本文作者：孫曉蓉 單位：江蘇省連云港市城建檔案館

建立有效的文件檔案管理

計算機信息系統，充分、合理、安全的使用電子檔案要實現檔案信息化，就必須建立有效的城建檔案管理計算機信息系統，才能充分、合理、安全地使用電子檔案。為此，要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下城建檔案管理工作流程，使之適應城建檔案管理的需要；其次，依據城建檔案形成的處理流程來進行城建檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保城建檔案的安全。另外，在電子城建檔案使用過程中，也應注意到一是電子城建檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子城建檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子城建檔案的安全。再就是電子城建檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理，相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子城建檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法，儲存電子城建檔案選用的載體不耐久等原因，影響了城建檔案的完整性、可靠性，從而影響了城建檔案的真實性。此外，還有電子城建檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子城建檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子城建檔案未被法律認定的原因。

促進城建檔案信息化建設的幾點思考

城建檔案工作人員要樹立城建檔案信息意識城建檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。城建檔案工作人員是城建檔案信息化建設的基本力量，其能動性事關信息化建設的成敗，只有讓城建檔案工作人員在思想上樹立城建檔案信息的意識，認識到城建檔案信息化建設的重要性，城建檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心城建檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使城建檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。馬克思主義哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會城建檔案意識在城建檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為城建檔案信息化建設的基本推動力。提高城建檔案信息化技術水平。首先要配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用與完善，可通過計算機系統軟件的操作及推廣，逐步建立統一的操作平臺。其次，城建檔案中心目錄及全文的數字化。城建檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各單位部門每年移交大量的城建檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質城建檔案和數字城建檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了城建檔案信息數字化的進程。再次，對上網信息進行密級劃定。首先制訂密級標準，對館藏城建檔案按公開、內部、秘密、機密進行劃定;第四，對城建檔案信息利用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。選取適合的城建檔案管理軟件是城建檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的城建檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，城建檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高城建檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著城建檔案信息化建設的成敗。從安全角度來說，優良的城建檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保城建檔案信息安全。

推行城建檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使城建檔案基礎建設的重心向城建檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現城建檔案管理現代化做出了巨大貢獻。城建檔案部門建立自己的局域網，計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和城建檔案利用過程中發揮著重要作用。隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子城建檔案已成為不可回避的現實問題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的城建檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展城建檔案信息化建設的一項重要工作。工程建設的過程就是城建檔案形成的過程，這就決定了城建檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程竣工驗收的各個階段，城建檔案的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了城建檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。加強工程檔案信息化建設，選用適合企業城建檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應城建檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

現代化的設備需要人來操作，城建檔案工作信息化需要人來實現。城建檔案管理人員要學習計算機和信息化管理知識，必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位城建檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響城建檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的。其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對城建檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握科技檔案專業知識，以及城建檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關城建檔案專業知識和基本技能。