本文作者：楊杰 單位：朝陽(yáng)縣建設(shè)局

造成城建檔案質(zhì)量問(wèn)題的原因

城建檔案是以某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程為獨(dú)立對(duì)象，是每個(gè)項(xiàng)目或單位工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，其中包括工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收等部分，每個(gè)部分又包括多個(gè)歸檔文件，少則四五項(xiàng)，多則二十幾項(xiàng)。如工程檔案C類(lèi)施工文件的內(nèi)容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱(chēng)建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃?xì)夤こ淌┕の募籆4通風(fēng)空調(diào)工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個(gè)部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對(duì)較高，這類(lèi)檔案又不可能完全使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案用紙。另外，建設(shè)工程是一項(xiàng)特殊的生產(chǎn)，建筑實(shí)體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會(huì)有相對(duì)較長(zhǎng)的形成周期。所以在漫長(zhǎng)的形成周期內(nèi)，對(duì)于紙質(zhì)檔案如不嚴(yán)加保護(hù)，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案是難以保證的。

施工、監(jiān)理部門(mén)“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質(zhì)量問(wèn)題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的建設(shè)工程檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，公司為節(jié)省開(kāi)支，選擇技術(shù)員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案工作，不僅工作量大，而且不夠?qū)I(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門(mén)，這些單位或部門(mén)如果不注意檔案保管，沒(méi)有科學(xué)地填制相關(guān)表格文件，那么形成的檔案往往不符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于城建檔案館（室）的長(zhǎng)期或永久保存。

現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專(zhuān)職人員較少，多為科技檔案或是質(zhì)量監(jiān)督站人員兼職管理，專(zhuān)業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報(bào)送檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時(shí)，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項(xiàng)、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內(nèi)容太多，有些問(wèn)題在接收檔案時(shí)并未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，整理時(shí)才會(huì)暴露問(wèn)題，但此時(shí)的報(bào)送手續(xù)已完畢，無(wú)從追補(bǔ)。

提高城建檔案質(zhì)量的對(duì)策

基于上述影響城建檔案質(zhì)量的三點(diǎn)原因，筆者認(rèn)為提高城建檔案的質(zhì)量應(yīng)從以下三個(gè)方面著手解決。社會(huì)檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平以及社會(huì)上對(duì)檔案的普遍認(rèn)識(shí)程度。這種意識(shí)越增強(qiáng)，對(duì)檔案的利用需求就越大，檔案的實(shí)現(xiàn)價(jià)值就越高，對(duì)于社會(huì)的服務(wù)能力就會(huì)增強(qiáng)。所以，一定要培養(yǎng)社會(huì)城建檔案意識(shí)，引導(dǎo)社會(huì)各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強(qiáng)宣傳，提高人們對(duì)城建檔案重要性的認(rèn)識(shí)。城建檔案來(lái)源于城市建設(shè)工程，記錄的是建筑活動(dòng)中的元數(shù)據(jù)，不僅有助于對(duì)建筑物監(jiān)督考核，更為日后的建設(shè)決策提供科學(xué)的依據(jù)。各級(jí)政府部門(mén)要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開(kāi)始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，要將宣傳工作落到實(shí)處，提高全民的社會(huì)城建檔案意識(shí)。

形成階段的保護(hù)工作針對(duì)施工、監(jiān)理部門(mén)忽視檔案管理的現(xiàn)狀，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該建立規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理與工程建設(shè)有機(jī)地協(xié)調(diào)起來(lái)，并把檔案的管理工作納入到工程質(zhì)量的評(píng)定體系之中，按照工程進(jìn)度及時(shí)收集整理，也要考核檔案文件的完備性、準(zhǔn)備性以及真實(shí)性。要將制定好的管理規(guī)范下發(fā)給各個(gè)工程公司，要求公司嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)報(bào)送。另外，還要建立健全建設(shè)工程檔案的報(bào)送制度。城建檔案的報(bào)送要嚴(yán)格遵循國(guó)家級(jí)、省市級(jí)規(guī)范要求，對(duì)城建檔案的報(bào)送、整理要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以提高城建檔案歸檔質(zhì)量的管理水平。要及時(shí)收集整理工程文件，按規(guī)定將編制合格的工程檔案及時(shí)向城建檔案保管部門(mén)移交。同時(shí)，也要結(jié)合地域特點(diǎn)制定有地方特色的管理制度。

城建檔案在城市建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程顯得極為重要，全國(guó)各地均在努力加快城建檔案館（室）的建設(shè)工作，根據(jù)《全國(guó)城建檔案2010年工作總結(jié)及2011年工作要點(diǎn)》的統(tǒng)計(jì)，目前遼寧省共17個(gè)縣級(jí)市，27個(gè)縣城，共計(jì)44個(gè)縣（市）。截至2010年底，設(shè)置獨(dú)立城建檔案館（室）的縣（市）有25個(gè)，占57%。未設(shè)置獨(dú)立城建檔案館（室）的為19個(gè)縣（市），在城建、規(guī)劃、建設(shè)等主管部門(mén)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)城建檔案收集、管理工作，另有獨(dú)立設(shè)置的區(qū)檔案館（室）15個(gè)。其實(shí)，加快城建檔案館（室）建設(shè)的步伐還應(yīng)做到：加大資金投放力度，保障城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，使得城建檔案管理工作更趨專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化。解決城建檔案的質(zhì)量問(wèn)題是一項(xiàng)長(zhǎng)期而且艱巨的任務(wù)，不僅需要各部門(mén)的通力合作，更需要全體城建檔案從業(yè)人員的共同努力。