本文作者：鄒曉軍 林玲 高軍 單位：塔里木大學(xué)

檔案管理員由教學(xué)秘書兼職，由于大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。[1]1.3電子教學(xué)檔案安全問題突出。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息安全的因素很多，一方面來自操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素和網(wǎng)絡(luò)黑客等[2]，另外一方面，檔案管理人員隨意插用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，拷貝他人文件，失泄密事件時(shí)有發(fā)生。因此，必須高度重視校園網(wǎng)絡(luò)信息的安全問題。

缺乏對原始檔案的管理。教學(xué)檔案來源比較廣泛，而且非常雜。既有上級(jí)部門的通知、通告、教學(xué)任務(wù)等，又有教師的教學(xué)日歷、電子教案、教學(xué)大綱等，還有學(xué)生的個(gè)人信息表、學(xué)生成績表等，從而產(chǎn)生了大量的草稿性的、原始的電子檔案，但二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員認(rèn)為經(jīng)過修改、整理后的電子教學(xué)檔案才具有歸檔性，對原始的電子教學(xué)檔案用后就刪，無從體現(xiàn)電子教學(xué)檔案原始性、真實(shí)性和完整性。以學(xué)生成績?yōu)槔芏嘟虒W(xué)秘書認(rèn)為教務(wù)管理系統(tǒng)中有就可以了，沒有及時(shí)進(jìn)行備份，由于操作系統(tǒng)崩潰，使數(shù)據(jù)丟失，這就會(huì)造成無法挽回的損失。

加強(qiáng)全員檔案意識(shí)。首先主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)要樹立檔案意識(shí)，加強(qiáng)對電子教學(xué)檔案的監(jiān)督、檢查；其次要樹立教職工檔案意識(shí)，確立檔案的價(jià)值觀和效益觀，實(shí)行由二級(jí)學(xué)院各部門和教職工立卷歸檔責(zé)任制，把每個(gè)人的電子教學(xué)檔案的建立納入年終考核范圍，以養(yǎng)成隨時(shí)進(jìn)行檔案歸檔的好習(xí)慣。最后作為檔案管理人員的教學(xué)秘書要提高檔案管理尤其是電子檔案管理素養(yǎng)，積極對電子檔案進(jìn)行整理、歸檔，更好的為教育教學(xué)服務(wù)。

建設(shè)和完善二級(jí)學(xué)院電子檔案管理制度。依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院自身特點(diǎn)，制定電子教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，如：檔案保密制度，電子教學(xué)檔案管理制度，檔案員責(zé)任制度等，一定要有可操作性，以便對電子檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。加強(qiáng)安全防范能力。首先要嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案保密制度，即配置檔案管理專用電腦，保證專人專用，設(shè)置開機(jī)密碼，不得讓他人使用，不得隨意插用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，拷貝他人文件等。其次加強(qiáng)技術(shù)保障，包括安裝最新防毒軟件和防火墻，不斷安裝軟件補(bǔ)丁更新系統(tǒng)漏洞，對重要文件進(jìn)行備份，從多個(gè)方面進(jìn)行防范，盡一切可能去制止、減少一切非法的訪問和操作，把不安全因素降到最小。另外，為了防止檔案專用電腦出現(xiàn)故障，每個(gè)月需對電子檔案進(jìn)行備份。

加強(qiáng)對原始電子檔案的管理。電子檔案收集相比紙質(zhì)檔案收集更加復(fù)雜，既要保證其真實(shí)性和完整性，又要保證其原始性。電子檔案不如紙質(zhì)檔案直觀，若不及時(shí)收集，就很可能散失毀壞，必須從文件形成之時(shí)起采取措施對電子檔案收集管理，實(shí)施全過程管理，切實(shí)做好收集積累工作[3]。為了保證歸檔電子檔案的完整、真實(shí)，由電子檔案的產(chǎn)生者（包括教師，管理人員等）把形成的電子檔案進(jìn)行分類整理后，集中發(fā)送給檔案管理人員，檔案管理人員按照教務(wù)管理系統(tǒng)的模塊進(jìn)行嚴(yán)格分類，歸檔，并做好文件的標(biāo)記及目錄的登記，并及時(shí)將相關(guān)檔案及時(shí)上傳至服務(wù)器，以便相關(guān)師生能上教務(wù)管理系統(tǒng)及時(shí)查閱相關(guān)信息。

開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)階段，我校的檔案管理系統(tǒng)還需要靠人工一個(gè)個(gè)輸入信息，并且是簡單的目錄檢索，檔案數(shù)字化建設(shè)一直比較滯后，如何構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理系統(tǒng)是目前急需解決的問題。積極推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享是我校正在努力的目標(biāo)。目前，教學(xué)檔案全文數(shù)字化還不現(xiàn)實(shí)，可以先把檔案目錄數(shù)字化，供師生進(jìn)行網(wǎng)上查詢，還可以把重要的、價(jià)值高的、師生需求大的檔案優(yōu)先轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好的為廣大師生服務(wù)。

總之，在教務(wù)管理系統(tǒng)背景下，電子教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中逐漸發(fā)揮著重要的作用。同時(shí)，作為一名從事最基礎(chǔ)工作的教學(xué)管理人員，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己的檔案管理素質(zhì)，多思考、想辦法，認(rèn)真研究電子教學(xué)檔案如何實(shí)現(xiàn)與教務(wù)管理系統(tǒng)的無縫對接，以適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)管理的需要。