基于高等學校固定資產管理系統的研究

　　摘 要：固定資產是教育資源的重要組成部分。隨著信息時代的來臨，學校固定資產也已經進入了信息化管理時代。如何運用信息化技術對學校固定資產進行高效管理，使之滿足高校的建設發展需要，是值得探討的問題。文章以實踐者的角度對完善高校固定資產管理的方案及學校固定資產管理系統進行探究與分析，其目的在于解決固定資產與科技如何相融合的問題。

　　關鍵詞：高等學校;固定資產;資產管理系統

　　1 加強和完善高等學校固定資產管理系統的必要性

　　高校固定資產是保障學校的教學、科研、管理等各項活動順利開展的物質基礎條件。近年來，隨著我國高等學校教育規模的迅速發展壯大，固定資產數量也越來越多。同時，資產構成也日趨復雜，管理難度也越來越大。如何做好資產精細化管理現已成為高校普遍面臨的共同課題[1]。

　　許多學校為了滿足擴招、創建示范性院校等需要，加大了對教學設備、實驗室、宿舍等地方固定資產的投入，隨著學校的不斷發展壯大，占用、擁有的資產規模日益龐大，種類越來越豐富，管理難度越來越大，管理要求也越來越高。

　　隨著計算機與信息技術不斷地發展，使用過去的人工管理或單一計算機的方式來管理資產，消耗了大量的人力、物力，各種管理信息也不能共享，不能適應高校日益增長的信息化需要。目前，信息化的工作已在各個高校開展得如火如荼，特別在日益龐大的高校固定資產管理方面，如何利用信息化將高校固定資產管理資源信息共享，達到節約人力、物力，提煉管理效果、提高資產利用率、盤活資產，使資產增值最大化是重要的課題[2]。

　　2 高等學校固定資產管理的主要問題

　　我國高等教育近年來發展迅猛，高等學校占有、使用的固定資產規模急劇膨脹，其構成日趨復雜，管理難度越來越大。而高校固定資產管理工作一直是高校管理的一個薄弱環節，管理基礎工作不夠規范，資產安全控制體系尚不完善，家底不清、帳帳、帳實不符、資產流失的現象在不少的學校依然存在[3]。

　　資產管理對校方決策、科研活動和教育教學的影響日益增強，重要性不言而喻。然而，一直以來資產管理沒有跟上院校的發展步伐，并且一直是院校相對薄弱的環節，所存在的問題比較多和廣，主要表現在4個方面：

　　(1)資產登記的延時性。學校的資產管理受到辦公地點的限制，分布在各個樓棟的資產如果被借出或者歸還時，工作人員沒有回到辦公室馬上進行登記，很可能導致遺忘。

　　(2)資產管理的低效性。各部門對學校固定資產管理各自為政，資產管理效率十分低下。由于沒有固定人員對資產進行管理，資產入賬往往口徑不一，在日常的管理過程中，易出現錯誤與混亂。

　　(3)資產管理人員分配的隨意性。學校資產管理活動均未統一納入由某一個部門來管理，從事資產管理工作的往往為兼職人員，或者上級臨時安排，無專門從事資產管理的人員，這些使得資產管理人員流動性較大。與此同時，由于缺乏資產管理等辦事條例和解決辦法，各資產管理人員都按照自己的習慣對資產進行管理，導致資產管理的隨意性較大。

　　(4)學校對資產管理的低重視性。學校資產管理長期不受到重視、投入管理的經費相對較少，并且原有的單機式資產管理軟件無法實時共享儀器等信息，導致資產管理人員需要自己收集、錄入相關資產數據，這樣一來工作效率變低、出錯率也高，常常導致賬目與錄入信息不相符。在此基礎上，學校缺乏對資產人員的工作實施績效考核制度，使得準確、精準地管理學校固定資產難度加大。

　　3 高效管理高等學校固定資產的對策

　　3.1 人員管理模式

　　對于學校固定資產管理的人員安排需要遵循“統一領導、分級負責、責任到人”。

　　資產處、財務處、后勤處、信息中心等部門需要協調統一工作，每年定時、定點、定人員，下到教學樓、實驗室、辦事場、寢室進行學校固定資產的盤點。盤點時應先制定計劃，確立目標，然后再規范、有序地進行學校固定資產盤點等操作。

　　3.2 搭建高等學校固定資產管理系統

　　充分利用網絡技術改造現有的資產管理系統實現高校資產管理的網絡化和辦公自動化，并最終建立一個通用的資產管理系統成為高校實現跨越式發展的重點之一[4]。

　　要想高效地進行學校固定資產的盤點，少不了“利器”—高等學校固定資產管理系統。如何搭建學校固定資產管理系統又是解決高效盤點、管理學校固定資產的關鍵。

　　進行固定資產管理的關鍵就是高效地登記、調取相關資產的各種信息，比如：金額、數量、出廠日期、資產編號、制造產商、資產名稱等。

　　在建立系統之初，需要對系統的主要功能進行分析，即該系統需要具備哪些基本功能，下面是對其主要功能的介紹。

　　從用戶操作界面，能手動輸入信息、功能菜單點擊、APP查詢、錄入、刪除等幾種操作方式角度上來看。總結出該系統的用戶應該具有以下功能：

　　(1)固定資產的添加。在系統中添加相關資產的信息。例如，資產名稱、數量、制造商、出廠日期、金額、資產編號、說明、資產部門、倉庫、入庫人員。

　　(2)固定資產信息查詢。在系統中查詢相關資產的信息。例如，可以利用資產部門進行查詢，只要輸入部門名稱就可以查詢到相關資產信息。還可以根據資產編號進行精確查詢。

　　(3)固定資產借還信息查詢。通過該窗口可以對資產的借還狀態進行查詢。例如，可以大范圍查詢，按照歸還狀態進行查詢、按照部門進行查詢、按照資產名稱進行查詢。可以精確查詢，按照固定資產編號進行查詢

　　(4)固定資產的修改。對固定資產相關信息進行修改。例如，金額、數量、出廠日期、資產編號、制造產商、資產名稱、資產編號、說明、資產部門、倉庫、入庫人員。

　　(5)固定資產的借還狀態。對固定資產的相關狀態進行顯示。例如，租借日期、擬還日期、租借數量、租借人、資產名稱、歸還狀態、相關說明、生成流水號、租借部門和公司、所屬倉庫、所屬部門、批準人。

　　推薦閱讀：水利工程管理固定資產管理思考分析