一、現代信息技術對成人教育學籍檔案管理的作用

進入新世紀以來，信息技術的發展速度日益加快，應用的范圍不斷擴大。隨著辦公自動化的普及，將信息技術尤其是計算機應用到學籍檔案管理中，已成為學籍檔案管理的必然趨勢。這對成人教育學籍檔案管理無疑具有重要的意義和作用。首先，計算機系統具有信息處理速度快，存儲容量大，信息查找方便等特點。利用計算機技術建立一套完整的檔案管理系統軟件，可以快速地輸入、閱讀、輸出和利用學籍檔案信息，方便快捷。

其次，計算機巨大的內存容量，滿足了當前招生規模擴大，學籍檔案數量迅速增加而需要的存儲空間需要。一臺計算機可以存儲歷屆學生的學籍檔案，并且能夠安全高效地完成各級學生學籍檔案的日常管理。由于實行專人管理，檔案的保密性強，工作效率高。

第三，計算機的搜索查詢功能，也為學籍檔案的查詢利用提供了方便，管理人員可以隨時輸入查詢條件，調取任一考生的信息，用傳統方式需要數小時甚至更長時間才能找到的數據現在僅需幾分鐘甚至更短的時間就可做到，為管理人員節約了大量的時間和精力。

第四，利用計算機中某些軟件，可以對相關學籍信息進行分析處理，對每個學生的信息進行綜合處理，為學生加深對自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計劃提供方便。第五，利用計算機技術管理學籍檔案可以大大提高工作效率，節省人力。原來需要幾人才能完成的工作，現在僅需一到兩人就可做好，減少了檔案管理的人力成本。

二、將信息技術應用于成人教育學籍檔案管理的措施

高校要將計算機技術應用于成人教育學籍檔案的管理，實現學籍檔案管理的信息化，可以從以下幾個方面展開。

（一）要引進一套規范、標準的學籍檔案管理軟件

目前，在高校中使用的學籍檔案管理軟件一般是通過購買軟件公司開發的通用的檔案管理軟件或有實力的高校根據本校的實際情況自行開發的管理軟件這兩種途徑獲得的。軟件公司開發的檔案管理軟件，雖然其設計原理遵循了國家檔案實體分類法的規定，基本適應高校學籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理，用于高校的學籍檔案管理稍顯牽強。另一類學校自行開發的軟件，完全根據本校實際進行設計，比較符合本單位檔案管理工作的特點，但其分類標準卻欠規范。因此，高校引進軟件時，可與軟件公司約定，要求開發人員根據本校實際，在原有通用軟件的基礎上做適當的修改，或有條件的高校在自行開發軟件時，在基于本校工作實際的基礎上，嚴格按照國家檔案實體分類法的規定制定分類標準，使其在適應自身學籍檔案管理需要的同時，更加標準和規范。

（二）配備專職管理人員并加強培訓

實現學籍檔案管理工作的信息化，除了先進的管理軟件之外，還必須建設一支掌握信息技術知識，同時能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊伍。要保障學生學籍檔案管理的現代化，必須充分發揮檔案管理人員的積極性，大力提高他們的知識水平及管理能力，特別是熟練使用現代化辦公設施的能力。由于信息技術不斷更新，因此要重視和加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育，使這些人員及時學習新技能、新知識，提高他們的信息管理意識和水平，讓他們更好地為本職工作服務。

（三）建立網絡互聯平臺，實現信息共享

學校各級管理部門對要求了解的學生的信息是不同的，實現學籍檔案管理系統與學校各部門管理系統的互聯，各部門可以根據工作需要直接調用學籍檔案中的信息，減少了重復勞動和查閱紙質檔案的時間。由于成人教育的特殊性，各級教育主管部門也要對成人教育學籍檔案的相關信息進行查詢，因此還應該實現成人教育學籍檔案相關管理模塊與教育主管部門的對接，這不僅有利于提高辦事效率，還可以促進區域教育網絡的進步。同時，由于成人教育學籍檔案管理工作涉及部門協調、人員管理、辦公自動化等方面，實現與教育主管部門的互聯，通過計算機管理同時輔以相應的規章制度的建立和完善，可以降低管理人員的工作量，保證成人教育學籍檔案管理工作的準確性、全面性和效率。

（四）注意學籍檔案的安全性和保密性

由于成人教育系統分布比較廣泛，有多個校區和工作站，總校與各分校及各分校之間都要進行相關信息的交流和傳遞，因此學籍檔案應有一定的開放性。同時學籍檔案中又包含了很多涉及學生個人隱私的信息，這些信息是需要保密的，要求管理軟件應具有一定的學籍信息安全與保密功能。一方面嚴格審查網上公布的信息，避免涉及學生隱私的信息及保密內容被發布到網上。另一方面確保學籍數據信息安全，采用防火墻、安全代理、控制權限等技術保護措施，防止泄密、數據丟失等問題，保障成人教育學籍檔案信息的安全。

三、總結

總之，隨著信息技術的發展和互聯網的普及，辦公自動化水平不斷提高，利用現代信息技術改善成人教育學籍檔案管理工作效率已成為一種趨勢。新形勢下，必須改變傳統檔案管理模式，利用信息技術實現檔案管理的現代化，樹立現代化的檔案管理意識，分析成人教育學籍檔案管理流程，構建完善的學籍檔案管理分析系統，使成人教育學籍檔案信息發揮出應有的服務功能、經濟效益和社會價值。

作者：呂冬梅 單位：山東財經大學繼續教育學院