第一篇：企業檔案管理與管理創新

一、在企業檔案管理中存在的問題

企業的檔案管理工作顧名思義就是檔案管理工作的重點是企業內部的基本情況和未來發展的依據，可是在實際的檔案管理工作中，卻沒有充分的落實這一點。一般檔案管理工作都會有一套實用性非常強的設備來輔助檔案管理工作的進行，在該設備中有大量的企業從建立之初到目前為止的所有相關數據和資料，在企業不斷發展的過程中，該設備中的資料內容也越來越豐富，數量也越來越多，不過隨之而來的弊病也顯示出來了，那就是實際的檔案管理工作并沒有完全吻合企業的現狀，兩者沒有統一起來，就給企業的檔案管理工作帶來了很大的困難。

二、企業檔案管理創新的關鍵點

1.企業內部充分認識到檔案管理的重要性

在企業的平時工作過進行中，要充分認識到檔案管理工作的重要性，尤其是領導層的人員更要重視企業檔案管理工作的創新，不能忽視或者無視其作用。針對企業對檔案管理工作認識的重要性不夠，可以由領導層人員開始普及檔案管理的重要性和相關知識，請專家座談講解檔案管理的知識;也可以在一些重要的知識里面選取一些日常性的隨機問題來檢驗企業內部人員對檔案管理工作重要性的認識情況;針對企業比較重視自身的經濟利益的發展，可以收集本企業或者其他相關企業關于用企業檔案解決工作中的問題的例子，讓企業員工能切實的感受到檔案管理工作對于企業來講有多么重要，既能對企業這么多年的發展做一個系統的總結，又能促進企業的發展，還能為企業產生利益糾紛問題的時候做出具體的數據、資料方面的證據，更能保證每個企業內部員工的自身利益。只有對檔案管理工作的重要性的認識程度上去了，才能讓檔案管理工作有一個穩定、和諧發展的空間。

2.企業檔案管理過程的創新

企業檔案管理過程是檔案管理工作的基本流程，做好管理過程的創新，主要分為以下幾方面:其一是要適應企業的發展和科學技術的發展，在企業檔案管理工作中所使用的設備都應該是最先進的，走在科技的最前沿的，讓整個檔案管理的過程變得更加準確、高效，發揮最大的價值。其二是保證檔案管理工作中整個信息網的流通性，的哪敢管理工作并不是脫離企業其他部門而獨立存在的，正相反，它與企業各部門平時的工作過都息息相關，所以要注重檔案管理部門和其他部門的及時交流，尤其是在面對項目的時候，檔案管理工作能更好的促進項目的完成，提高員工的工作效率，對于基本相關的檔案及時更新換代，始終保持在最先進、聯系最緊密的狀態。其三是為了響應國家的號召，在平時工作的時候盡量實現無紙化辦公，也就是說在平時的工作過程中，各個部門發來的檔案最好的電子版的，既便于存放，有備份就不易丟失，即使放的時間再久，也不會造成紙制品的磨損或字跡模糊，影響日后的整理和查找工作，又能降低資源消耗，讓企業更少的用紙，保持環保。

3.企業檔案管理機制的創新

首先要建立一套完整的企業檔案管理機制，在該機制中，要對企業的宏觀調控目標和每個崗位的具體職責都做一個詳細的描述，這樣檔案管理人員在工作的時候才能做好自己分內的工作。在平時的工作進行過程中，可以對檔案管理工作的效率和準確程度做不定期的檢查，保證檔案管理工作的質量。同時對于檔案管理工作的人員也要做好培訓工作，社會在不斷的進步，科技也在不斷的發展，檔案管理人員更要緊跟時代的發展，時刻做好迎接新知識的準備，不定期的根據實際的發展及時對檔案管理人員做好培訓工作，以便能盡快適應飛速發展的檔案管理工作的要求。在面臨突發狀況或者企業的緊急需求的時候，相關的檔案管理人員要能做好查找資料、整理資料、匯報資料等一系列工作，提高個人的檔案管理素質，在面對突發狀況時，也能從容面對，不會手忙腳亂，影響工作的正常進行。同時，在檔案的查找和管理工作中，也應該公事公辦，根據需要資料的部門不同、用途不同而采取不同的對待方式，保證企業檔案的安全性。

