1背景與現狀

信息服務平臺能集成各種資源，充分發揮各個服務系統的技術和人才優勢，系統地為用戶定位、獲取和交換信息。從國外信息服務平臺建設的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索。早在20世紀60年代后期，以美國為代表的發達國家的服務機構就開始利用計算機技術建立數據庫，向用戶提供系統、豐富、準確的信息。20世紀70年代末，美國政府在州一級建立了以計算機為基礎的電子化信息庫，并與州內所有具有網絡基礎的機構連通；到20世紀90年代初，美國已經建立起了與各州聯網的國家級“美國專題信息庫”。

從20世紀90年代上半期開始，以社會信息化和辦公自動化為基礎，發達國家的電子政務迅速發展。這不僅實現了政府管理與服務的網絡化，也使政府網站等網絡公共服務平臺快速建立并發展起來，信息服務從此由基于辦公自動化的發展時期跨入基于網絡管理的發展時期，公共服務的信息資源共享、自主自助式的服務逐步制度化與常態化。目前，我國的信息服務平臺，大多數是以數字圖書館為基礎進行構建和運行的，如CSDL[1]和CALIS[2]服務平臺等，可提供文獻數據庫、學科門戶、學位論文、新聞聚合、公共檢索、館際互借、文獻傳遞等服務業務。但是隨著社會的發展和深入開展工作的需求，信息服務的內容更加廣泛，尤其是一些國家機關、企事業單位在財務管理、物資管理、圖書管理、工程設計等方面實行了網絡管理，工作本身產生的各種信息量也迅速增加，用戶要求具有良好的保護環境和利用手段，迅捷、全面、多渠道的獲取、挖掘急需的信息，渴望獲得高質量、個性化的信息服務。已有的信息服務平臺（網絡管理系統）隨之顯現出很多局限，如：由于缺乏整體規劃，導致各業務系統建設各自為戰，后續的子系統往往來自不同的供應商，技術異構造成系統之間的通信和數據共享困難，使得各單位的管理系統和數據資源類型各異、來源不一，最終導致管理數據重復錄入，無法統一使用，形成相互獨立的信息孤島，它的產生不僅使信息和數據無法共享，更不能滿足用戶的信息需求，同時也造成大量的重復建設和浪費。消除信息孤島的最大難題是信息的組織管理與整合，即如何在現有網絡管理的基礎上，建立一個公共統一的應用交換平臺，這就要借助于網絡管理來支持用戶對信息的有效利用，從而長期保證信息服務的高效實施。網絡管理與信息服務的這種內在相關性要求將網絡管理的理念、方法融入到信息服務平臺的建設中，并有機結合起來，這項研究對網絡管理怎樣與檔案信息服務平臺建設融合問題所見甚少，本文立足于解決這一實際問題的方法，給出一種基于網絡管理的檔案信息服務平臺協同構架，以實現資源的整合與協同利用。

2檔案信息服務平臺對網絡管理的影響

2．1網絡管理的基本含義及特點

網絡管理是指應用計算機等現代先進技術設備來處理信息和辦公室事務，實現信息的自動發送、傳遞、接收、儲存等，以加快信息的流通，提高信息的準確性。由此可看出，網絡管理是一種通過計算機網絡，將信息與用戶聯系起來，利用計算機通信技術和多媒體技術進行多向交流的管理方式，這種管理方式與傳統的管理模式相比有如下特點：首先，網絡管理改變了信息的形成、傳遞方式及形式。不再受時間及工作環境的限制，從單位的特定辦公地點到網絡連接的所在地，網絡連接的各科室將信息輸入微機，既可提供日常查閱管理，又能改變信息材料的形式：一是在材料來源上，網絡管理中使用的材料，可以是信息材料形成者自己在網上發布的信息和知識，也可以是工作人員對網上信息資源進行篩選后下載的資料，還可以是職能部門二次加工開發的信息（知識含量高）。二是在材料形式上，既有以單純文字形式表現的文本性信息，又有以多媒體形式表現的集科學性、趣味性和藝術性于一體的軟件。三是在信息的實效性上，網絡管理中所使用的管理軟件，要求將工作的基礎理論知識與最新知識有機地結合起來，既要有穩定的一面，又要能充分反映實效性的一面，以保證用戶所取信息的實用性。其次，網絡管理是一種注重雙向接收、利用、交流的管理方式，用戶能在利用過程中發現信息是否符合要求，主動向工作人員或信息形成部門要求及時彌補應有的信息以滿足自己的需要；反之，工作人員和形成信息的部門也能通過網絡對用戶的利用過程及他們到底需求什么，怎樣才能滿足他們的利用需求進行了解，根據用戶的實際情況及時補充所需信息。用戶不僅僅與工作人員發生交流，還能通過網絡與工作人員進行直接對話，從而獲得對找到有用信息和知識的幫助。同時用戶還可以通過網絡與其他用戶就相同目的的利用進行討論，在討論中獲得啟發，這種交流是經常的。最后，網絡管理具有較強的協作性。可跨越部門與部門、部門各科室、單位與外部用戶之間的分界線，為彼此因空間、組織結構、業務分工間隔了的管理工作者提供了一個技術支持。由此可見，網絡管理體現了管理的目的和接收、利用模式的統一。也為檔案信息工作者提供了發掘信息、加快信息的傳遞、擴大信息的利用范圍的手段。作為一個單位內部機構的檔案信息管理部門，已具備較好的基礎；從物質基礎看，配有各種類型的計算機，并裝有業務管理應用軟件，工作人員熟悉單位檔案信息資源需求，對本單位產生的檔案信息有一定了解，設計出的系統在速度、效果各方面會更方便、高效，使得平臺建成后貼近本單位的使用需求，更能為用戶提供全面、優質的服務。只要根據各自的實際情況，注重網絡資源的整合與利用，就能推進檔案信息服務平臺建設的進程。

2．2檔案信息服務平臺對網絡管理的影響

2．2．1大管理觀念的樹立

檔案信息服務平臺強調以信息為中心，充分考慮用戶的需求、部門科室之間的信息交流以及信息資源的共享，打破了按組織機構設置的職能進行分工，使信息的收集、加工、保管、整理和服務相互分離，不同及相同類型的信息資源分散在不同的管理系統的模式，而成為“運用集體的智慧提高應變能力”，建立有利于管理工作者與用戶彼此合作的工作方式。在這一背景下，網絡管理人員將從后臺走向前臺，這一顯著特點成為決定檔案信息服務平臺運作的主體，既體現了管理人員的自身價值，又為個人素質和能力的提高創造了空間[3]，在與網絡管理協同的檔案信息服務實施中，管理人員通過組織的支持有效促進自我充電，這樣的良性循環使人力資本或信息積累成為改變信息產出的顯著變量，管理人員的可持續發展必將推動檔案部門實現開發信息過程的優勢互補和各種信息資源要素的全方位優化。所以，檔案信息服務平臺的建設能使檔案部門拓寬思路，走信息管理集成之路[3]，使管理組織功能聚變放大。