1、檔案管理與知識管理的相同點(diǎn)

1.1二者具有相似的管理流程

我國一直將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)分為檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計及利用服務(wù)六個環(huán)節(jié)。對文件及檔案實(shí)現(xiàn)集成管理，檔案管理與知識管理具有比較相似的管理流程，都是針對文件、檔案或知識等管理分散的對象進(jìn)行存儲并集中，之后對其加工整理實(shí)現(xiàn)有序化，再進(jìn)行鑒定評價后實(shí)現(xiàn)其利用價值的優(yōu)化，在利用中不斷產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，并進(jìn)行相應(yīng)的收集存儲。

1.2二者具有相似的管理技術(shù)

文件、檔案在數(shù)字化環(huán)境下，在不同形式的信息系統(tǒng)中產(chǎn)生流轉(zhuǎn)，而文件、檔案在非數(shù)字化環(huán)境下為適應(yīng)其要求，也要進(jìn)行數(shù)字化處理。所以，現(xiàn)代檔案管理的所有環(huán)節(jié)都離不開現(xiàn)代信息技術(shù)。在快速發(fā)展的信息技術(shù)中產(chǎn)生了知識管理，它也需要應(yīng)用計算機(jī)、通訊及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)予以實(shí)現(xiàn)。二者都需要采用數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、信息代理、搜索引擎、信息安全等有關(guān)技術(shù)，由此可見，它們都需要現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行支撐。

2、檔案管理與知識管理的不同點(diǎn)

檔案管理以管理層面來說，主要是一系列管理技術(shù)方法，也是專業(yè)管理活動；知識管理不只如此，還屬于管理方式、價值及管理理念范疇，并涉及組織更系統(tǒng)的管理體系與方法論。以管理深度來說，檔案管理在傳統(tǒng)上主要管理文件、檔案實(shí)體；知識管理側(cè)重于管理文件、檔案內(nèi)容。以管理范圍來說，檔案主要管理文件、檔案等對象；知識管理除此之外，還要對圖書情報的外源顯性知識及頭腦的隱性進(jìn)行知識管理。檔案管理在管理上更重視對文件、檔案的真實(shí)性、完整性及可靠性的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的長遠(yuǎn)價值、憑證價值與保存價值；知識管理更重視文件、檔案及相關(guān)知識的可用性，實(shí)現(xiàn)知識的現(xiàn)實(shí)價值、情報性價值與利用價值。在管理特點(diǎn)上，檔案管理更重視管理文件、檔案的制度化、規(guī)范化及程序化；知識管理在管理體系上側(cè)重于寬松、易于創(chuàng)新。

3、檔案管理與知識管理之間的關(guān)系

3.1檔案管理利用知識管理得到提升

主要體現(xiàn)在兩個方面，一是知識管理能夠?qū)n案管理領(lǐng)域進(jìn)行不斷拓展，傳統(tǒng)的檔案管理過于重視檔案與文件、檔案與圖書情報的差異比較，更限于保管歷史記錄，而不愿為現(xiàn)實(shí)工作提供服務(wù)，與價值創(chuàng)造過程相脫離，進(jìn)而對發(fā)揮自身作用的領(lǐng)域具有很大的局限性。知識管理要求在其管理范圍中納入文件、檔案等多種載體形態(tài)的知識，并對其進(jìn)行有效整合與集成，構(gòu)建較為系統(tǒng)的知識資源體系。知識管理關(guān)注于在各項(xiàng)經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動中對知識的共享、創(chuàng)造與應(yīng)用，使其為價值創(chuàng)造活動提供直接服務(wù)。二是知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統(tǒng)檔案管理中重視保管而忽視利用，采取借閱、查卷、復(fù)印等比較傳統(tǒng)的手段，只是為檔案提供簡單的被動服務(wù)，沒有實(shí)現(xiàn)用戶對知識與信息的需求，無法為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動提供有效服務(wù)。知識管理側(cè)重于利用先進(jìn)的信息技術(shù)，采取智能化、現(xiàn)代化、人性化手段，為用戶深層的主動提供信息、知識服務(wù)，進(jìn)而使知識價值得到實(shí)現(xiàn)，核心競爭力得到提升。

3.2檔案管理對于知識管理具有促進(jìn)作用

一是檔案管理有利于知識的積累與沉淀，隱性知識作為知識資源中的主要內(nèi)容，具有十分重要的價值，但由于其只存儲個人頭腦中不易于管理。通過研究發(fā)現(xiàn)管理隱性知識有隱性知識向社會化發(fā)展與隱性知識以外部化方式轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識兩種途徑，但社會化的隱性知識仍舊是隱性知識，在管理上具有一定難度，如人員流動過大時，組織的隱性知識資源將會流失。檔案管理重視客觀記錄各項(xiàng)活動過程的文件，在工作中客觀記錄的工作過程與結(jié)果能夠?qū)㈦[性知識物化于文件中，從而實(shí)現(xiàn)組織知識的沉淀。二是檔案管理有利于知識的傳播與交流，主要通過語言與書面兩種途徑，語言交流具有隨意、簡潔的優(yōu)點(diǎn)，利于對問題進(jìn)行及時深入地探討，并激發(fā)知識創(chuàng)新。但具有受到時空所限，傳播范圍不大的缺點(diǎn)；信息傳遞后易損耗或失真，使其真實(shí)性難以保證。而書面交流具有過于規(guī)范正式的不足，難以即時深入探討問題；文件具有的規(guī)范格式與處理程序，對于知識創(chuàng)新思維會產(chǎn)生無形約束。但利用現(xiàn)代信息技術(shù)后可有效解決上述不足，便于知識沉淀和信息的及時記錄。三是檔案管理有利于知識的理解與挖掘，來源原則是檔案管理的基本理論與最高原則，文件形成者是傳統(tǒng)來源，來源信息是對電子文件管理與利用的關(guān)鍵。來源有助于理解知識內(nèi)容，也提供尋找知識線索及知識評價的重要依據(jù)。從而維護(hù)文件、檔案的證據(jù)價值及其之間的關(guān)系，檔案人員的特殊權(quán)限范圍就是證據(jù)與職能的關(guān)系，也是將數(shù)據(jù)依次轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅰ⒅R的一個關(guān)鍵。四是檔案管理有利于知識產(chǎn)權(quán)助于的保護(hù)，知識產(chǎn)權(quán)是知識創(chuàng)新的成果，也是核心的無形資產(chǎn)與知識資本。知識產(chǎn)權(quán)是保護(hù)合法權(quán)益、提高知識創(chuàng)新能力與核心競爭力的是知識管理的重要內(nèi)容。檔案管理關(guān)注維護(hù)原始文件、檔案及其價值，有利于知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，也對于知識管理具有促進(jìn)作用。

作者：王加偉 單位：黑龍江省伊春市南岔區(qū)就業(yè)局