一、亟待信息化的工作內容

1.考勤及假期管理

網絡可提供實時數據，方便人事工作者了解當下全院職工的出勤情況、休假的剩余天數等;考勤科室通過系統也可以清楚地了解科室職工目前享有的年假天數，科室可在系統規定的年假天數內審批職工的請假要求或建議職工在適當的時機進行清假。

2.統計

醫院作為事業單位、醫療單位、教學單位，需要為上級統計部門、人事部門、衛生部門、學校、醫院領導及院內各科室提供各種不同的統計報表及數據，運用人事管理信息系統可自動取數，生成各式統計報表，讓人事工作者從繁重的數據統計手工操作中解脫出來，同時也避免因統計操作者的統計方法或數據處理方式有誤而使統計數據產生偏差。系統的快捷便利性，也能為上級部門立即提供需要的各種數據，效率大大提高。系統還可根據需要從不同維度對醫院人員情況進行統計分析，為醫院領導提供各種直觀真實的統計數據，翔實準確地反映醫院各部門的人力資源、人員成本支出等情況，以供醫院管理者進行決策。

3.招聘

傳統的招聘是通過在單位公布欄張貼招聘啟事、參加人才招聘會或通過學校畢業生就業中心公布招聘信息等形式進行，這些方式存在影響力有限、地域及時間受到限制、經費高等缺點。隨著網絡高科技術的發展，通過在網站上公布招聘信息，利用電子郵箱或簡歷庫收集應聘人員資料，極大地擴展了求職者來源，節省了招聘經費。利用電子招聘系統，還可快速地對應聘者進行篩選分類，導出系統上符合要求的應聘人員信息，從而節省招聘工作人員的時間，提高了招聘速度，減少了工作人員在匯總應聘者信息時的人為信息輸入錯誤。

4.勞動合同管理

《新勞動合同法》出臺之后，對企業的管理水平、管理態度提出很高的要求，如果不及時和職工簽訂勞動合同或是漏簽，將使企業蒙受經濟損失甚至是惹上官司。人事管理信息系統的勞動合同管理預警提示功能，就能很好地避免這種風險，它令人事工作人員變被動為主動，同時增強了職工的滿意度。利用系統豐富的信息查詢功能，還能完整了解職工在單位期間的考勤、績效考核、職稱晉升等情況，在考慮職工試用期滿是否繼續留用及合同期滿是否續簽時作為重要參考。

5.薪酬

工資是職工最為重視的事情之一，不容一絲錯誤，但靠人工調整工資的方式容易造成錯漏，而信息系統的智能自動計算功能可以很好地對職工薪酬進行管理。通過匯總系統中的職工考勤、崗位變動、職稱晉升、績效考核等信息，利用原先設定的公式進行自動套算，使到工資管理及時無差錯，避免了人工查找、計算造成的錯漏。

6.績效考核

績效考核的工作量巨大，并產生大量紙質資料，人事部門要花費大量時間進行匯總，對科室評判結果的核查也存在麻煩，系統能很好地解決考核過程中耗時耗力及資料保存問題。各層管理者可通過授權，在系統上按設定的評判指標給考核對象打分。人事部門通過系統進行數據統計匯總，并可隨時方便查閱科室的歷史考核資料及結果。職工也可通過自助平臺查詢到個人的考核結果，從中得到績效反饋，了解自己的優勢與不足。

7.業務流程信息化

人事部門的很多業務之間存在協同關聯，如新職工報到→簽訂勞動合同→搜集個人信息資料→起薪→購買社保，這些業務時效性、關聯性都很強，如不能及時辦理或發生錯漏，照成的后果是要用更多的精力去補救甚至給單位及個人照成重大損失。單位對勞動紀律等雖然有建立規章制度，但這些制度落實的過程中，容易因用人科室管理者、人事部門工作人員、職工個人的疏忽或對相關規章制度的不了解，造成制度得不到貫徹，產生用工風險及違規事件。信息系統的投入，消除了手工作業分散、隔離、盲目等現象，實現了各管理功能的關聯，保證了信息共享，促使流程規范化，從而使各項人力資源管理職能在實際運用中得到銜接。

8.員工個人的自助服務

職工個人可以通過系統查詢個人的基本信息、薪酬明細及變動原因、勞動合同簽訂情況、績效考核情況、考勤休假情況等，并可在系統上查閱各種人事政策及醫院規章制度。人事部門亦可通過系統向職工中的目的人群以電子郵件或手機短信的形式發布信息、布置工作。信息溝通途徑的暢通，使職工無須動輒就到人事部門詢問制度、考勤、薪酬變動等問題，即方便了職工，也減輕了人事部門的工作負擔。員工的自助服務有助于建立一個透明、標準的人事管理模式，有助于人事部門做好職工的服務工作，有助于提升員工對人事部門、對醫院的滿意度。

