本文作者：郭麗華 單位：山東淄博高新區城建檔案管理辦公室

轉變觀念

數字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現觀念的轉變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經歷了城建檔案工作從依靠經濟行政手段向依法管理的轉變，檔案實體管理向信息管理的轉變，檔案管理手段由手工向技術的轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念轉變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。

轉變工作內容和工作目標

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統紙質檔案館，轉變為建立一個多元化的、適應發展需求的數字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力的數字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。

保障技術人員的需求

數字化管理需要大量新技術、新設備的應用，信息系統開發，對人員素質的需要發生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環節的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發，建立培養高素質人才機制，從根本上保證數字化的管理的順利實施。紙質檔案和數字檔案并行是走向數字化管理必經的一個階段，全國城建檔案館數字化建設發展迅速，但仍是針對紙質檔案的數字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發展完善。城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環節進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內容數字化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現對檔案信息資源的最大開發利用，實現對檔案實體的保護。通過網絡化服務，達到適應市場需求，實現資源共享的目的。

一要提高工作效率，簡化工作程序。城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的信息化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、打印等工作，實現網上辦公。改變了目前檔案館有些工作周轉時間長、程序多、工作量大、耗時長、準確率低、工作繁瑣的現象，尤其是檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。將以往的手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，實現相關電子數據直接導入系統，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。二是通過與上級電子檔案系統的數據轉換，實現電子文件、檔案一體化管理，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，實現任意地塊與歷史數據的有效查詢，為城市規劃、管理工作提供最便利、最快捷的服務。三是合理利用檔案信息資源，實現對檔案信息的多功能開發，實現業務信息與現有檔案信息系統的銜接。完善各項功能，對聲像檔案、地下管線檔案、地理地形檔案等新類型檔案的信息進行開發，進一步整合檔案信息，優化信息源，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。四是實現業務工作的標準化、規范化。通過信息化系統使業務工作中的標準化、規范化得以貫徹，實現指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證入館檔案實體及其信息的質量。

五是通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案管理軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案，從根本上改變由檔案館來進行數字化的被動局面。六是實現服務模式的根本轉變，隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主體與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。數字化管理是城建檔案發展的大趨勢、大方向，在深入學習實踐科學發展觀的今天，我們更要按照這個方向來走。因此，在不斷調整數字化管理構思的同時，更應該抓好城建檔案數字化管理意識的提高和普及，只有這樣，才能保證城建檔案數字化建設的順利進行。