本文作者：鄭玲玲 單位：東莞市城建檔案館

為了更好地發掘城建檔案的價值，提高對公眾的服務水平。當前，許多城建檔案館已開始著手跟蹤信息技術和計算機技術的最新發展成果，探索新的檔案利用手段，提高檔案的查全、查準率。

一、城建檔案利用檢索中的難題

在城建檔案的利用檢索中，常常會遇到“有檔查不出”的情況，由于檔案無法通過檔案管理軟件檢索出來，那么在浩瀚的館藏中，這些檔案就變成了不能提供利用的“死檔案”，而造成這一問題，主要有以下三種原因：

（一）沒有必備的檢索條件

一般而言,在城建檔案利用查詢中，利用者提供的查詢條件,可分為必要條件和輔助條件。必要條件是指構成檔案主體、名稱、形成單位、文號等的重要信息，如：建設單位、工程名稱、工程（施工）許可證號、備案證號等。輔助條件則是一種模糊的或建設中共有的特征信息。如：工程位置、設計單位、施工單位、建筑面積、建筑高度等。利用必要條件進行檢索很容易查到所需檔案,然而，利用輔助條件來檢索，卻基本查不出檔案。

（二）工程變更信息未能及時更新

由于城市改造，道路升級、物業交易、住宅銷售等原因，有些建筑物、道路會因此而更名，而更名基本上都發生在建筑物的使用過程中，也即竣工檔案移交后，由于更名不需要在城建檔案部門備案，因此建筑物的使用名與工程名稱往往不相符，而利用者一般只知道使用名，不知道工程名。因此，在進行檔案檢索時，利用者提供的查詢名稱與檔案保管的名稱就會不相符合，城建檔案館就會出現有檔案卻查不出來的情況。

（三）檔案著錄信息出錯

城建檔案的著錄信息一般包括五個層級，項目級、工程級、案卷級、卷內目錄級、電子文件級。在項目級、工程級、案卷級的著錄中都包含有檔案檢索的必備條件，如果在檔案著錄時，與檔案檢索必備條件相關的條目信息錄入錯誤，那么檔案查詢時輸入的正確檢索條件就會與之不匹配，檔案也無法檢索出來。

二、GIS技術在檔案利用查詢中的引入

為了解決以上問題，并實現檔案的智能化、可視化查詢，一種建立在GIS數據及城建檔案管理平臺基礎上的檔案利用查詢系統，可實現讓無法檢索的檔案起死回生。

（一）GIS檔案檢索的概念GIS即地理信息系統（GeographicInformationSystem）是一個基于數據庫管理系統（DBMS）的分析和管理空間對象的信息系統。它是以地理空間數據庫為基礎，在計算機軟硬件的支持下，運用系統工程和信息科學的理論，科學管理和綜合分析具有空間內涵的地理數據，以提供管理、決策等所需信息的技術系統。在檔案利用檢索中，以電子地圖、電子航拍圖、電子紅線圖組成數據支持，通過綜合處理和分析指定區域地理空間數據的信息，獲取需要的信息，再經過與普通檔案管理檢索系統自動連接，檢索出相關的檔案信息。

（二）GIS檢索是城建檔案輔助查詢的必然選擇

1.模糊查找的必然選擇

隨著人們檔案意識和維權意識的增強，城建檔案的利用也越來越多，檔案信息檢索過程中的模糊性查找也呈現出倍增的趨勢。在傳統檔案信息檢索過程中，由于檔案管理軟件的缺陷和檔案工作人員自身知識結構、工作經驗的影響，雖然他們很努力想做好模糊查找工作，但卻常常猶如大海撈針一樣，無功而返。GIS檢索就是利用電子地圖、電子航拍地圖、網絡的海量存儲技術和GIS的圖層定位技術的檢索形式,在計算機檢索信息時系統進行自動分析匹配，逐漸縮小檢索范圍，最終準確的檢索出檔案。這樣既可以彌補檔案人員知識的不足，減少檢索誤導，又能極大地減輕利用者的負擔，提高檔案的查準、查全率，緊跟信息時代的步伐，在網絡環境和人本化社會里，實現利用者的需求。