二、實施人事工作信息化的應對措施

1.加強管理者對于人事管理信息化重要性及必要性的認知，確保資金的投入

信息化必然需要大量資金的投入，很多醫院領導已經認識到數字化醫院的重要性，并花大量資金用于醫院計算機網絡的改造完善、實施門診信息系統、檢驗信息系統、電子病歷系統等項目，這些業務信息化的舉措大大地改善了工作質量、提高了工作效率，產生了良好的效益。但是對于人事管理信息化，由于醫院人事部門仍扮演著傳統上事業單位中處理日常行政管理事務的角色，單純運用簡單的電腦辦公軟件來開展工作似乎也是尚能應付需要，醫院管理者不一定認識到花大力氣、投入巨大成本去將原有的人事業務信息化的必要性。只有當管理者認識到人事管理信息化對于合理高效開發和管理“人”這一醫院最重要資源的作用，對于優化醫院管理的作用，對于增強醫院核心競爭力的作用，并愿意投入資金、投入技術力量去建設人力資源信息系統，才能真正地推動醫院的人事工作信息化。

2.選擇合適的人力資源信息系統

有些單位選擇自習開發系統，有些則選擇購買專業開發商開發的產品，不論哪種形式，人事部門對于整體系統的規劃應該有一個明確目標，對于系統的實施范圍、運用層面及預期效果有明確設定。管理軟件對于安全性與穩定性的要求很高，系統運用中維護及升級優化問題也是不可忽視的問題。所以選擇適合自身發展的人事管理系統，選擇有實力、可信賴的系統供應商，對信息化的實施效果起著關鍵性作用。

3.加強人事工作人員對于信息技術的掌握

有了一個好系統，還需要好的系統管理者，才能將系統的優勢發揮淋漓。新形勢下，醫院應重視培養懂業務、懂管理，同時熟悉信息技術的復合型人才，提升人事管理工作人員對于信息的敏感性及能力。系統數據維護者必須有高度的責任心，及時、準確地對數據進行維護，才能維持系統的可信度及可運用性，避免數據錯誤引起系統混亂甚至造成重大錯誤。人事系統管理者應根據人事政策的變化、在工作中遇到的新問題新情況，對信息化建設提出自己的見解及建議，使系統能不斷完善優化，給人事工作提供強大的技術支持。

4.增強信息的共享性

人事部門負責職工個人信息的采集，工作中經常會遇到相關科室要求人事部門提供人員名單、人員信息及統計數據等，如能實現信息的共享性，各相關科室不需重復采集錄入職工的個人信息，有助不同科室間職工信息的統一性、準確性，也避免重復勞動及減少工作量。信息的共享也有利于將不同科室間的數據進行整合分析，例如人事系統與財務系統的對接共享，就能便捷地對醫院各部門的人力配置與人員成本支出、病區效益等情況做出統計分析，為合理地制定薪酬方案、進行人力配置提供科學的數據參考。

5.處理好信息技術與傳統業務的結合問題

信息化建設不是單純地購買計算機硬軟件，不是上馬系統就萬事大吉了。信息化只是一種技術、一種手段，必須同時對原有運作流程和管理方式進行梳理變革才能發揮出應有的功效。在實施信息化的過程中，通過對制度進行流程化，對流程進行重組優化，使辦事流程規范清晰，同時借助現代信息技術力量的輔助來整合業務流程，使業務的發展得以上升到一個新的平臺，達到科學、高效、規范管理的目的。信息化管理也并不意味著傳統手工作業的消失，資料的審核、把關、輸入系統等等程序仍需、而且必須由人事工作人員手工進行，如此才能保障系統數據的可靠性。

三、實施人事工作信息化所產生的影響及展望

人事工作信息化將人事工作人員從繁瑣的日常行政事務性工作中解脫出來，將更多的時間跟精力投入到以人為中心的工作重點上，投入到管理性、戰略性問題的思考中去，實現人事管理由模糊管理向精確管理的轉變。再者，人事工作信息化通過技術手段提高了人事管理水平，規范了業務流程，使人事管理更加高效科學。可以預見的是，隨著高速互聯網技術、云計算技術和SaaS軟件架構的興起，信息化管理將在人事工作中扮演越來越重要的作用，它突破了人事工作者自身的局限性，充分利用信息技術快速、準確、互動、海量存儲的特點，發揮數據挖掘和分析的優勢，突出業務智能和輔助決策發功能，以技術促進變革，將傳統上單純的“人事管理”上升到“人力資源管理”水平，進而增強了醫院的核心競爭力，保持并增強醫院的發展優勢，使醫院在激烈的醫療市場競爭中立于不敗之地、邁向更加輝煌的明天。

作者：劉麗瑜 宋斐 魏曉賢 單位：中山大學孫逸仙紀念醫院