一、行政秘書在獨立學(xué)院行政管理工作中的重要作用

1.行政秘書是連接學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的橋梁和紐帶。

獨立學(xué)院行政秘書的另一項重要的工作是聯(lián)系學(xué)院內(nèi)部各部門、專業(yè)（系）、專業(yè)教師、思想政治輔導(dǎo)員、后勤管理人員以及學(xué)生群體。通過與這些群體建立廣泛的聯(lián)系，各類信息能夠及時地通過行政秘書反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的決定也能夠及時地傳遞給相關(guān)部門或群體，這樣就極大地提高了獨立學(xué)院行政管理工作效率，也能夠有效地整合院校管理資源。

2.行政秘書是獨立學(xué)院教學(xué)管理工作的重要力量。

獨立學(xué)院的行政秘書不僅要承擔(dān)輔助性的行政工作，還應(yīng)當(dāng)成為學(xué)院教學(xué)管理工作的實施主體之一。行政秘書參與教學(xué)管理工作的主要形式包括授課、參與科研活動、課題研究等等，在學(xué)生思想政治教育、德育教育等方面發(fā)揮積極作用。從這個意義上說，行政秘書具備了行政工作者和教學(xué)工作者的雙重身份，工作任務(wù)較為繁重。

二、獨立學(xué)院行政秘書應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)

筆者認為，為了更加有效地承擔(dān)獨立學(xué)院行政秘書的工作職責(zé)，行政秘書應(yīng)當(dāng)具備下列幾項基本素質(zhì)。

1.良好的政治敏銳感和使命感。

良好的政治敏銳性和使命感是高等教育工作人員必備的素質(zhì)。對于獨立學(xué)院的行政秘書來說，這個基本素質(zhì)顯得尤為重要。獨立學(xué)院的行政秘書工作內(nèi)容繁雜，包含了對內(nèi)對外的各種聯(lián)系工作，言行很大程度上代表著學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和觀點。從這個意義上說，獨立學(xué)院的行政秘書必須要有良好的政治敏感，避免因自身的失誤所引發(fā)嚴重的問題，給學(xué)院發(fā)展帶來不利影響。

2.良好的人際溝通能力和協(xié)調(diào)能力。

正如前文所述，獨立學(xué)院的行政秘書要作為聯(lián)系學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與校內(nèi)師生的橋梁，因此行政秘書必須要具備良好的人際溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠?qū)⒋罅考姺睆?fù)雜的事物逐一理順清楚，并進行有效地處理。行政秘書要善于與不同的人群溝通和交流，傾聽他們的訴求，并將不同群體的訴求與學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃和思路有機地結(jié)合起來。

3.處理應(yīng)急突發(fā)狀況的能力。

獨立學(xué)院行政管理工作頭緒復(fù)雜，存在突發(fā)情況的可能性非常大，不可遇見的困難和問題也非常多。特別是在某些情況下，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不能夠第一時間處理突發(fā)事件，這就要求行政秘書必須要具備處理突發(fā)事件的能力，采取有針對性地措施，最大限度地降低危害和損失，維護師生和學(xué)院的權(quán)益。

4.良好的心理素質(zhì)。

對于獨立學(xué)院的行政秘書來說，良好的心理素質(zhì)是必不可少的。很多復(fù)雜的人際關(guān)系、工作內(nèi)容、事物都要牽扯他們大量的精力，對他們的心理健康狀況和心理素質(zhì)也是嚴峻的考驗。行政秘書只有具備良好的心理素質(zhì)，才能從容不迫地應(yīng)付各種困難和問題，高質(zhì)量完成本職工作。

5.扎實的基本功和文化素養(yǎng)。

獨立學(xué)院行政秘書的基本功包括良好的教育程度、外語水平、文字能力、駕駛技術(shù)、計算機技術(shù)等等。此外，還要求行政秘書具有良好的邏輯思維能力、分析判斷力、記憶力、理解能力等等，以便于及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助和參考。為了有效地達到這個要求，行政秘書要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，多動腦、多動手，及時豐富和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，善于學(xué)習(xí)，勤于思考，樂于總結(jié)。

本文作者：趙春玲 單位：遼寧師范大學(xué)海華學(xué)院