一、與企業(yè)戰(zhàn)略管控和風(fēng)險(xiǎn)管控運(yùn)行機(jī)制相適應(yīng)

現(xiàn)代企業(yè)為了有效實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)，普遍規(guī)范各職能條線(xiàn)的專(zhuān)業(yè)核決工作，并加強(qiáng)戰(zhàn)略管控和風(fēng)險(xiǎn)管控。與此相適應(yīng)，企業(yè)文件材料的歸集管控也得到了同步強(qiáng)化。企業(yè)檔案館應(yīng)順勢(shì)而為，擴(kuò)展收集歸檔范圍，建立適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)管控運(yùn)行機(jī)制的檔案資料歸檔流程和歸檔流向，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)重要檔案資料的集中安全管理。主要包括：企業(yè)母子公司戰(zhàn)略規(guī)劃及其調(diào)整、控制、考核、評(píng)估文件材料；企業(yè)集團(tuán)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、土地征用項(xiàng)目檔案以及與其對(duì)應(yīng)的房屋產(chǎn)權(quán)證書(shū)、土地使用證書(shū)；全集團(tuán)的總圖管理、地形測(cè)量、地下管網(wǎng)技術(shù)檔案；全集團(tuán)科技進(jìn)步課題成果項(xiàng)目、專(zhuān)利項(xiàng)目、商標(biāo)項(xiàng)目檔案；全集團(tuán)直屬部門(mén)、分子公司已退出使用的重要印章檔案；集團(tuán)所屬的撤銷(xiāo)、破產(chǎn)、改制單位經(jīng)鑒別處置的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、退休及死亡職工檔案等。這些檔案材料直接反映企業(yè)集團(tuán)的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)核決和重要的管控職能活動(dòng)，體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的概貌、權(quán)益及其經(jīng)濟(jì)利益，應(yīng)分別納入文書(shū)、基建、證照、地質(zhì)測(cè)繪、科研、職工、特殊載體等一級(jí)檔案類(lèi)目管好用好。

二、在線(xiàn)利用與離線(xiàn)管理職能有效分工

大型企業(yè)集團(tuán)的檔案網(wǎng)絡(luò)一般按總部檔案館、基層檔案室、部門(mén)歸檔網(wǎng)點(diǎn)三個(gè)層級(jí)設(shè)置。根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，集團(tuán)檔案館原則上不應(yīng)與基層子公司、分公司檔案室爭(zhēng)搶檔案資源。但實(shí)際工作中，在涉及提高管理效能，加強(qiáng)重要檔案安全管理方面，應(yīng)允許靈活調(diào)整館室收藏結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，與檔案館、檔案室的服務(wù)重點(diǎn)相適應(yīng)。作為基層子公司、分公司檔案室，應(yīng)重點(diǎn)把與生產(chǎn)運(yùn)行、技術(shù)管理等在線(xiàn)職能密切相關(guān)的技術(shù)、會(huì)計(jì)、職工等類(lèi)檔案管好用好。對(duì)于那些已進(jìn)入半衰退期、利用率不高的存史性檔案資料，應(yīng)轉(zhuǎn)由檔案館實(shí)施集中管理。這樣有利于提高基層檔案部門(mén)的服務(wù)能力，也有利于提高企業(yè)集團(tuán)對(duì)歷史檔案的集中安全管控程度。

為此，對(duì)現(xiàn)行生產(chǎn)運(yùn)行和技術(shù)管理常用的基建、設(shè)備儀器類(lèi)檔案（包括藍(lán)圖、底圖、電子光盤(pán)），應(yīng)以子公司、分公司為主抓好現(xiàn)行管理，乃至后續(xù)的補(bǔ)充、修改等工作，集團(tuán)總部檔案館以異地安全備份為主要管理手段；對(duì)各分子公司的文書(shū)檔案，可在基層單位保管10—15年后，經(jīng)鑒定優(yōu)化后轉(zhuǎn)由檔案館集中保管；對(duì)實(shí)行集中采購(gòu)、統(tǒng)一銷(xiāo)售的企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，總部檔案館還可根據(jù)集團(tuán)授權(quán)，對(duì)采購(gòu)中心、銷(xiāo)售中心的會(huì)計(jì)檔案、合同檔案等實(shí)施集中代管，維護(hù)企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)核心檔案的完整與安全，便于集團(tuán)總部對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、案件查處等方面的專(zhuān)項(xiàng)利用；對(duì)死亡職工檔案，近些年來(lái)職工家屬等對(duì)其利用越來(lái)越頻繁，為避免各基層單位因多頭分類(lèi)管理不規(guī)范而易導(dǎo)致檔案材料散失、損毀等不安全事項(xiàng)發(fā)生，亦可采取由集團(tuán)檔案館集中管理、集中鑒定處置管理方式。

三、信息集中與信息共享

大型企業(yè)集團(tuán)在信息化五級(jí)架構(gòu)建設(shè)過(guò)程中，多數(shù)采取的是信息資源集中或相對(duì)集中管控方式，這對(duì)檔案信息化建設(shè)提供了良好的基礎(chǔ)條件。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)之一，就是要及時(shí)承接企業(yè)信息化系統(tǒng)前端形成的大量有歸檔價(jià)值的電子文件，集成多類(lèi)檔案信息業(yè)務(wù)憑證鏈條，消除信息孤島，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源集中管控的前提下，利用企業(yè)現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高度共享利用。為此，大型企業(yè)集團(tuán)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)采取軟硬件環(huán)境集中配置，數(shù)字檔案資源集中歸檔的管控方式，建設(shè)統(tǒng)一的歸檔檢驗(yàn)平臺(tái)和管理信息系統(tǒng)，將本集團(tuán)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)、科技管理系統(tǒng)、審計(jì)管理系統(tǒng)、決策支持分析系統(tǒng)等形成的電子檔案實(shí)行集中配置管理。同時(shí)，應(yīng)充分利用本企業(yè)綜合文檔管理網(wǎng)站，以數(shù)字化方式集中配置本企業(yè)的歷史圖片、榮譽(yù)、大事記等專(zhuān)項(xiàng)材料，以有效滿(mǎn)足各方面對(duì)檔案信息資源的集成利用和知識(shí)管理利用需求。

本文作者：于勝連 單位：本鋼集團(tuán)有限公司檔案館