明確管理員工的職責(zé)檔案部門(mén)不能只注重移交后的檔案管理，根據(jù)檔案特點(diǎn)，堅(jiān)持前端控制的原則,提前介入,及時(shí)將教學(xué)檔案跟蹤收集,才能真正保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門(mén)應(yīng)分階段地進(jìn)行跟蹤管理，密切與教職人員溝通，了解教職人員所需材料和取得的教學(xué)心得，及時(shí)準(zhǔn)確地歸入教學(xué)檔案中，方便日后管理查詢。加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，高校檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又嚴(yán)肅的工作，檔案工作人員要有良好的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，在基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能上嚴(yán)格督促，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，創(chuàng)新思路，改變?cè)械穆浜蠊芾砟Ｊ剑粩嗉訌?qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在教學(xué)任務(wù)的下達(dá)中要與科研文件相同步，確保系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。轉(zhuǎn)變理念，重視教學(xué)檔案管理的重要性和作用，對(duì)廣大教職員工進(jìn)行宣傳教育，增強(qiáng)其意識(shí)，說(shuō)明其重要性。提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好檔案管理工作的根本保證。一方面,檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí),還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門(mén)要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門(mén)”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí),樹(shù)立服務(wù)意識(shí),積極開(kāi)展對(duì)教職員工兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動(dòng)加強(qiáng)與教研組和有關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)教職員工做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，建立教學(xué)檔案的目的就是為后續(xù)的教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)該積極提高教學(xué)檔案的利用率，使教學(xué)水平不斷提高。建立信息化的檔案管理，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)，將檔案記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，建立高等院校教學(xué)管理的信息系統(tǒng)，是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行，采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，有效管理教學(xué)檔案，提高教學(xué)效率。提高教學(xué)檔案的時(shí)效性，及時(shí)完成建檔工作，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲制度，使檔案管理工作嚴(yán)肅持久地進(jìn)行下去。建立必要的監(jiān)督機(jī)制，采取必要的強(qiáng)制措施，確保教學(xué)檔案工作的完整性。

4結(jié)語(yǔ)

隨著高校教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，檔案管理工作已經(jīng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。檔案管理工作人員必須增強(qiáng)管理意識(shí)。認(rèn)真完成工作，發(fā)揮高等院校教學(xué)檔案管理的作用，充分重視其重要性，珍惜教學(xué)活動(dòng)成果，不斷地提高高等院校的教學(xué)檔案管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)效益和水平的跨越式發(fā)展。

本文作者：薛帥 單位：遼寧師范大學(xué)教務(wù)處