4.企業檔案管理部門服務的創新

在如今的時代背景下，企業檔案管理工作再也不是原來的樣子了，在主動服務方面有了更加顯著的變化。主動服務也是時發表展的重要體現，不能事事都等著客戶來尋找提出，而是要從客戶的角度出發，找出適應客戶發展的基本方向和思路，在找尋和整理資料的過程中，更要運用科技的力量，對于客戶的隱藏思想做出分析，更加符合客戶的想法。在服務創新上，檔案管理工作占有非常大的比重，其一要保證本企業檔案資料庫中對于客戶的檔案信息的描述都是真實有效的，這樣設計出的產品才能滿足客戶的要求，合作的成功率才會增加。其二對于客戶基本需求的調查必須要保證真實性和準確性，因為對客戶要求的設想都是根據檔案資料中的內容提取總結出來的，在整理資料過后需要把資料全部轉化為電子版，并做好整理工作，首先要便于企業的管理層人員的閱讀和判別，然后才能做出最終的結論。其三對于一些合作的客戶來說，并沒有時間面對面交流或者是按照自己方便的時間交流，這樣在交流溝通中就出現了很大的障礙，所以在錯綜復雜的及時找尋整理出對合作有利的資料，才能保證主動服務的質量。

三、結語

綜上所述，企業檔案管理工作在社會經濟發展和企業的發展的大背景下遇到了更大的挑戰，面對挑戰，各企業的檔案管理部門不能逃避，而是要及時找出在平時的檔案管理工作中存在的問題，查缺補漏，適應背景的改變，不斷創新，加強企業內部人員對檔案管理重要性的認識，在企業的檔案管理工作過程和檔案管理工作上要進行必要的創新，同時在如今的社會背景下，更要做好對于主動服務的創新工作，不斷提高企業檔案管理工作的水平，為企業的發展提供動力。

作者：周榮云 單位：楚雄鹿城供電局

第二篇：服務企業檔案管理

一、服務企業檔案管理概述

謝倫伯格曾說：“檔案是一個政府借以完成其工作的基本行政工具，它是政府賴以建立的基礎。”這一論斷同樣適用于現代企業，可見檔案管理工作也是服務企業生存和發展的基礎，也是提高企業競爭力的一種有效途徑，而且由于檔案管理的優點和重要作用，使得檔案管理工作越來越重要，可以為企業帶來經濟效益和社會效益，因而在企業管理工作中，檔案管理也是一項重要的工作之一，在企業的發展中有著不可忽視的作用，因此，不斷更新檔案管理工作辦法是檔案管理工作中的關鍵所在。隨著現代知識經濟的發展和經濟全球化的發展趨勢，使得企業檔案管理面臨新的經濟發展環境，因而服務企業也必須正視這種全新的經濟背景，積極應對，提出有效的策略，促使檔案管理水平的提高，進推動服務企業的發展。

二、我國服務企業檔案管理現狀

（1）檔案管理模式滯后性，沒有擺脫傳統檔案管理模式的影響。在市場經濟體制的支配下，許多企業建立了檔案管理機構，但是管理模式不夠現代化、科學化和高效化，而且檔案安全性也不高，使得企業丟失了大量的檔案信息和商業秘密，使得企業遭受很大的經濟損失；（2）檔案管理人員的素質和管理能力不夠高，不能滿足現代檔案管理的技術要求，使得檔案管理水平不高，而且思想不夠開放，比較固步自封，缺乏創新，另外，企業也沒有建立健全檔案管理培訓機制，使得企業缺乏較高管理能力的、掌握現代檔案管理知識的專門檔案人才，從而影響服務企業檔案管理水平的提高；（3）檔案管理理念落后，對檔案管理的重視程度不夠高。雖然企業都認識到知識、信息管理的重要性，但是沒有充分把檔案知識信息資源轉變成企業的資源和無形資產，也沒有很好的利用這些資源，更沒有發揮這些資源占據優勢的重大作用，使得企業的無形資產在總資產中的比例較低，與國內其他先進的企業和國外的企業相比，競爭力不高，制約著檔案管理水平的提高。