2.利用需求的必然選擇

隨著城建檔案的廣泛向社會開放，利用者信息需求表達語言由專業化向自然化轉變，傳統檔案信息檢索過程是利用者信息需求的表達方式與信息系統標引方式相耦合（匹配）的過程,而這種耦合是建立規范化專業語言的基礎上的。具體來說,利用者信息需求是用一定數量的規范性檢索詞來代替,同樣，系統中的每一條信息也是由一定數量的規范性標引詞來代替。如果這二者相耦合，那么系統中的標引詞所代替的信息就被命中，否則，系統中的標引詞所代替的信息就不予承認。在應用過程中,這兩個“代替”大多成為利用者查找所需信息的障礙。第一個“代替”可能會導致不能準確地表達利用者的信息需求。即利用者信息需求一旦經檢索語言規范后，其需求意愿有可能發生變化,或被縮小,或被擴大，甚至被改變,所得檢索結果則不完全符合甚至完全不符合利用者的要求,這樣就會產生較高的誤檢率和不滿意率。第二個“代替”亦然,或者不能準確地表達系統信息本身，或者其本身包含的信息沒有被完全標引出來,其檢索結果常常不能完全符合利用者的要求，同樣會造成較高的誤檢率、漏檢率和不滿意率。為此，需提出用其它技術解決第一個“代替”問題的方案，即運用GIS技術來進行檢索。

三、GIS技術在城建檔案利用檢索中的應用

（一）檢索系統數據構成圖

GIS檢索系統的數據由電子地圖、電子航拍圖、電子紅線圖三種地圖的數據構成，系統利用電子地圖中的城市區域、街道、廣場標志性建筑、公園等的地理位置信息；電子航拍圖中的山體、綠化、湖泊等地形、地貌、街道、建筑物形狀、位置等影像地理信息；電子紅線圖中的用地單位、用地面積、用地形狀、工程地址、坐標、土地性質等地埋信息及數據組成GIS檢索系統的專業數據庫，來支持GIS定位檢索。

（二）工作原理圖

GIS檢索系統是以B/S結構搭建的，它是在GIS數據管理及檔案管理平臺的基礎上，實現電子地圖、紅線圖、衛片航拍圖的圖層管理與查詢功能。系統提供雙向查詢功能，即提供由電子航拍圖或紅線圖查找相關的工程項目信息，或由相關工程項目的信息查詢定位到相關的地圖上；在已經知道紅線圖位置的工程項目信息后，輔助查找歸檔后的相關的項目檔案，并將相關項目信息連接，實現項目相關詳細信息的查閱。

（三）GIS檢索的實現

通過圖層疊加，由GIS系統自動完成不同圖層之間的點對點對接，讓每一個圖層形成的結果都能成為下一個圖層的檢索條件，從而逐漸縮小查找范圍，使模糊查詢變成清晰查詢，至最終查找出檔案。操作流程是：在GIS檢索系統中打開電子地圖（第一個圖層），在圖層中檢索到待查建筑的區域位置，選取最接近建筑物的點，在電子地圖上取好點的位置打開電子航拍圖（第二圖層），此時系統會自動匹配，找出與電子地圖對應點位置相關的航拍圖，在航拍圖中根據建筑物的外形、周邊環境等影像視覺效果，找到待查的建筑物，選中待查的建筑物并打開與之對應的電子紅線圖（第三圖層），提取電子紅線圖中所包含的建設單位信息，作為檔案管理系統中的查詢條件，最終在檔案管理系統中找到待查的檔案。GIS檔案檢索系統彌補了傳統檔案檢索方式在可視化、模糊查詢方面的不足，為檔案管理利用拓展了一個新的方向。今天，GIS已被各行各業廣泛采用，每個領域里的專家都不斷地意識到按地理觀點思考的重要性，可以預想，隨著GIS在檔案管理中的逐漸應用，以地理信息分析和城建檔案空間數據管理為主的GIS城建檔案集成管理系統,將廣泛應用于城建檔案管理中。未來，利用者們將暢享地理信息管理所帶來的優越性和便捷性。