論如何調整企業電算化的管理制度電算化管理論

　　論文摘要： 為了保障會計信息系統的正常運行，必須定期對系統的硬件和軟件進行檢查和維護，并對檢查過程中出現的問題進行記錄，對系統運行過程中出現的故障及時進行維修并記錄，定時對軟件和硬件進行升級，以確保系統的安全和系統運行的效率。安全控制，是指采用各種方法保護會計數據和計算機程序，以防止會計數據泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統安全控制主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和病毒的防范與控制等。實行會計電算化后，財務會計部門應根據會計電算化系統的特點，制定硬件和軟件的有關操作、管理和維護制度。

　　關鍵詞： 會計電算化,企業,內部控制

　　引言

　　會計電算化是會計工作現代化的必然趨勢，并對企業會計內部控制產生新影響。會計電算化可能造成會計信息系統無法判斷經濟業務發生的合理性、合法性和真實性，以及會計信息的完整和安全性不能夠得到很好保障等問題。企業應當采取必要的應對措施，不斷完善企業內部控制制度，以更好地發揮會計電算化在管理中的作用。

　　會計電算化是會計改革和會計工作現代化發展的必然趨勢，它不僅是對會計理論、會計實務、會計數據處理手段的變革，而且會對企業會計內部控制制度產生深遠的影響。會計電算化在給企業帶來巨大效益的同時，也可能帶來巨大的風險。因此在會計電算化環境下如何建立有效的內部控制機制就具有十分重要的意義。本文主要討論了如何健全和完善會計電算化環境下的內部控制制度，以加強企業的內部控制，降低企業風險。

　　一、會計電算化對內部控制的影響

　　實行會計電算化后，會計人員的工作任務、會計工作的職能劃分、責權關系、稽核關系及會計文檔的管理形式等會計業務關系都將發生一系列的變化，其中對企業內部控制制度的影響最為明顯。

　　1.控制對象的變化

　　在手工會計環境下，人是所有會計業務組織和執行的主要因素，所以人是控制實施的主體。內部控制的方式主要是職權、不相容職務相分離的內部牽制制度等。在此原則的基礎上，人們在手工會計業務處理程序的各個關鍵環節，設立了相應的稽核和審查制度，如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符，以及必須由各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，主要反映為人對人的控制。會計信息化后，由于會計賬務的處理都是通過會計軟件來實現的，因此，會計信息化條件下的控制應轉變為對計算機內部和人的控制相結合的方式。

　　2.安全性的變化

　　在手工會計環境下，企業的經濟業務都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、賬、表。這些紙質原件的數據若被修改，則很容易辨別痕跡。并且每個工作環節都必須經過層層復核、道道把關。而在會計電算化下，會計人員只需錄入原始的信息數據，其他程序則由計算機來完成，并且將數據存儲在磁介質中。這種情況下會計信息的安全性大為降低，人們修改或刪除數據變得更容易，并且可以做到不留痕跡。因此數據的安全性問題成為內部控制中的一個非常重要的問題。

　　3.會計環境的復雜化

　　計算機技術和網絡技術的引入，使會計系統變得更為復雜，為了保證會計電算化環境下會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性，達到企業內部控制的目標，企業會計內部的控制范圍也相應地擴大了，增加了內部控制的內容，如：網絡系統安全的控制、系統權限的控制、計算機病毒防治、計算機操作管理、硬件和軟件的維護與管理、系統管理人員與維護人員的崗位責任制度，以及相互的牽制制度等，都成為信息化條件下內部控制所必須面對的問題。

　　由此可見，從傳統的手工環境下的會計系統到會計電算化環境下的會計系統，系統內部控制的基本要求和目標并沒有變，會計核算的基本原理和方法也沒有變，發生較大變化的是系統控制的范圍與對象。

　　二、在會計電算化條件下加強內部控制的必要性

　　會計系統的有效運行離不開一個健全、有效的內部控制機制，內部控制制度在會計電算化環境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環境下的內部控制，才能提高會計工作的質量，增強各種信息輸出和財務報告的可信度、可靠性;才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經濟信息，更好地實現其管理和決策的職能;才能防止浪費和舞弊行為，保護財產物資的安全和完整;才能建立科學的崗位責任制，協調各部門的工作，強化管理;才能利于審計及其它部門開展工作，確保會計電算化環境下各單位經濟活動能夠正常、安全、有效地進行。所以健全和完善內部控制制度是建立現代企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