三、服務業在知識經濟和經濟全球化的背景下管理檔案的策略

1.知識經濟和經濟全球化概述

第一，知識經濟是以知識為基礎的經濟，是一種新型的富有強大生命力的經濟形態，知識和高素質人才是知識經濟的主要資源。知識經濟有獨特的要求：資源利用智力化，使得智力等資源得到充分利用；資產無形化和產業化，以信息、高科技及時等無形資產在企業的總資產占的比例越來越高；經濟發展可持續化，知識經濟注重經濟發展的生態環境效益，也是一種可持續發展的一種知識形態。第二，經濟全球化是指經濟活動跨越國際，是當代世界經濟發展的重要趨勢，也是當代世界經濟發展的特征之一。經濟全球化要求：貿易全球化、資本全球化、投資全球化、生產全球化等，從根本上說是生產力和國際分工的高度發展，是生產要素在全球范圍內的最優配置。

2.在知識經濟時代和經濟全球化的背景下服務企業檔案管理策略

在知識經濟時代的背景下，檔案管理工作要有新的策略和方法，使得服務企業的檔案管理模式更加現代化、科學化、高效化，促使服務企業的發展更加連續性和高效性。隨著經濟全球化發展趨勢的不斷深入，使得諸如技術、資本、勞動力、知識、信息等生產要素更加全球共享化，這就迫切需要服務企業更新檔案管理模式，使得檔案管理更加現代化、知識化和更具有凝聚力和競爭力。

第一，服務企業要更新檔案管理理念，強化檔案也是企業資產和資源的現代化理念。傳統的檔案管理理念已經滯后，不與世界經濟發展的經濟全球化特征相適應，因而服務企業必須引進現代化的先進檔案管理理念，首先要順應經濟全球化發展趨勢，要樹立檔案也是企業的重要資產和資源，要深刻認識到檔案管理對企業生產發展的重要作用，一方面企業要重視檔案管理工作，另一方面，企業要充分發揮檔案資源的重要作用，更要充分利用檔案資源，使得檔案知識為企業帶來更多的經濟效益和更好的社會效益。

第二，服務企業要提高檔案管理人員的管理能力和水平，建立健全檔案管理培訓機制。企業的管理工作的進行需要管理人才，因而為了實現檔案管理的科學化、現代化、高效化和實用化，企業需要提高管理人員的管理能力和水平，由于現代經濟的繁榮發展，使得檔案信息更為復雜和技術含量更高，因此，企業提高分析檔案信息和處理檔案信息的能力。另外要建立健全企業的檔案管理培訓機制，使得管理人員學到更全面的最新的檔案管理知識和方法，從而提高檔案管理人員的管理能力和水平，進而提高企業檔案管理的進步。

第三，服務企業要改善檔案管理體制，促使檔案管理模式更加完善和科學化。傳統的檔案管理模式已經不適應經濟全球化的發展形勢要求，也已經不能滿足企業發展的需要，因此企業必須擺脫傳統管理模式的影響，改革檔案管理體制，企業應當及時修訂檔案和制定新的檔案管理制度，更新檔案信息，建立健全檔案信息和資料的安全系統，保護企業檔案核心秘密的安全性，以防止企業商業秘密的泄露，減少企業的經濟損失。

四、結論

與時俱進，思想解放，科技創新，都是當代世界經濟發展的主要特征，而服務企業作為國家經濟發展和社會進步的重要力量，也要解放思想，不斷創新，與時代共同進步，而服務企業的管理也是國家經濟方面管理工作中的一部分，因而服務企業要加強各方面的管理，創新管理方法，當然也包括檔案管理。檔案管理在企業管理進步和發展中作用越來越大，而且更多領域的企事業單位也都紛紛建立了專門的檔案管理部門，采用現代化管理理念，使得檔案管理體制更加科學化、現代化、高效化和實用化，進而提高管理水平，促進企業的發展，推動國家檔案管理體制的進步和發展。

