一、公文是行政管理中上級與下級互相溝通的橋梁

(一)公文是上級對下級傳達命令的基本依據。行政機關在行駛行政權力時需要依靠公文作為權力的保障，而行政部門需要依靠公文作為指導方針來進行行政工作與行政活動。如果想要行政工作與行政活動遵循上級部門的意愿正確地進行，就要充分利用公文這個中間渠道，發揮公文的媒介作用，可以說，公文是行政機關為各個行政部門在進行行政工作與行政活動時提供的活動依據，為行政工作與行政活動的正確進行做出了保證。由于行政工作是一項非常重要的工作，需要工作人員具備一定的素質，不僅能夠謹慎、正確地處理工作中出現的問題，而且能夠快速、穩妥地應對工作中出現的突發情況，既能使問題得以順利的解決，又不能超越法律的界限。因此，存在一個處理問題的依據顯得非常有必要，所以公文就成為了下級工作的依據。公文一般都是經過嚴格審理的，具有一定的法律效力，并且具有強制性，因此在執行時，執行人員必須要規范自己的行為，嚴格遵守公文中的規定。

(二)公文是下級對上級反映情況的基本手段。上級可以通過公文來給下級下達命令，而下級執行活動的情況和結果也需要相應的反饋給上級。行政部門在進行行政工作與行政活動時，難免會遇到一些突發狀況，當這些狀況與上級部門的命令產生沖突時，執行者就要通報給上級，或者下級在進行行政活動的過程中，有一些思想上的認識與建議，想要傳達給上級部門，這時就可以通過公文這個途徑，執行者可以通過寫報告、作總結等途徑來實現。這樣，各行政管理部門能夠及時有效地了解到行政工作的進行情況，當有疑惑或錯誤出現時，使之得以正確的解決。由此，公文在行政管理工作中才真正實現了它的價值，發揮了它的作用。總之，公文是行政機關權力的象征，是上級發布命令的一種重要方法。因此，公文是行政管理中上級決策者與下級執行者之間相互溝通的橋梁，它一邊將上級的決定與任務方便、快捷地下發給下級，一邊將下級在執行決策過程中，在進行行政工作與行政活動的過程中發生的情況及時地反映給上級，在這種相互配合之下，行政管理的工作與活動才能順利地進行。

二、公文對行政管理活動具有指揮與部署作用

公文就像十字路口的紅綠燈一樣，指導各部門在執行工作和活動時，應當怎樣去做，這樣才能使工作和活動進行的井然有序、有條不紊。由于行政機關擁有許多大大小小不同性質的部門，他們的職責各不相同，工作也各不相同，因此，他們都需要一個適合自己部門的管理條例，能使他們各司其職，做好自身的工作。不光行政管理中各部門的活動需要公文來進行指導。在我們的社會生活中也需要公文的制約。如在藥品管理工作中，我們知道，藥品作為人們日常生活的一個必需品，必須要進行嚴格的審查，它關系到一個人的生命安全，是生死攸關的大事，然而，許多犯罪分子卻不顧人們的生命安全，為了一己私利，制造一些假冒偽劣的藥物，從中謀取暴利，對于社會的安定造成了非常嚴重的后果。因此，有關行政機關對藥品管理工作制定了一系列的公文，對藥品的生產、出售等工作提出了指導性的意見，以確保藥品管理工作能夠順利的進行，人民的生命安全得到確實的保障。在此，還不得不提到的是食品的安全生產問題，正所謂民以食為天，人民的生命安全與食物息息相關，然而近年來，食品問題層出不窮，人民的生命安全受到了極大的威脅，許多居民開始對食物喪失信心，從雙匯瘦肉精、毒奶粉、染色饅頭到地溝油、毒豆芽、速成雞，一系列的事件讓人們對一些著名的企業都產生了懷疑。為了人民的切身利益，為了人民的身體健康得到保障，有關行政部門制定了食品安全的行政公文，做出了一系列的相關決策，為全面做好食品安全工作提供了指導依據，有了這些公文的存在，人民才能吃上放心的食品。正是通過公文的指揮與部署，許多社會問題才得以順利解決，公文的作用得以彰顯，不會成為一紙空文。

三、公文在行政管理中具有培養與教育作用

由于公文本身具有一定的法律效力，具有一定的強制性，并具有一定的指導意義，因此，對于行政管理中的各部門各成員能起到培養與教育的作用。它不同于報紙、雜志、書籍等書面文字中的教育形式，也不同于新聞、廣播、電臺等媒體的傳播教育，而是在行政管理的過程中，在各部門執行活動、進行工作時，通過實踐提高自身的品行與思想。公文對于工作人員在行政管理工作中獲得覺悟、啟發和靈感起著十分重要的作用，因為公文本身就具有十分深刻的思想，是經過專業人員的一次又一次嚴格的審批才通過并下發給各部門的文件，具有指導教育意義，能使行政管理的各部門更深刻地認識到自己的職責所在。近年來，行政機關出現了許多不正之風，貪污受賄腐敗之風橫行，嚴重擾亂了社會的公共秩序，給國家和人民都帶來了極大的危害。雖然國家已經在這個問題上制定了很多措施，并加大了反腐敗的力度，也在一定程度上遏制了腐敗的現象，但在行政機關中，腐敗現象依然存在于許多行政部門之中，在行政工作與行政活動進行時，有的部門濫用職權，使之不能公平公正的進行，因此，腐敗問題必須得到徹底的根除。針對這個問題，行政機關制定了防治行政腐敗的公文，行政部門在進行行政管理時，不得作出超越自己職權的行為，不得不履行自己應盡的義務，更要杜絕“拜金主義、享樂主義、極端個人主義”等思想行為，使行政管理工作運行于一個良好的工作環境之中。事實證明，公文在反腐敗斗爭中起到了不可忽視的作用，它不僅使行政機關的各個部門成員潔身自好，提高了反腐敗的覺悟，受到了教育，而且減少了行政管理中的腐敗現象，充分體現了公文在行政管理中的教育作用。公文還能夠使各行政部門的工作人員提高思想覺悟，激發各部門人員的工作熱情。在行政管理行為中，公文起到很大的教育與培養作用。當工作人員在進行行政工作與行政活動時，可以將在活動中的心得體會記錄下來，可以發表自己的見解，可以分析活動中發生的事件和遇到的問題，通過寫作，行政管理者可以提高自己的認知，提高自身的思想覺悟，將自己的想法表達出來，在寫作過程中使自己受益匪淺。總之，對于下發公文的學習和體會，使工作人員的綜合能力提高了，不僅鍛煉了信息整理與閱讀理解能力，而且增強了行政管理的意識，提高了創新與思考能力和文字表達能力。

