高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思路

　　這篇檔案管理論文發(fā)表了高校檔案信息化管理現(xiàn)狀及建設(shè)思路，做好檔案管理工作可以提高工作效率和資源利用效率，高校檔案信息化管理也提高了高校檔案工作的服務(wù)效率，有效推進(jìn)檔案信息管理工作，論文介紹了當(dāng)前高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并給出了建設(shè)思路。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理論文,高校檔案,信息化管理,服務(wù)效率

　　信息化時(shí)代，高校檔案工作也在不斷進(jìn)行著自身的信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是當(dāng)前高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)，也是提升該項(xiàng)工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。本文將通過(guò)具體分析當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀，為新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)提供一些思路。

　　一、高校檔案信息化管理的必然性

　　1.高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面。目前，我國(guó)高校都開(kāi)始運(yùn)用信息技術(shù)著力建設(shè)數(shù)字化校園，校園網(wǎng)的建立，也使得檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫對(duì)接。信息化技術(shù)水平的高低已經(jīng)是衡量我國(guó)高校檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)度的最重要依據(jù)。由此可見(jiàn)，當(dāng)下高校檔案信息化管理是高校檔案辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)。在信息化大環(huán)境下，利用新的管理方式將紙質(zhì)文件資源和電子文件資源進(jìn)行有效、有序歸檔，并將處理完成的資源輸入到檔案信息化管理軟件中生成數(shù)字檔案，已是高校檔案信息化管理工作的最基本和最日常的內(nèi)容。

　　2.提升高校檔案工作服務(wù)效率的關(guān)鍵所在。新時(shí)期高校檔案信息化將能夠?yàn)楦咝Ｄ酥辽鐣?huì)提供大量必須的、可靠的、公共性的、基礎(chǔ)性的原生信息，從而有效實(shí)現(xiàn)信息共享，并為開(kāi)發(fā)和運(yùn)用社會(huì)公共信息資源提供了基本條件[1]189。更重要的是，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)的所有檔案信息，更方便被開(kāi)發(fā)運(yùn)用和發(fā)揮出更為廣泛的社會(huì)效益，從而有效開(kāi)拓了高校檔案信息化管理工作的服務(wù)空間和提升了其服務(wù)效率。而且在具體的檔案管理工作中，工作人員在檢查和驗(yàn)收數(shù)據(jù)的時(shí)候，可以借助檔案信息化管理系統(tǒng)來(lái)自動(dòng)完成歸檔工作，這就大大降低了抄錄的工作量，減少了檔案生成和被運(yùn)用的周期，因此從這點(diǎn)看，也提升了高校檔案工作的服務(wù)效率。

　　二、當(dāng)前高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

　　1.高校檔案信息化程度偏低，功能單一。雖然，這幾年高校檔案信息化管理工作在數(shù)字化校園建設(shè)的不斷驅(qū)動(dòng)下，取得了一定的成績(jī)，然而從總體上來(lái)看，高校檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程還比較緩慢，也不夠全面、均衡，尤其是其程度偏低，功能過(guò)于單一，僅僅能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的檔案管理和存儲(chǔ)工作，已無(wú)法滿(mǎn)足高校乃至社會(huì)對(duì)該類(lèi)資源的需求，使得其工作效率和服務(wù)效率并未取得較大提升。

　　這導(dǎo)致很多高校在檔案管理工作的具體工作模式和具體技術(shù)方面，仍然遵循的是傳統(tǒng)紙質(zhì)資源檔案管理范式，其具體工作內(nèi)容對(duì)象仍是實(shí)體檔案，信息化技術(shù)也只發(fā)揮了最基本的輔助功能，僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄管理的信息化，尚無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案全文管理的信息化。由此可見(jiàn)，當(dāng)前高校檔案信息化管理工作還不能與時(shí)俱進(jìn)，其信息化程度還有待進(jìn)一步提高，其功能也需要不斷去完善和更新。

　　2.高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層。高校檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容分別有，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源的運(yùn)行機(jī)制建設(shè)、檔案信息資源的人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用建設(shè)。然而，雖然一些高校在不斷對(duì)它們進(jìn)行投入，一些硬件設(shè)施、人才隊(duì)伍、培訓(xùn)機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制、管理制度等等被一一完善和建設(shè)起來(lái)，但是在檔案管理理念上，卻依然遵循的是傳統(tǒng)的實(shí)體檔案資源管理思維，這也意味著高校檔案管理理念與信息化發(fā)展斷層，檔案管理模式依然落后[2]154。

　　3.高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足。盡管大部分高校都在不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，不斷完善和更新硬件、軟件的環(huán)境條件，但是總而觀之，其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)仍有不足。甚至一些高校由于檔案管理意識(shí)不足和后期資金不足，造成檔案管理部門(mén)的一些基礎(chǔ)設(shè)施尚未建設(shè)完善[3]125，檔案資源的安全方面項(xiàng)目建設(shè)也被擱淺，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的正常運(yùn)行，影響了其服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)安全。總之，當(dāng)前高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，成為制約高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新化、標(biāo)準(zhǔn)化的最現(xiàn)實(shí)障礙。

　　三、新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)思路

　　1.信息整合，打造高校數(shù)字化檔案資源體系。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，那么首先要進(jìn)行信息整合，打造出高校數(shù)字化檔案資源體系。具體操作是：

