一、目前一些單位人事檔案管理中比較突出的問題
1.不了解人事及相關政策，致使檔案材料缺失
一名合格的人事檔案管理人員，需要了解檔案記載個人所經歷的一個時期內所有的人事政策。因工作單位類型不同（企業、事業、國家機關），人事檔案中保存的項目也不盡相同。舉例來說:1983年10月《中共中央關于整黨的決定》和1989年9月7日，中共中央轉發中央組織部《關于在部分單位進行黨員重新登記工作的意見》，全國范圍內中國共產黨員進行重新登記，人事檔案中就應該有兩張《中國共產黨員登記表》。由于1989年的黨員登記，沒有在部隊開展，因此，軍隊專業干部當年的檔案中就沒有《中國共產黨員登記表》。1985年、1993年以及2006年，事業單位工資制度改革，人事檔案中就應該有《套改工資表》；1993年企業開始實施社會保險，其人事檔案中就有當年社保機構出具的工齡審批表等。
2.人事檔案審核不仔細，致使檔案內容不一致或出現虛假檔案
人事檔案的審核關系到個人的職稱晉升、工資對應和職務任用等，尤為重要。要求人事檔案管理人員要仔細審核所有的入檔材料，確保人事檔案的真實性。如2006年3月中組部在“干部人事檔案目標管理”的基礎上,又下發《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》，對干部人事檔案的審核工作提出了更高更嚴格的要求,特別強調“對檔案中涉及的干部出生時間、入黨時間、參加工作時間和學歷學位等信息前后記載不一致的,要按照有關政策規定予以確認,確保檔案中的信息真實可靠。”如果工作人員不認真細致，便易出現錯誤。舉例來說：一是“三齡一歷”問題。一名申報晉升職稱的人員，申報材料中填寫的工作時間是其大專畢業時間，與審核其檔案的工作時間不符，經向本人問詢，得知他中專畢業后參加工作，此次申報晉升職稱時，不愿意讓評委知道初始學歷，就將申報表中的工作時間后延。若不及時糾正，便出現人為錯誤。二是檔案中工資記錄與本人實際情況不符。一名專業人員因申請調入，筆者閱檔時發現，該同志曾在護理崗位工作，后因工作需要和學歷學習轉為醫生崗位。但是檔案中有關工資欄目的記錄與職稱欄目記錄不符，即：該同志調入醫生崗位前，工資中應有護士10%的工資相應記錄。由于該同志調動兩次，其中一次還是跨省調動，因此在審閱檔案時發現的問題，均要回原籍修正。
3.人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等環節中出現失誤，對存檔的材料的真實性就會出現質疑，導致人事檔案可信度下降
如：某職工以出國陪讀的名義，書面向單位提出請假申請，經審批后出國一年。三年后他個人交來一份其個人在職學習的材料，由于當時沒有認真審核，便將其材料歸檔。后在干部任用時發現，檔案內容記載的是他工作期間曾脫產到外地某學校脫產學習三年，仔細審核后發現，當初他申請陪讀的時間就是他開始上學的時間，申報在職研究生時蓋章的單位也并非是他工作單位。三年內除有一年記錄其出國陪讀休假1年外，其他時間均在單位出勤上班，檔案中明顯出現與實際不符的問題。
二、改進人事檔案管理工作的建議
人事檔案管理是基礎性工作，涉及全體在檔人員的經濟利益與政治前途等。尤其是在當今建立公平公正、誠實守信、杜絕虛假與投機的時代背景下，更顯其意義重大。因此，必須引起高度重視與切實改進。關于改進措施，筆者認為不外乎以下幾點，看似老生常談，卻是必須要做的。
1.強化領導檔案管理意識，完善人事檔案隊伍建設
首先，強化領導檔案管理意識，是做好這項工作的第一要素。只要領導重視，相應的人員、政策、工作條件等等便容易解決。其次，設立人事檔案專人管理制度。按照標準化程序、規范化思路和規章制度做好人事檔案管理工作。檔案管理人員應全面熟悉與掌握《檔案法》、《干部檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關檔案管理的基本規定內容，提高政策業務水平。還要強化規范管理意識，加強各項制度建設，嚴格工作程序。做到干部檔案管理流程規范、內容規范、科學分類規范。同時要從查(借)閱檔案制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、轉遞制度、保管保密制度等各個環節嚴格把關，做到有章可循、有法可依。
2.系統學習與定期培訓，提高檔案管理人員的素質與能力