作者：王麗霞 單位：廣東省第一建筑工程有限公司

第三篇：企業檔案管理現狀與對策

一、我國企業管理現狀情況分析

1.我國企業檔案管理水平發展參差不齊

企業管理過程中，管理者對檔案管理的意識相對薄弱，檔案管理不能收到足夠的重視，這是造成我國企業檔案管理水平不高的一種十分重要的原因。企業管理者對檔案館的重視程度是關系到企業中該項工作能否做好的關鍵。管理者對檔案工作不重視，相關的工作人員在工作中受到冷遇，必然造成檔案管理人員出現多方面的考慮，進而出現下海、跳槽的想法，或者從事第二職業，這就造成了檔案管理工作質量下降。

2.企業檔案管理工作中檔案材料客觀性、完整性以及準確性不足

科技檔案管理與相關的設計單位之間缺乏有效的溝通，造成科技檔案管理的形成存在環節脫鉤，檔案真實性以及完整性不強。企業檔案管理工作中由于相關的工作人員缺乏對檔案資料的足夠重視，造成在填寫檔案的過程中，檔案填寫常常出現各種各樣的漏洞與問題。這種現狀往往造成檔案管理部門辦理職工失業以及退休等手續時，出現各種各樣的問題。

3.企業檔案管理人員缺乏相關專業知識以及業務素質偏低

這種情況往往會造成檔案管理工作效率低下。由于企業當中從事檔案管理工作的人員未進行相應的專業知識培訓，檔案管理工作的業務能力與水平不足，綜合結構失調，相關工作人員很難適應新形勢下企業檔案工作的需要。

二、我國企業檔案管理措施

1.企業檔案管理正規化、法制化，大力宣傳企業檔案管理重要性

（1）企業檔案管理過程中相關的主管部門包括勞動保障部門以及檔案管理行政單位都應當充分結合地方的企業檔案管理現狀，制定與之相適應的檔案管理制度與辦法。進一步促進企業、代保管部門以及檔案信息的檔案管理范圍及相關標準問題。對違法行為應當予以問責與追究。企業檔案管理過程中，出現檔案被篡改、偽造、銷毀、丟失的情況，根據我國的《檔案法》、《檔案法辦法》以及《保守國家秘密法》中的規定，檔案出現上述中問題的，尤其是造成重大損失的應當依據法律規定承擔相應的法律責任。對于構成犯罪的，應當依法追究刑事責任。（2）檔案行政主管部門行使監管職能。首先，行政主管部門應當充分建立規章制度，規范企業管理內容。企業形成現代化的管理制度應當對檔案管理工作給予足夠的重視，檔案管理作為企業制度建設中的基礎，良好規范的檔案管理制度能促進檔案管理工作的可操作性，提高企業管理效率。

2.企業檔案管理標準業務系統開發與建設

檔案管理工作內容、分類以及檔案用品應當進行規范化管理，形成符合我國社會主義市場經濟發展需要的標準化體系。實現檔案管理信息化建設要求。企業檔案管理形成多級檔案管理數據庫。企業檔案管理內容應當不斷完善，在企業檔案信息中要增加一份針對一份檔案，從建檔到補充材料到轉遞，所涉及的材料內容、時間和具體工作人員和檢查人，以及其他需要說明的情況均要詳實記錄，涉及的具體工作人員如立卷人、移交人、接收人和檢查人，親筆簽字的記錄。可以賦予檔案備考表新的內容。檔案的備考表，要區別與其他門類檔案的備考表，要既簡單，又易于操作，還要可行性強。

3.企業檔案管理人員的培訓與支撐評定納入相關管理體系中

這樣有利于促進檔案管理人員的工作積極性，更是實現檔案管理監督的一種手段。有助于實現檔案管理水平提高。

4.企業檔案管理制度建立應當符合當前我國企業檔案管理實際現狀情況

（1）檔案行政管理部門要密切和各級勞動保障、人事行政管理部門和企業主管部門的配合，要詳細劃分各自的職責，從體制上明確檔案行政機關的監管主體地位。各級勞動保障行政部門要高度重視企業檔案管理，制定規范有效的管理制度，加強督促。（2）完善現有的由用人單位和代保管中心管理檔案的管理模式。各企業主管部門要從適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。

