本文作者：張玲 單位：新疆維吾爾自治區畜牧科學院檔案室

機制改革，新的科研運行機制下科研檔案收集工作出現的問題

在新形勢下畜牧科研檔案不只限于課題準備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉化中后續實驗、開發、應用、推廣過程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統性。新的科研運行機制下，新疆畜牧科學院與高校合作（新疆畜牧科學院與石河子大學合作）、院兵合作（新疆畜牧科學院與新疆農墾科學院合作）、企業合作（新疆畜牧科學院與新疆天康畜牧生物技術有限公司合作），共同研究的項目越來越多，這對檔案的收集產生了極大地影響，其結果是造成一個項目的材料分散在幾個單位。如果僅僅按照過去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統性，從而給檔案的利用帶來不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運行機制是一種動力機制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動，于是產生了相當一部分非職務成果，非職務成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當然也歸個人所有，按理非職務成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務科研活動與職務科研活動有著密切的聯系，很難將他們截然分開，這給檔案部門劃定歸檔范圍造成了相當的難度。還有由新的特殊機構衍生出來的一些特色優勢產業，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動。科研人員為了使自己在競爭中立于不敗之地，將科研過程中積累的資料和獲得的經驗視為本課題組甚至個人財富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來與他人共享（這里所說的共享是指允許范圍內的共享）。新的運行機制下，這種現象的存在，導致的直接結果就是科研檔案資料的不完整性。

檔案專業性不強，檔案知識不足

院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，檔案業務知識與技能相對不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術，跟科技工作者比起來對科研項目的進展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產活動與歸檔工作脫節。檔案管理人員繼續學習的機會少，自主接受新知識的主動性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執行起來總有些許滯后性。各所單位科研項目人對科研檔案歸檔范圍不了解，認為歸檔只是在項目驗收結題時把科研項目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數都是課題資料的復印件根本沒有保存的價值。這些也是收集工作不完整的一個重要因素。根據科研檔案管理的規范要求，結合畜牧業科研單位的特點，科研檔案工作者應更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動畜牧科研檔案工作向更深層次發展。現根據問題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問題的措施。

建立健全適應新的科研運行機制的科研檔案管理制度

科研檔案工作要適應新疆畜牧畜科院新的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時發表展、變化的步伐，適應新的科研運行機制。新疆畜牧科學院根據科研單位的特點，制定《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學院科研檔案歸檔范圍》并下發文件，發至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學習科研檔案歸檔范圍。現將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點：建立完善的科研檔案工作網絡。針對科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網絡就很有必要。新疆畜牧科學院根據“統一領導，分級管理”的原則，成立了檔案工作領導小組，組長由院長兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業務的所長（主任），各所（中心）的科管秘書則是兼職檔案員，形成院領導掛帥，辦公室、科管處領導分管，檔案人員具體抓，各所領導和兼職檔案人員協助的五級檔案管理網絡體系。在制定科研工作計劃時，提出建檔要求；平時由各研究所（中心）在本單位專業項目立項時，就安排一位本項目人員兼職項目檔案員，參與項目實施檢查、項目考核評比、課題鑒定、驗收，全程跟蹤管理在研項目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項目結題時整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監督，科研檔案資料不立卷不予結題驗收課題。建立開放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項目中有相當一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項目的檔案管理方式，可采取開放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項目為單位收集材料，項目的主要完成單位應將該項目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復印件，并在上面加蓋單位檔案部門的印章。在共建的基礎上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應在所有參與項目的單位之間實現檔案信息的共享。加強科研成果轉化階段形成材料的補充。原有的科研檔案管理中，檔案部門主要收集項目開始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門與科研部門、課題組聯系多，與科研開發部門接觸少。檔案部門很少介入科研產業部門的工作中，也無法向科技開發部門提供有價值的檔案開發產品。新運行機制下，檔案部門要加強科研成果轉化階段形成材料的補充，建立動態的管理模式，應建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動用一定的強制措施和經濟手段，加強對難以歸檔的科研文件的監督管理。在提高科研工作者歸檔意識方面，規范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規章制度很重要。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領導督察工作內容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實行檔案一票否決制，從強制各單位實施《新疆畜牧科學院檔案管理辦法》到現在的習慣自覺規范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動過程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項目結題驗收工作的一個硬性指標，不歸檔、不驗收。制定管理目標考核制，與個人崗位責任制掛鉤，變軟指標為硬指標，使每個專業技術人員都自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會中，還新增了科研檔案歸檔優秀單位和優秀個人獎，這樣從先進優秀方面激勵了科技工作者的歸檔積極性。