現在高校的檔案專業大多以文書檔案為主，人事檔案管理專業比較缺乏。因此，許多人事檔案管理人員都沒有經過系統的培訓，經過培訓的人員也是僅限于崗位上的傳幫帶，而人事政策和某個時期、某個階段出臺的各種政策的學習大多就要以自學為主了。加強自身學習，不斷提高人事檔案管理人員的素質與能力是非常有必要的：（1）政治素質的要求。人事檔案工作者必須具有高度的保密觀念和良好的保密習慣。自覺遵守黨和國家的保密制度。要嚴把“口風”關，不向無關人員談論檔案內容，以確保檔案的安全性。人事檔案材料在移交、清點、整理、借閱、轉遞過程中要認真履行手續，不得自作主張隨意處理材料。杜絕弄虛作假、篡改、損毀和歪曲檔案內容。（2）業務能力的提升：人事檔案工作者在工作實踐中，要不斷學習檔案理論及相關學科的新知識，要自覺地學習不同時期出臺的相關人事政策。如事業單位的考核政策，從1995年開始實施年度考核與兩年一次工資調整的關系，到2006年工資改革后年度考核與一年一次的工資調整關系等，以及職稱職務晉升與工資調整的關系，均應如實記錄在個人的檔案中。要善于理論聯系交際，不斷發現問題，注意總結經驗，同時要拓寬知識領域，掌握計算機信息化系統與人事檔案的關系，不斷借鑒運用到實際工作中。
3.制定統一規范的人事檔案管理模式
現在人事檔案管理比較混亂，有的單位自己存檔，有的單位交由上級主管部門存檔，有的單位委托人才交流中心存檔，還有個人存檔，等等，形式多樣，政策也不盡相同。如北京市人力社保局2011年在全國率先提出六項新的政策，對北京生源畢業生就業報到、流動、檔案轉接過程中的辦事手續進行大幅簡化，其中規定：“北京生源畢業生在京就業后，除進入事業單位就業的情況以外，不再統一要求填寫《畢業生見習期考核鑒定表》，不再統一要求辦理轉正定級手續。”而此前，這兩個證明曾是人事檔案轉接的必備材料。對于部分事業單位(教育、醫療和部分科研單位)而言，晉升與職稱定級關系密切，仍按照原渠道辦理。如果畢業生從企業進入上述事業單位，可至原單位或區縣人力社保部門申請補辦《畢業生見習期考核鑒定表》和轉正定級手續。如果不了解相關政策，在人員流動時，進入事業單位的人員的人事檔案就會與畢業后一直在事業單位的人員的檔案材料不一致。而事業單位調出的人員，也會在調出時補辦相關的轉正定級手續。筆者認為，如果在全國范圍內統一制定規范化的檔案管理模式，分別制定企業、事業、國家機關、自主存檔人員人事檔案管理標準和流程，推廣標準化，就能更好地為流動人員提供人事檔案服務。能否將國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理，其余人員的檔案，打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構統一管理。
4.根據國家相關政策，利用現代技術，及時快速將人事檔案信息以影像、數字化等形式予以保留
現在從事人事檔案管理的人員，年齡大的也就是20世紀60年代初期生人，對1966年返鄉人員、80年代退休后檔案轉街道人員情況了解甚微。工作中經常會遇到他們的子女或當事人前來查閱當時的信息，由于當時管理上的不重視，很多信息無從查閱。面對這樣的情況，筆者希望人事檔案管理人員應妥善保留相關資料，利用現代化信息手段，及時錄入相關信息，便于后人查詢。隨著國家對退休人員養老金、退休金的調整，退休人員的工資與退休時的工資已相差較大。檔案中只保留退休人員退休時的工資計算辦法，之后歷次工資（或養老金）、補貼的調整均有政策依據，但是這樣工作一般是由各單位離退休辦公室人員進行調整，調整后的金額與個人檔案脫節。筆者所在單位2009年將此項工作并入人事部門，并將歷次調整的政策與個人的履歷對應，或盡可能找出當年調整的數據記錄，把歷年調整的金額與個人的工作時間、工齡、職稱、任免情況統一做成數據庫，并為每一位退休人員打印出一份“入檔資料”留存。2009年后，北京市又數次調整退休人員補貼，我們再次將相關信息補充到個人上述表中，及時調整、記錄。這種做法不妨可以作為參考。
5.提高人事檔案管理工作的社會認知度
要通過各種形式普及和提高單位、個人對人事檔案的認識，從法律的高度來認識檔案管理工作的重要性。各院校在學生畢業之際，要讓學生明確知道就業、考學、晉升職稱、晉升職務、退休與檔案查閱的緊密關系，出具有關公證、政審等都需要查閱檔案。因此，檔案應隨著個人的流動而流動，不要再出現“棄檔”和“死檔”。對于去世人員的檔案，筆者認為政府應制定相應政策，在單位保留5年或10年后，就移交到屬地檔案館，允許親屬查閱使用。
作者：洪玉鳳 單位：首都醫科大學附屬北京婦產醫院人事科