一、當前企業檔案管理工作存在的問題

（一）企業檔案管理意識較為單薄

如今，許多企業領導者仍然沒有意識到檔案管理的重要性，過于重視企業經濟效益而忽視了檔案管理，認為檔案管理工作只是簡單地收集文件材料、沒有有效利用其實用價值。同時，許多企業存在著“業務歸業務、檔案歸檔案”的工作現象，無法將檔案工作同其他內容有效聯系起來，并且，部分企業缺乏主觀能動性，僅僅是為了應付上級檢驗考察而進行簡單的檔案管理工作，沒有將檔案工作擺到夯實基礎的戰略高度。

（二）管理與服務脫節

現代化企業多元化發展，其信息種類也更為豐富，但如今一些企業的檔案門類過于簡單，一些企業檔案信息只注重文書與戶籍檔案等，忽視了與企業業務發展有關的資料的系統收集，導致檔案工作無法全面有效地發揮。其次，部分企業檔案管理由于保護不善導致資源流失。此外，許多企業在具體工作中并沒有積極利用檔案工作，忽視了檔案資料所體現出的價值，沒有利用檔案資料來為企業戰略發展提供有效參考的習慣，導致企業檔案信息資源的閑置。

（三）檔案管理人員專業素質缺乏

就現狀而言，許多基層企業的檔案管理人員為辦公室人員兼任，毫無專業知識，有的管理人員只掌握立卷歸檔的基本知識，并且變動過于頻繁，導致檔案管理過于混亂，無法發揮其應有的作用。并且由于企業在日常的辦事流程當中自主性大，例如一些項目審批往往先斬后奏，造成檔案管理失控，手續不完整，導致檔案資料缺失，重要文件與審批手續不全。同時，有些管理人員的工作責任性不強，導致企業檔案資料的準確性、完整性與客觀性差，漏洞百出，無法適應新時期企業檔案工作的需要。

（四）企業檔案工作主體不明確

當前有許多企業的檔案工作主體觀念存在著變差，部分企業將人事檔案當成了企業檔案管理工作的全部，但忽視了企業自身發展所需要的整體信息價值。檔案主體的明確性是企業檔案工作的關鍵因素，而主體的錯位則導致了企業檔案的有效開發與利用受到影響。

二、創新企業檔案管理工作的建議

企業檔案工作在企業各項活動與社會主義經濟建設中的作用越來越大，每一個檔案工作者需要針對其現狀以及存在的問題，積極探討新的方式，強化責任與服務意識，推進檔案管理信息化與資源集約化，做好新時期的檔案管理工作，從而使檔案管理發揮其最大價值，現具體談談幾點企業檔案工作的創新建議。

（一）強化責任意識，健全機構

企業檔案工作貫穿于企業的各個部門與層次，是企業的信息資源，因而企業領導者需要將檔案管理例如企業管理工作的重要日程，提升對其重視程度，同其他工作同安排、同研究，定期召開檔案工作會議，協調并部署檔案工作中的問題。同時，需加強檔案工作制度建設與網絡管理建設，落實責任制，保障檔案工作的基本專項經費，并將其列入企業發展計劃當中。此外，挑選責任心強與整體素質高的員工擔任檔案日常工作，積極宣傳檔案工作制度，認真學習國家與行業的檔案工作標準，提升責任意識與自覺性，保證檔案工作的質量。

（二）推進檔案信息化建設

如今隨著電子信息技術的不斷發展，工作管理信息化逐漸普遍。而企業檔案工作也需要朝著信息化模式不斷完善。首先，在文件管理上，可以利用相關的軟件對檔案進行科學收集、整理與編制檢索等，從而大大提升工作效率。同時可以為檔案編研工作提供更為方便的服務。而目前一些檔案管理軟件通用性不高，缺乏信息管理相關功能，并且不能夠實現文檔一體化。因而企業需建立起一個檔案一體化系統，將辦公自動化與檔案管理融為一體，例如利用掃描儀將檔案徹底數字化，建立起網絡檔案數據庫，不斷提升檔案工作的共享性、服務性與規范性。

（三）服務創新

同傳統的檔案利用服務相比，信息時代下文件檔案服務工作更具全面性與靈活性，有了更大的創新與發展空間。針對現代化企業檔案工作的服務創新，首先，要樹立起信息服務的理念，強調主動服務，因而檔案管理人員需要對信息的來源于信息共享保持高度重視，需不間斷地保持信息的新鮮程度，了解檔案用戶的潛在需求，針對性地規劃出服務內容與形式。同時，在信息服務的方式上，要充分考慮用戶信息需求，為用戶提供一個專門的信息利用平臺，過濾掉用戶不需要的信息，幫助用戶快速、準確地得到想要的信息。促進檔案服務的人性化與主動性。此外，需建立起信息專題，深層加工信息形成信息產品，促進信息資源的共享，突出企業用戶權益。

（四）提升人員素質，改善管理質量

企業檔案部門需建立起專業的復合型人才隊伍，要求檔案管理人員具備現代檔案管理所需要的知識，例如計算機、信息管理與經營管理等，并且要熟練掌握計算機操作與各類專業知識，促進其適應新時期的檔案管理工作。同時，要改善管理質量，必須要創新管理方式，例如增強員工激勵機制，適當地引進競爭激勵機制，推行聘任合同制，對管理人員實行擇優上崗，發揮出員工的潛力。此外，要促進管理人員更新觀念，促使他們對檔案管理工作產生更積極的認識，讓他們了解到檔案工作的重要性以及自身對企業的重要作用，而不是傳統的所謂的“倉庫保管員”，從而提升工作積極性與責任感，促進檔案工作為企業發揮更大的經濟社會效益。

三、結束語

企業檔案管理工作在企業管理中的作用不可替代，新形勢下，檔案管理工作者必須要做到與時俱進，不斷加強基礎建設，提升自身專業與綜合素質，利用信息技術大力開發企業檔案信息資源，并積極探索創新檔案管理理念與方式，使其與企業的發展創新保持一致，從而發揮企業檔案管理的最大作用與價值。

作者：郝曉燕 單位：神華神東煤炭集團公司檔案室