1、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新是提高檔案管理的重中之重

1.1 改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境提高工作效率。

首先，網(wǎng)絡(luò)檔案以新的技術(shù)與手段改變了文件寫作、傳輸、接收、存儲、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網(wǎng)絡(luò)與各單位聯(lián)結(jié)，為檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)化提供高速、便利的信息通道，實現(xiàn)跨越時間與地域獲取資料。檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，改善了傳統(tǒng)的管理手段，提高了管理質(zhì)量和效率。其次，檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，全部檔案信息實現(xiàn)計算機管理，大大節(jié)省了時間，極大提高了工作效率。

1.2 為企業(yè)組織實現(xiàn)動態(tài)創(chuàng)新提供了機遇。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變遷，組織的傳統(tǒng)經(jīng)營模式發(fā)生了巨大改變，環(huán)境對組織的影響也日益擴大，為生存于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的企業(yè)帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是由技術(shù)層面和社會層面構(gòu)成。技術(shù)層面是由信息技術(shù)發(fā)展帶來的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)將企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)各成員企業(yè)或相互聯(lián)系的不同企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，實現(xiàn)信息在企業(yè)組之間的流動；社會層面是企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)獲取信息、資源及社會支持的社會網(wǎng)絡(luò)，各種資源是聯(lián)結(jié)成員企業(yè)之間、系統(tǒng)和環(huán)境之間的紐帶。所以，企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)也是一個由多種關(guān)系聯(lián)接交織而成的多重復(fù)雜的社會網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。這兩個層面相互依賴、相互影響，技術(shù)層面是社會層面的依托和基礎(chǔ)，社會層面是技術(shù)層面的升華。技術(shù)層面的變革，使企業(yè)組織間信息高效流動，進而促使企業(yè)組織向更具有動態(tài)性、開放性和自學(xué)習(xí)性的方向演進，最終帶動社會層面的變革。其中，網(wǎng)絡(luò)信息流是重要的作用力，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將對企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)的價值鏈、資源配置方式、組織結(jié)構(gòu)、競爭戰(zhàn)略和運作方式等產(chǎn)生巨大的影響。

1.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為企業(yè)提供了更為先進的硬件技術(shù)平臺。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使企業(yè)的競爭方式和手段的轉(zhuǎn)變成為可能。同時，基于網(wǎng)絡(luò)外部性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又使得企業(yè)必然轉(zhuǎn)變競爭方式，以求得在激烈環(huán)境中生存與發(fā)展。企業(yè)順應(yīng)信息的網(wǎng)絡(luò)化已成必然趨勢，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應(yīng)愈加顯著，關(guān)鍵是如何正確地判斷和應(yīng)用；技術(shù)進步日益加速，新技術(shù)產(chǎn)生越來越快，大大增加了企業(yè)間的相互依賴性；技術(shù)更具有的可獲取性，技術(shù)的交流渠道多樣化，只有不斷地創(chuàng)新、合作，才能保持優(yōu)勢；全球經(jīng)濟一體化，國內(nèi)市場成為全球市場的一部分，中國企業(yè)也可以利用全球市場；受環(huán)境和資源限制，增強資源的有效利用，擴大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉(zhuǎn)移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務(wù)期望，個性化的產(chǎn)品與個性化的服務(wù)不斷增長的要求，擴大了企業(yè)與客戶關(guān)系的內(nèi)涵；計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有以不同服務(wù)質(zhì)量傳輸不同數(shù)據(jù)類型的集成服務(wù)能力，在其上傳輸?shù)男畔⒑蛿?shù)據(jù)具有良好的操作性和一致性語義。

1.4 帶動企業(yè)組織變革，推動企業(yè)經(jīng)營模式變革。

首先，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟正在改變著每一個企業(yè)與外部聯(lián)系和交往的方式，同時也對企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)和組織形態(tài)提出了挑戰(zhàn)。知識和信息改變著企業(yè)管理的理念，拓寬了企業(yè)管理的范圍和內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必將改變企業(yè)管理的環(huán)境，創(chuàng)造一種新的共同工作的方式方法。而所有這些都將從根本上影響和改變著未來的企業(yè)組織。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)將趨于扁平，企業(yè)組織規(guī)模將趨向兩個極端，企業(yè)組織的邊界將趨于模糊和虛擬，企業(yè)組織的職務(wù)設(shè)計將趨于團隊任務(wù)。其次，企業(yè)組織利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，跨越不同企業(yè)之間存在的空間障礙，通過企業(yè)之間的信息集成、業(yè)務(wù)過程集成、資源共享，對企業(yè)開展異地協(xié)同的設(shè)計制造、網(wǎng)上營銷、供應(yīng)鏈管理等提供技術(shù)支撐環(huán)境和手段。為實現(xiàn)敏捷制造和虛擬企業(yè)的運作提供支持，形成具有數(shù)字化、柔性化、敏捷化等基本特征的優(yōu)勢互補的協(xié)同企業(yè)。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)間信息、過程、資源的集成，實現(xiàn)協(xié)同制造過程中物流、信息流、資金流、工作流的優(yōu)化運行，使整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的制造企業(yè)群體以較低的成本和較短的開發(fā)周期，制造出符合市場需求的高質(zhì)量產(chǎn)品。

2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化措施提升創(chuàng)新是提高檔案管理的動力源泉

2.1 更新服務(wù)理念。在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要。

傳統(tǒng)的檔案管理在對待為企業(yè)服務(wù)、為社區(qū)服務(wù)、為“三農(nóng)”服務(wù)方面沒有主動去思考、去聯(lián)系、去實踐，而是等著別人找上門，或者是上級下的硬任務(wù)。這種不積極、不主動的做法，已經(jīng)不適應(yīng)提倡信息化高速度、高質(zhì)量的信息服務(wù)要求，勢必造成公眾對檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，管理人員首先要有適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要的創(chuàng)新思想，要跟上時發(fā)表展，防止思維定式，克服一切按習(xí)慣做事、經(jīng)驗來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術(shù)、新方法。在這個基礎(chǔ)上樹立現(xiàn)代服務(wù)理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往傳統(tǒng)的服務(wù)思想，開拓新思路。注重服務(wù)的現(xiàn)實性，通過了解需求來確定服務(wù)方向；擴大服務(wù)范圍，把本單位、本系統(tǒng)外的所有潛在用戶也作為服務(wù)對象，要考慮為解決利用者的現(xiàn)實需求提供服務(wù)。同時，要把握服務(wù)的規(guī)律性。要研究近年現(xiàn)行文件利用者的情況；分析利用現(xiàn)行文件目的，提供多種途徑為他們利用本單位檔案提供便利，做到引導(dǎo)服務(wù)、主動服務(wù)，而不是傳統(tǒng)的被動服務(wù)。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)手段。

網(wǎng)絡(luò)化化的建設(shè)為我們的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)。計算機在檔案管理信息化過程中處于主導(dǎo)地位，其信息存儲量大，信息檢索迅速、準(zhǔn)確，尤其是其網(wǎng)絡(luò)化功能，使計算機在整理、檢索、開發(fā)利用等方面發(fā)揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進度和服務(wù)效率，并能確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性，避免了人為在檔案整理、服務(wù)過程中造成的失誤。因此我們必須充分利用信息化的優(yōu)勢創(chuàng)新我們的服務(wù)手段。

2.3 建立信息資源數(shù)據(jù)庫，方便信息檢索。

這是信息化的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)庫能有效實現(xiàn)眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，如果聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內(nèi)部的員工只需要通過計算機與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，就可以快速輕松地實現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。