一、企業傳統檔案管理存在的不足

在企業檔案管理工作中一般只是針對相對重要的資料以及具有較高重要作用的基礎性與過程性資料進行管理。而對重要性相對較低的資料，通常只是由企業各部門以及具體項目經辦人自行進行保管。同時，由于企業不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現代企業管理人員的流動性較強，隨著時間的推移，這些基礎性資料將面臨著流失的風險，這將對企業的長期經營發展造成不利影響。傳統檔案管理不能適應信息化發展需要，隨著信息技術在企業經營管理中的廣泛應用，傳統的檔案管理方式與所采用的技術手段已經不能很好的適應企業現代化發展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業所產生的數字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業內部已經逐步實現使用電子郵件在企業內部傳遞的聯系方式。基于此，企業檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環節。

二、企業檔案管理潛在的信息化要求

（一）現代企業市場開發信息需求

現代企業市場開發工作中對企業競爭力的控制不僅僅在于對企業整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業對技術競爭的優勢作用，提高企業進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業市場開拓提供強有力的基礎支撐。

（二）企業發展政策信息需求

企業發展過程中，不但需要結合國家發展的基本國情以及國家整體發展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業在整體技術創新方面的約束，把握好企業技術創新的各個環節。而只有企業具備與發展政策信息化同步時，才能實時掌握企業政策信息，為企業的發展提供內部動力。

（三）企業檔案管理的技術信息

在企業檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業整體發展造成的不利影響，同時調整企業檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業檔案管理的創新質量。

（四）潛在的人才信息

現代企業經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業內部經營管理過程中發揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業的檔案管理信息化建設工作中，企業的檔案管理工作不但需要對企業整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業的發展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業檔案管理的信息化水平。

三、企業檔案管理信息化的建設策略

（一）符合企業檔案信息化建設發展的基本方向

企業不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息。為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發展，現代企業的檔案的生成方式發生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。

（二）創新企業檔案管理手段

現代企業的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。

（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享

企業的傳統檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規章制度的方式建立其統一的檔案管理方式。同時，還要實現企業內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業檔案信息，在服務企業成員的同時，間接的推動了企業的發展。

（四）面向社會，完善檔案信息服務體系

知識經濟時代，信息化是現代企業檔案管理工作的發展方向。因此，企業檔案管理部門要善于通過捕捉極具時效性的信息以得到進入市場的機會。這時，主動提供企業中的部分信息為社會利用，不但可以提高企業的市場影響力，而且可以通過獲取社會信息使用反饋，逐步完善企業檔案信息服務體系，為建設更加完善的信息服務提供基礎。

（五）加強電子檔案管理

在電子檔案的接受、保管、利用過程中，不但要采用合適的技術方法，而且要制定針對電子檔案的管理辦法，提高電子檔案管理的針對性。同時，要強化對電子文件信息的歸檔管理，確保企業檔案的信息化管理水平。以檔案管理的基本要求為基礎，對不同類型載體的檔案進行數字化處理，尤其加強對企業內部的電子文件著錄、鑒定、累積與歸檔工作，確保所生成的電子文件資料完整、真實、有效。

作者：冀孟玲 單位：神華神東煤炭集團公司檔案室