　　第一，要打造出檔案信息資源的數(shù)字化資源體系。首先，要注重收集、歸納、統(tǒng)計(jì)有重要價(jià)值的高校檔案信息資源，而后經(jīng)過(guò)調(diào)查分析來(lái)找到信息資源源頭，以后再定期從相關(guān)部門(mén)去收納早前就制定好的這類(lèi)檔案信息資源。在這里需要注意的是，高校檔案室要通過(guò)監(jiān)督、指導(dǎo)、行政指令讓下屬單位將信息采集工作生成制度化流程，全面輻射到每個(gè)工作重點(diǎn)之處，從而有效收集到各個(gè)部門(mén)在自己具體工作中生成的極具價(jià)值的檔案信息資源，在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，還要注意將有關(guān)黨群、教學(xué)、行政、人事等類(lèi)型的檔案資源進(jìn)行有效的信息整合，歸納到一起，從而確保該類(lèi)工作的高效性和完整性;其次，對(duì)學(xué)生類(lèi)、人事類(lèi)等一些檔案信息資源進(jìn)行信息整合，再歸檔;再次，要不斷強(qiáng)化對(duì)電子檔案資源的管理與歸檔。最后，要借助信息化技術(shù)將檔案室存儲(chǔ)的檔案文獻(xiàn)資源數(shù)字化，如將紙質(zhì)檔案信息資源輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中等[4]33。

　　第二，要打造出檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)資源體系。即根據(jù)已有的電子文件檔案資源來(lái)建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)：一開(kāi)始應(yīng)不斷建設(shè)和完善目錄資源的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，而后對(duì)重要檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資源的全文信息數(shù)據(jù)化。這樣將極大方便對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用。在檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)資源建設(shè)中，學(xué)生的學(xué)籍信息、教師的業(yè)績(jī)信息都能納入其中，這將對(duì)高校的教學(xué)工作發(fā)揮重要意義，從而提升了高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

　　第三，以檔案室作為基點(diǎn)和中心，來(lái)架構(gòu)一個(gè)輻射到高校所有部門(mén)的檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)資源體系，這將方便檔案室對(duì)其他部門(mén)提供的檔案資源的收集、加工、開(kāi)發(fā)和管理，而且也有效實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

　　2.平臺(tái)建設(shè)，注重高校檔案系統(tǒng)建設(shè)及服務(wù)延伸。在新時(shí)期，高校檔案信息化管理工作必須要注重對(duì)其管理平臺(tái)的建設(shè)。首先，建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)。要不斷加大對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)施的投資，不斷添加和更新硬、軟件設(shè)施，例如購(gòu)置計(jì)算機(jī)，架設(shè)網(wǎng)絡(luò)，采購(gòu)圖像識(shí)別、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等物件，除此之外還要購(gòu)買(mǎi)或者自行開(kāi)發(fā)一些先進(jìn)的檔案信息化管理軟件程序，來(lái)提升該項(xiàng)工作的信息化水平。值得注意的是，在基礎(chǔ)管理平臺(tái)建設(shè)中，要確保檔案管理系統(tǒng)與高校檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，以使得平常各部門(mén)對(duì)各種信息資料的處理工作與高校檔案管理工作對(duì)接起來(lái)。當(dāng)然還要做好平臺(tái)系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，以保證檔案信息資源的完善性、客觀性、安全性。

　　其次，建設(shè)檔案信息資源的社會(huì)共享服務(wù)平臺(tái)。具體做法是要不斷更新和優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而滿(mǎn)足社會(huì)各界的需求，如主動(dòng)為一些合作企業(yè)推薦優(yōu)秀的學(xué)生信息檔案資源等[5]20。同時(shí)還應(yīng)該逐漸建設(shè)起電話(huà)咨詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)資源共享，甚至是上門(mén)服務(wù)等服務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目。當(dāng)然還要借助信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷建設(shè)自身的各種資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而方便對(duì)檔案資源的檢索，提升其服務(wù)質(zhì)量。再次，建設(shè)更廣泛的檔案信息資源管理共享網(wǎng)絡(luò)。如何研究單位、合作企業(yè)、其他高校等建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)，從而讓高校的檔案信息資源分享到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)中，這不但能提升其利用率，延伸其服務(wù)，也有利于對(duì)其進(jìn)行資源優(yōu)化與開(kāi)發(fā)。

　　3.人才建設(shè)，打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。在高校檔案信息化建設(shè)中，要注重人才隊(duì)伍建設(shè)，從而打造一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。

　　[1]商桂君.高校檔案管理信息化務(wù)實(shí)性建設(shè)的思考[J].科技風(fēng),2016(21):189.

　　[2]于昕鑫.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(19):154-155.

　　[3]劉莉萍,劉昱.高校院(系)學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)思考[J].鄖陽(yáng)師范高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào),2011(2):124-126.

　　[4]萇燕.對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(19):33.

　　[5]牛小娜.我國(guó)高校基建檔案管理現(xiàn)狀研究[D].安徽大學(xué),2016.

　　[6]董博宇.關(guān)于新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].知音勵(lì)志,2016(17):251.

　　[7]沈?yàn)t.淺析高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及應(yīng)用策略[J].教育教學(xué)論壇,2013(47):140-141.

　　[8]金丹.遼寧省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀研究[D].遼寧大學(xué),2014.

　　[9]王燕.高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué),2014.

　　作者：徐茵 單位：山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院

　　推薦閱讀：《城建檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由中國(guó)城市科學(xué)研究會(huì)城建檔案信息專(zhuān)業(yè)委員會(huì)主辦。雜志辦刊宗旨明確，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家關(guān)于出版業(yè)的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策，宣傳黨和國(guó)家及建設(shè)部關(guān)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作以及城建檔案工作的方針政策，開(kāi)展城建檔案學(xué)術(shù)研究，傳遞國(guó)內(nèi)外城建檔案工作信息，交流城建檔案工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)城建檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，更好地為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。