1存在的主要問題

1．1管理制度不健全

制度建設(shè)是檔案管理工作的保障，建立健全檔案管理制度能夠保障檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確與完整地歸檔。個(gè)別水土保持部門沒有建立健全的工程檔案管理制度，致使在檔案管理過程中原件資料丟失與損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1．2檔案管理不規(guī)范

規(guī)范的水土保持檔案管理必須做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔的資料首先經(jīng)過分類整理，并按照要求組成案卷，再按檔案管理規(guī)定的原則和方法，將有保存價(jià)值的資料系統(tǒng)整理并編制目錄，最后經(jīng)過詳細(xì)核對(duì)后裝訂成宗卷。部分地區(qū)的水土保持工程檔案資料缺少統(tǒng)一的編碼管理，致使個(gè)別地區(qū)檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢的難度增加，降低了檔案信息利用效率。

1．3個(gè)別地區(qū)無“專人專屋專柜”管理

個(gè)別地區(qū)水土保持管理人員不足，做不到水土保持檔案的專人管理，致使部分應(yīng)歸檔材料未能及時(shí)完整地歸檔。個(gè)別地區(qū)檔案沒有專門的檔案存放地點(diǎn)和書柜，致使檔案資料無處存放，或保管過程中丟失、破損。

1．4管理人員素質(zhì)亟待提高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)高低直接決定了檔案管理工作的好壞，特別是信息化和數(shù)字化的深入發(fā)展對(duì)檔案管理人員在信息化設(shè)備操作能力方面提出了更高的要求。目前，個(gè)別地區(qū)檔案管理人員傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作能力沒有得到及時(shí)的更新和提高，不能很好地適應(yīng)信息化檔案管理的新形勢(shì)和新要求。

2建議

針對(duì)目前檔案管理工作中存在問題，在總結(jié)已有的成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自己參加檔案管理工作的實(shí)踐，談?wù)劶訌?qiáng)水土保持工程檔案管理工作一些體會(huì)。

2．1領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)籌安排

為了確保水土保持工程檔案資料完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)地歸檔，水土保持部門應(yīng)成立由領(lǐng)導(dǎo)班子組成的檔案工作小組負(fù)責(zé)日常工作的組織協(xié)調(diào)。在日常管理過程中，將檔案管理工作視為內(nèi)業(yè)管理的重點(diǎn)，并從經(jīng)費(fèi)投入和制度建設(shè)等方面上保證日常管理的需要。加強(qiáng)與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的交流，探索水土保持信息有償服務(wù)反哺檔案建設(shè)等事宜，從而不斷提高水土保持檔案管理水平和檔案利用率，使檔案管理過程得以順利實(shí)施，為建檔工作的順利開展創(chuàng)造良好的組織保障。

2．2建立規(guī)章，規(guī)范管理

近年來國(guó)家制定了完整的檔案工作規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)歸檔文件材料的整理原則和具體做法做出了明確的規(guī)定，遼寧省很多地區(qū)也都結(jié)合本地區(qū)的特點(diǎn)制定了細(xì)化與可操作性較強(qiáng)的管理制度。如朝陽(yáng)市水土保持局不斷的探索過程中，規(guī)范了包括收集?整理?分類與歸檔等環(huán)節(jié)的任務(wù)和要求，從而規(guī)范水土保持工程檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案管理工作有章可循。在檔案管理過程中，針對(duì)檔案本身的特點(diǎn)和檔案管理工作的特殊性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)安排，合理歸類。建立完備的借閱制度，做到借閱登記，歸還簽字，避免丟失，充分保證全部檔案資料安全有效地服務(wù)于各項(xiàng)工作。

2．3統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)管理

日常管理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，統(tǒng)一編號(hào)。按年建檔，嚴(yán)格分類，認(rèn)真整理，及時(shí)歸檔，定期整理，確保所有重要資料能夠及時(shí)歸檔并妥善管理。規(guī)范操作流程和分類標(biāo)準(zhǔn)。首先將全部檔案分類:文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案7大類。每一類又分為若干小類，例如，業(yè)務(wù)檔案又分為:小流域綜合治理規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)項(xiàng)目水土保持方案、坡耕地治理實(shí)施方案、水土保持監(jiān)測(cè)、“四荒”資源出讓與治理和水土保持行政執(zhí)法等7類。每一小類再按照年度細(xì)分，同年度的再按照“永久、長(zhǎng)期、短期、10a和30a”等5類保管期限分別整理。先錄入軟件，再打印目錄，裝入標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，盒外按統(tǒng)一格式貼好標(biāo)簽，按照順序存入檔案柜。

2．4專人負(fù)責(zé)，全員參與

各類檔案資料分別由各科室分類整理，待資料全部齊全后移交給檔案專管員統(tǒng)一保管。移交時(shí)雙方分別簽字，落實(shí)責(zé)任，實(shí)行層級(jí)負(fù)責(zé)制。各類檔案均齊備后移交檔案專管員，專管員負(fù)責(zé)登記、歸檔，錄入檔案軟件。在檔案由專人負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，每個(gè)人將代表單位參加的重要會(huì)議材料等資料及時(shí)收集、整理、分類、歸檔，形成了人人參與、人人有責(zé)的制度。檔案管理時(shí)充分發(fā)揮單位職工專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)。技術(shù)檔案及重要技術(shù)資料均由多年從事水土保持專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集、整理。文秘檔案、文件資料及音(影)像資料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集、整理。圖片和照片由擅長(zhǎng)攝影技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集、整理。電子檔案(備份資料)一應(yīng)俱全，由微機(jī)室專門技術(shù)人員隨時(shí)整理，隨時(shí)歸類、存儲(chǔ)于專門電腦，并加設(shè)密碼，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，其他人員禁止使用。

2．5加強(qiáng)培訓(xùn)，完善設(shè)施

加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息處理技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。不斷補(bǔ)充和完善信息規(guī)范化技術(shù)采集數(shù)據(jù)，形成紙質(zhì)檔案庫(kù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)及查詢系統(tǒng)為一體的互動(dòng)管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)水土保持檔案管理信息化，并根據(jù)實(shí)際情況和工作利用的需要實(shí)時(shí)更新檔案總目錄、編制必要的檢索工具。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案存儲(chǔ)條件，設(shè)立專門的檔案室，增添電子信息設(shè)備，安裝檔案軟件，裝備布置檔案室，使空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)備齊全，落實(shí)防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等措施，有效改善檔案室的軟硬件條件。

3結(jié)語

經(jīng)過多年實(shí)踐證明，堅(jiān)持“領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵、規(guī)章制度是保證、人員素質(zhì)是基礎(chǔ)，專人負(fù)責(zé)是保障”能夠切實(shí)做好遼寧省水土保持工程檔案管理工作。但是檔案管理工作需要大量人力、物力的投入，加之水土保持檔案管理工作財(cái)政投入有限。因此，除了重視水土保持工程檔案管理，穩(wěn)步提高檔案管理效能之外，還要在水土保持信息有償服務(wù)反哺檔案建設(shè)等方面進(jìn)行有益的探索。

作者：韓冰 凡勝豪 單位：遼寧省水土保持局