三、結語

企業在發展的過程中應當充分建立檔案信息制度，形成良好有效的檔案管理。作為企業檔案管理，信息化建設的重要內容，檔案管理具有與企業的信息經濟基礎之間進行有效協調的能力，是促進企業發展的重要組成部門。檔案管理部門應當在企業的管理活動中充分發揮其統籌協調功能。為企業實現經濟效益與管理效率提升起到重要的促進作用。

作者：陳靜 單位：河南神馬氯堿化工股份有限公司

第四篇：模具企業客戶檔案管理

1系統的功能與流程分析

1.1系統的主要功能模塊

1）報表統計該模塊有產品信息報表、客戶交易次數和交易機會統計等功能。交易機會統計用TDBChart組件實現產品類型分布的展現。2）系統設置該模塊有編號設置、密碼修改和權限設置等功能。編號設置為單據進行編號設置，包括產品ID、服務ID、客戶ID、業務ID和潛客戶等內容。權限設置功能包括對查詢、數據添加、數據修改、數據打印和查詢范圍等設置不同權限。3）系統管理該模塊有用戶管理、產品信息和服務信息等功能。用戶管理，即設置操作人員。系統初始設置一個超級用戶名和密碼，操作人員可以利用這個超級用戶名和密碼進行登錄，之后，可以設置其他的用戶名。產品信息包含產品ID、產品代碼、產品名稱、發送單位、產品規格和產品報價等信息。服務信息包含服務ID、服務名稱、服務代碼和服務報價等信息。

1.2系統的流程分析

整理出功能模塊與模塊之間的關系后，可得出該系統的簡要工作流程如圖2所示。該工作流程說明如下：用戶通過輸入用戶名和密碼進入系統，若用戶登錄失敗超過5次，系統將自動封鎖登錄窗口；若用戶成功登錄系統，則可以根據擁有的權限進行相關操作。登錄信息和可操作權限是一對一的關系。若登錄用戶為管理員，則可以進行檔案管理、檔案查詢、報表統計、系統設置和系統管理等操作，并能更改其他用戶名的操作權限；若登錄用戶為普通用戶，則只能進行檔案查詢的操作，或是由管理員更改其權限從而可獲得更多的操作。

2數據庫設計與系統的實現

由于客戶檔案信息數據較多，故需先利用數據庫技術將數據存儲到數據庫文件中，然后通過編程接口對數據庫進行訪問，從而實現對數據庫進行有效管理。本系統采用SQLServer2000作為數據庫存儲管理工具。Delphi是面向對象的可視化開發工具，使用Pascal語言編程，能方便地設計各種對話界面。同時，Delphi能連接SQLServer2000，實現對數據庫的各種操作，進而實現功能豐富的數據管理。該系統采用C/S二層網絡結構，以Delphi7作為前臺開發工具，以SQLServer2000作為后臺數據庫開發環境。Delphi7通過設置ADOConnection組件的ConnectionString屬性來連接SQLServer2000數據庫，再利用ADOquery組件對SQLServer2000數據庫中的數據進行訪問，借助SQL語言可以查詢、增加、刪除和修改數據庫中的數據。由于ADOquery組件只能訪問而不能顯示數據庫中的數據內容，因此還需通過Datasource組件使ADOquery和DBGrid連接。DBGrid組件將操作后的數據排列展現，當ADOquery組件中的記錄發生變化時，DBGrid組件的內容也隨之發生變化。本系統根據需求建立了以下數據表：客戶基礎信息表、服務信息表、單據ID表、產品信息表、交易信息表、登錄用戶表、用戶權限表和潛客戶信息表等。

3系統編程設計

3.1登錄界面設計

用戶登錄時，可以選擇普通用戶和管理人員用戶進行登錄，登錄界面如圖3所示。不同的用戶其權限級別也不同。管理人員用戶主要是針對軟件的維護和數據庫的更新，普通用戶只具有該系統的一般使用權限，只能對客戶信息和交易信息進行查詢，不能對數據庫進行數據的添加、刪除和修改，從而可以保證數據庫的安全性。在用戶輸入用戶名和密碼后，系統根據用戶輸入的參數變量將參數進行存取驗證，驗證通過后，將登錄的用戶名保存到一個變量中，以便登錄后使用該變量。具體實現過程依靠自定義登錄函數Login()來完成。