　　三、會計電算化下內部控制存在的問題

　　會計電算化對提高企業會計工作的效率和準確性以及降低會計人員的工作強度等具有重要作用，但也會帶來許多新的問題。

　　1.系統設計帶來風險

　　如前所述，在手工會計環境下，對于一項經濟業務處理的每個環節都必須經過某些具有相應權限人員的痕跡處理，如簽字、蓋章。而在會計電算化環境下，有關人員可能利用非法取得的他人口令，利用他人權限，虛構、修改、刪除業務數據以達到不法目的。且會計系統信息化后，由于功能的集中，導致職責的集中，加大了出現錯誤和舞弊的風險。

　　2.會計信息系統難以判斷經濟業務發生的合理性、合法性和真實性

　　雖然現行的會計軟件系統均具有一定程度的智能化，但是無生命的機器系統不可能完全取代人的經驗在經濟活動中的作用。會計信息的處理過程不能人為參與，如果系統出現錯誤，或者輸入錯誤時，將造成一系列的錯誤，導致輸出結果不正確，影響會計信息的質量并進而影響管理決策的質量。

　　3.會計信息的完整和安全性不能夠得到很好的保障

　　在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，形成會計人員所熟悉的會計證據原件。而會計電算化環境下，會計數據通過電子信息直接記錄在磁盤或光盤上，磁性存儲介質的主要特點是閱讀分析直觀性差，數據修改不留痕跡、易損壞等，而互聯網的開放性更使會計電子信息的安全處于更復雜的環境。這些原因使會計資料保存的完整性和安全性、風險性大增。

　　總之，會計電算化的特點決定了企業在會計電算化環境之下，需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束。

　　四、會計電算化條件下內部控制制度的完善

　　內部控制是進行現代企業管理的一種必不可少的手段。會計電算化對企業的內部控制產生了新的影響，會計信息系統的應用也對內部控制制度提出了挑戰，因此，在會計電算化條件下，需要采取必要的應對措施以進一步完善內部控制系統。

　　1.培養管理人員良好的內部控制觀念和信息觀念

　　管理者的觀念在很大程度上決定了企業的內部控制制度的順利實施，也大大影響著內部控制的效率和效果。在會計信息化條件下，首先應該注重培養管理人員的內控觀念和信息觀念，理解企業信息化建設、內部控制和企業發展的關系。隨著企業流程的重組和組織結構的變革，管理人員必須更新觀念，有效實施內部控制制度，注重管理實效，對企業進行現代化管理。

　　2.加強制度控制

　　企業應建立恰當的組織機構和職責分工制度，并通過部門設置、人員分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行控制，從而達到相互監督、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。

　　3.規范系統操作權限

　　由于企業實行會計電算化后內部控制重點發生轉移，所以企業必須對系統操作，如會計數據的輸入、輸出和處理過程進行嚴格的規范控制。比如要明確規定每個用戶的安全級別和身份標識，并分別定義具體的訪問對象。每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行操作，不能越權使用。另外還應對運行系統的事件類型、用戶身份、操作時間、系統參數和狀態，以及系統敏感資源進行實時監視和記錄，并對日志文件定期進行安全檢查和評估。

　　4.提升系統維護與日常安全控制水平

　　為了保障會計信息系統的正常運行，必須定期對系統的硬件和軟件進行檢查和維護，并對檢查過程中出現的問題進行記錄，對系統運行過程中出現的故障及時進行維修并記錄，定時對軟件和硬件進行升級，以確保系統的安全和系統運行的效率。安全控制，是指采用各種方法保護會計數據和計算機程序，以防止會計數據泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統安全控制主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和病毒的防范與控制等。實行會計電算化后，財務會計部門應根據會計電算化系統的特點，制定硬件和軟件的有關操作、管理和維護制度。

　　5.加強信息化會計檔案管理的控制

　　系統運行過程中會生成各種賬簿、報表、憑證，這些文件可能打印輸出，或存在磁盤中，所以必須定期對會計檔案進行檢查、備份、妥善管理，防止會計信息的泄漏或丟失。

　　6.增強內部審計職能

　　強化內部審計職能，定期或不定期地對企業的會計信息系統進行審計。會計電算化的應用給內部審計提出了更高的要求。內部審計的重要方面應包括：(1)對會計資料定期進行審計，審查會計信息化系統賬務處理是否正確。(2)審查機內數據與書面資料的一致性。(3)監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象。(4)對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞等。

　　五、結語

　　會計電算化順應經濟發展的潮流，成為實現現代企業管理的重要途徑，但同時也給企業內部控制帶來很大的影響。只有建立完善的內部控制制度，才能更好地發揮會計電算化在管理中的作用，確保企業財產的安全，才能為決策提供完整準確的信息，促進企業的發展。

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