本文作者：劉玉紅

城建檔案信息服務績效評估的內涵

根據指標考核評分標準，對城建檔案管理機構各項考核指標完成情況，以及上級城建檔案管理部門布置的階段性工作任務完成情況進行自我評價，撰寫單位績效自評工作報告并報上級機關績效管理辦。③集中考評。采取聽取匯報、查閱資料、實地抽查、座談交流等方式，對年度績效目標實現情況進行考核、評價。④公眾評議。采取問卷評議、電話訪問等方式，邀請社會各界進行評議。重點從履行職責、工作效率、服務態度、勤政廉政等方面進行評議，推動作風轉變和服務意識的增強。⑤察訪核驗。具體由當地縣市區效能辦牽頭組織實施。四是城建檔案信息服務績效評估等次，即評估結果，分為優秀、良好、一般、差4個等次。

城建檔案信息服務績效評估的目標

更新城建檔案管理思想。在信息社會，必須及時更新思想，提高信息服務意識。由于績效評估建立了比較全面的衡量指標，可以隨時獲得用戶的反饋意見，達到迅速更新管理思想的目的。提高城建檔案信息服務質量。通過績效評估可以發現城建檔案管理機構在提供城建檔案信息服務過程中存在的問題，并采取有針對性的措施來糾正檔案信息服務過程中的缺陷，不斷提高服務質量，從而提高用戶滿意程度。確保城建檔案信息服務的成本管理效率。城建檔案管理機構雖然是非營利機構，但在提供信息服務的過程中也需要考慮效益與所投成本的比率，否則極易導致只重投入、不管效益的后果，造成人、財、物等浪費。通過績效評估發現一些不合理現象，緊緊圍繞規范化、服務型政府建設工作，抓業務人員服務能力建設、檔案載體標準化案卷指導與歸檔及檔案檢索與利用，努力提高快捷便民服務工作效率。促進檔案信息化建設。近年來，我國城建檔案事業受社會信息化影響，也在信息化道路上逐漸成熟起來，信息化建設效果初步顯現，但也暴露出了很多問題。通過引入評估機制，能夠幫助城建檔案管理機構及時發現檔案信息化建設過程中存在的問題，并找出解決的辦法，可以說是指導檔案信息化建設的有力工具。

城建檔案信息服務績效評估體系的構建

制定戰略。城建檔案信息服務戰略是城建檔案管理機構開展服務活動的綱領文件，績效評估循環中的其他環節都是為了實現戰略目標服務的。組織的戰略是由其使命決定的，組織的使命是根據組織的遠景目標和價值而設定的，并確定達成戰略目標的關鍵成功要素。因此，它確定了城建檔案信息服務的內容、手段及實施步驟。在制定戰略時，必須規定城建檔案信息服務活動的使命，從而避免城建檔案信息服務活動的盲目性。業務分析。業務分析需要了解城建檔案信息服務活動的全過程，包括提供信息服務的軟件環境、人員組成情況、服務方式、服務資源、用戶對象等內容。通過業務分析，確定影響城建檔案信息服務績效的關鍵因素，理清阻礙評估的過程。指標體系構建。城建檔案信息服務績效評估的關鍵在于結合城建檔案信息服務活動構建指標指系，以對全面信息服務行為及其結果進行全面的績效評估。構建指標指系時，應堅持科學性和準確性原則，各項指標的提出要有一定的依據，體現一定的目標追求，產生一定的指導作用。此外，各項指標不僅是確定的，而且是可以量化的。績效指標執行。

城建檔案信息服務績效指標體系構建的目的在于應用與執行，否則就失去了意義。應將量化思維引入到指標體系的構建中，尤其要根據機構實際情況確定各個指標。在執行指標體系時，要建立良好的信息共享機制，確保指標的數值是真實準確的。績效反饋。通過城建檔案信息服務績效評估指標的執行，可以發現城建檔案信息服務中存在的問題。如果評估結果不夠理想，就應該認真總結服務過程中的不足之處，并對其服務業務流程進行更改，以改進對用戶的服務方式。為此，在績效反饋過程中，要定期采納服務對象的合理化建議，修正績效衡量指標并改進機構戰略。獎勵與指導。通過獎勵環節的設立和運行，鼓勵和激發員工為達到組織目標而共同努力。通過指導環節的設立和運行，對實施中出現的問題進行指導和糾正，以達到組織的整體進步。指導環節與績效評估指標和目標的制定相聯系，使績效評估體系形成一個連續的循環，促使城建檔案管理機構績效不斷提高。