3.2主界面設計

成功登陸后進入系統主界面。菜單欄包含檔案管理、檔案查詢、報表統計、系統設置和系統管理等五個模塊，如圖4所示。可通過點擊菜單進入各個子模塊進行數據操作。主界面運用到的主要組件有MainMenu、ToolBar和StatusBar。在主窗體的OnShow事件中，首先在狀態欄中顯示登錄的用戶名和時間，然后根據登錄用戶的操作權限顯示不同的菜單。

3.2.1檔案管理模塊設計

檔案管理模塊主要用來實現對基本交易信息的添加、修改和刪除等功能。在該窗體中，首先判斷相同的企業信息是否已經存在，如果存在，則可用“以往客戶調取”文本框進行客戶信息的添加和補充；否則，則需在各個管理信息欄目填入相關資料進行交易信息的添加，“添加交易信息”子模塊算法流程圖如圖5所示。該子模塊通過select語句和FieldByName()函數訪問字段，再用ADOquery組件的Append()和Post()函數在數據庫中追加新的記錄。
3.2.2檔案查詢模塊設計

檔案查詢模塊中的“客戶信息查詢”子模塊可利用SQL語言的select語句實現查詢功能，通過對查詢條件的選擇獲得交易客戶的相關信息。圖7為“客戶信息查詢”子模塊界面。檔案查詢模塊中另一個子模塊為“交易信息查詢”子模塊。該子模塊主要運用了ComboBox和DBGrid兩個組件。ComboBox組件實現客戶選擇和時間段選擇的功能；DBGrid組件用于顯示與某公司交易的相關信息，通過OrderBy語句和DBGrid組件的OnTitleClick事件實現排序顯示功能，同時利用DBGrid組件的OnDblClick事件實現對應交易產品信息的查詢。

3.2.3系統設置模塊設計

系統設置模塊中的“權限設置”子模塊是本系統的重要一環。用戶登入系統后，系統內通過程序將權限設置表的privilege值與每一個復選框的tag進行“與運算”，若結果為1，則允許用戶進行該操作，否則將無權進行該操作。具體實現是在一個GroupBox中放置若干CheckBox組件，設置每個CheckBox的Caption和tag屬性與相應菜單項的Caption和tag一樣，在保存設置時，遍歷GroupBox上的所有CheckBox，將被選中者的tag屬性值累加寫入TQX_frm表的privilege字段，即完成了權限設置。將被選中者寫入TQX_frm表的insert字段。“權限設置”子模塊如圖9所示。“密碼修改”子模塊是系統設置的另外一個重要部分。根據算法流程實現密碼修改的功能，同時通過ShowMessage()函數來實現重新輸入的消息提示。

3.2.4系統管理模塊設計

“產品信息”子模塊和“服務信息”子模塊是系統管理模塊的重要部分，它們的設計方法基本相同，在此只介紹“產品信息”子模塊的實現。“產品信息”子模塊界面如圖12所示。“產品信息”子模塊可以對產品的信息進行添加、刪除和修改。方法是：首先通過用戶輸入的產品條件進行模糊查詢，找出相應產品的相關信息。具體是通過ADOquery組件中SQL的add語句和模糊查詢like語句實現。需要修改，調用ADOquery的Edit()函數；需要添加，調用Append()和Post()函數；需要刪除，調用Delete()函數。

4結束語

本系統實現了模具企業的客戶檔案和產品資料的信息化管理。系統前臺使用具有高效數據庫開發優勢的Delphi，后臺選用SQLServer2000作為支撐。系統用戶可根據不同權限對后臺數據庫進行不同的操作。該系統規范了客戶檔案的管理流程，從而提高了企業客戶檔案管理的效率。

作者：湯文燦 劉斌 蔣仕元 單位：華南理工大學機械與汽車工程學院 東莞鉅升塑膠電子制品有限公司