四、公文對行政管理的思想與行為具有規范作用

在行政管理中，公文是規范行為的一個重要途徑。在行政管理的過程中，需要一些具體的法規來規范行政管理的各項行為，公文就是這些法規的體現形式。公文不僅可以讓行政管理行為有法可依，而且使之在一定的約束范圍內進行，不得超越法律的界限。這樣，公文可以使得各項行政管理工作正確、合法的進行，既不用擔心損害他人的利益，也不用擔心對社會造成不利的影響，使得行政管理工作得以進行的一帆風順。公文還使行政管理部門的工作人員從思想上認識到自己的職責所在，在進行行政管理的工作與活動時，既不能做出超越自己職權范圍之外的事，也不能把自己應盡的義務忽視掉。比如執法人員在對案件進行追蹤調查時，必須要依照法律辦事，既不能放過任何一個有嫌疑的犯罪分子，也不能侵犯犯罪嫌疑人的合法權益，在沒有確鑿的證據之前，不能單憑自己的直覺，對犯罪嫌疑人進行任何思想或身體上的侵犯，應當嚴格按照法律條例、法律程序辦事。只有這樣，才不會冤枉一個無辜的人，也不會放過一個犯罪分子。因此，公文不但可以規范人的思想和行為，還能使人民安居樂業、社會安定團結。

五、公文在行政管理中具有參考與憑證作用

公文是行政管理機關對各部門進行管理的一種文體。對于其他文體來說，它存在許多特殊性。比如在內容上條理清晰、明白易懂，不能讓讀者產生歧義;在格式上要嚴格按照要求行文;語言上必須簡約、規范。公文不但具有一定的強制性和法律效力，還有一個確定的執行范圍，即哪些公文適用于哪些人群。因此，諸多對于公文的特殊要求決定了公文的規范性，也決定了公文的參考與憑證作用。由于每個部門都有大量的活動要進行，而又不能失去條理，因此，在行政管理工作中，就需要將各個活動的進行記錄下來。比如當要開展關于某一方面的會議時，需要將會議內容大致記錄下來;當行政機關要執行某一決定時，要將這一決定的內容進行記錄，并對決定實行后的情況加以總結;當要與其他行政機關進行聯系，也要將發送的函件，來往的文件內容記錄下來。因為當事件或活動過去之后，而又需要查證一些情況時，就需要這些記錄作為文字參考與真實憑證。公文的這一性質，可以使行政管理的各項活動結束后，存在一個查詢的依據，是活動進行的一個證明。在執法機關中，公文的這一作用顯得尤為重要。在執法單位中存在大量的案件，每一個犯罪分子的犯罪行為都應該記錄在案，當出現重復犯罪時，以往的犯罪記錄就要被重新查找出來，還有一些犯罪分子屬于同一個集團，或者一些時間久遠的案件，被重新提起訴訟，都需要從過往的記錄中查閱資料，這都離不開公文的作用。公文除了可以對已經進行過的活動進行查證以外，還詳細地記錄了這一活動的歷史資料，它能夠對這一活動的策劃、目的、過程及影響作出較為詳細的表述，十分真實地記錄了活動的切實進行，是珍貴的歷史資料，雖然活動已經過去了，但由于公文的存在，使得活動的進行具有意義。

六、結語

公文是行政管理部門使行政管理活動能夠順利進行的一個渠道，它準確地表達了上級部門的各項決策，最終使各項工作得到落實。公文成功地將決策者與執行者聯系起來，它不僅是決策者發布命令的依據，同時也是各個執行部門進行工作的一個參考。公文作為行政管理部門進行管理的重要工具，在現代社會中的作用也日趨重要。它貫穿于社會生活的各個環節之中，為維護社會秩序、保障社會安全作出了巨大的貢獻。公文是行政管理中最常見同時也是最實用的，它在行政管理中的作用，是其他任何一種文體都無法取代的。由于社會在不斷地發展前進，行政機關不斷分化出更多的部門，行政管理工作與活動也越來越多，越來越復雜，因此，要想行政管理機關能夠正常運轉，行政管理活動能夠順利進行，公文擔負著越來越重的使命。如果公文不存在了，行政管理的各部門將會立刻陷入一片混亂之中，將給社會的安定帶來不利的影響。綜上所述，公文的作用是不能忽視的，它已經成為了行政管理中不可或缺的一部分。

本文作者：張小玲 單位：潞安職業技術學院思政部